Planowanie czasu pracy i tworzenie planów urlopowych z wykorzystaniem systemu HRM

Planowanie czasu pracy i tworzenie planów urlopowych z wykorzystaniem systemu HRM

1. Co zyskasz dzięki szkoleniu?

Dobrze zaplanowany grafik i sprawnie obsługiwane urlopy to coś, co pracownicy i managerowie doceniają na co dzień — ale za tym kryje się sporo pracy, którą łatwo skomplikować bez odpowiednich narzędzi i wiedzy o tym, jak je wykorzystać. To szkolenie pokazuje, jak w pełni korzystać z możliwości systemu HRM w obszarze planowania czasu pracy i urlopów: od budowania harmonogramów i grafików zmianowych, przez obsługę wniosków urlopowych i rozwiązywanie konfliktów, aż po raportowanie i analizę realizacji planów. Po jego ukończeniu sprawnie zaplanujesz, będziesz reagować na zmiany bez chaosu i poznasz narzędzie, które dostarczy Ci danych oraz wesprze Cię w zarządzaniu zespołem.

2. Dla kogo jest to szkolenie?

Szkolenie jest przeznaczone dla:

• pracowników działów HR odpowiedzialnych za planowanie czasu pracy i obsługę urlopów w organizacji,
• kierowników zespołów, którzy samodzielnie zarządzają grafikami i wnioskami urlopowymi swoich pracowników,
• specjalistów kadrowych chcących efektywniej wykorzystywać możliwości systemu HRM w codziennej pracy,
• wszystkich, którym zależy na tym, żeby planowanie pracy i urlopów było przejrzyste, zgodne z przepisami i jak najmniej czasochłonne.

3. Czas trwania szkolenia

⏱ 8 godzin

4. Szczegółowy program szkolenia

Wprowadzenie do planowania czasu pracy i urlopów w HRM

• rola planowania czasu pracy w zarządzaniu HR
• cele planowania: organizacyjne, kosztowe i operacyjne
• podstawowe pojęcia: harmonogram, grafik, wymiar etatu, okres rozliczeniowy
• zasady zgodności z Kodeksem pracy (ogólnie)
• miejsce planowania w procesach kadrowych

Podstawy działania systemów HRM w planowaniu pracy

• struktura danych pracowniczych w systemie HRM
• powiązanie planów pracy z ewidencją czasu pracy
• kalendarze pracy i ich znaczenie
• systemy czasu pracy (podstawowy, równoważny, zmianowy)
• role użytkowników: HR, kierownik, pracownik

Tworzenie harmonogramów czasu pracy

• definiowanie grafików pracy
• budowa harmonogramu miesięcznego
• przypisywanie zmian roboczych
• planowanie pracy w systemie zmianowym
• obsługa dni wolnych i świąt
• kontrola zgodności z normami czasu pracy

Planowanie urlopów w systemie HRM

• typy urlopów (wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy)
• pula urlopowa i jej naliczanie
• składanie i akceptacja wniosków urlopowych
• konflikty urlopowe i ich rozwiązywanie
• plan urlopów rocznych

Optymalizacja planów czasu pracy

• bilansowanie obciążenia pracą
• minimalizacja kosztów nadgodzin
• równoważenie dostępności pracowników
• analiza braków kadrowych
• planowanie w oparciu o zapotrzebowanie

Kontrola i korekty planów

• zmiany w harmonogramach
• korekty planów urlopowych
• reagowanie na absencje nieplanowane
• aktualizacja grafików w trakcie okresu rozliczeniowego
• historia zmian planów

Raportowanie i analiza planów pracy i urlopów

• raporty wykorzystania urlopów
• zestawienia planowanych i rzeczywistych godzin pracy
• analiza absencji i ich wpływu na plan
• raporty obciążenia pracą zespołów
• wskaźniki efektywności planowania

Warsztat praktyczny – tworzenie harmonogramu pracy

• przygotowanie struktury planu pracy w systemie HRM
• stworzenie miesięcznego grafiku zmianowego
• uwzględnienie urlopów i nieobecności
• korekta konfliktów w planie
• finalizacja harmonogramu

Warsztat praktyczny – plan urlopowy w organizacji

• stworzenie planu urlopów dla zespołu
• obsługa wniosków urlopowych
• rozwiązywanie konfliktów urlopowych
• aktualizacja planu w trakcie miesiąca
• analiza końcowa realizacji planu

5. Rekomendowane szkolenia powiązane

Poprzedni poziom / wprowadzenie:

• Czas pracy – poziom podstawowy
• Nieobecności – poziom podstawowy
• HR w systemie Optima i HRM

Bezpośrednio powiązane tematycznie:

• Czas pracy – poziom zaawansowany
• Nieobecności – poziom zaawansowany
• Rozliczenia czasu pracy z wykorzystaniem zewnętrznych Rejestratorów Czasu Pracy
• Strefy czasu pracy w Optima

Szerszy kontekst:

• Czas pracy dla managerów
• Praktyczne zastosowanie BI w zarządzaniu pracownikami
• Cykl życia pracownika w systemie Optima

6. Inne informacje

Certyfikat ukończenia szkolenia

Po zakończeniu szkolenia otrzymujesz certyfikat, który potwierdza zdobytą wiedzę oraz umiejętność wykorzystania jej w praktyce.

Wiedza i narzędzia, które nadążają za zmianami

Pracujesz na systemie, który jest stale aktualizowany i dostosowany do obowiązujących przepisów oraz realiów rynku. Masz dostęp do nowoczesnych technologii i rozwiązań, które realnie ułatwiają codzienną pracę.

Realny zwrot z inwestycji (ROI)

Uczysz się, jak w pełni wykorzystywać możliwości systemu oraz wdrażać rozwiązania, które automatyzują procesy, oszczędzają czas i ograniczają błędy. Dzięki temu firma działa sprawniej, a pracodawca może skupić się na strategicznych aspektach zarządzania.