Przejdź do głównej treści
polski zł
Produkty w koszyku: 0. Zobacz szczegóły
  • Gemini_Generated_Image_lzqgptlzqgptlzqg.jpg
  • 02-jak-dziala-obieg-akceptacji.png
  • 03-co-robi-rozwiazanie.png
  • 04-automatyczny-eksport-faktur-kosztowych.png
  • 05-dane-z-ksef-xml.png
  • 06-wydruk-pdf-z-optimy.png
  • 07-element-w-bitrix24-mapowanie-pol.png
  • 08-zwrotny-zapis-w-optimie.png
  • 09-praca-bez-nadzoru-logi-konfiguracja.png
  • 10-efekt-wdrozenia-korzysci.png

Comarch ERP Optima - Obieg i akceptacja faktur kosztowych w Bitrix24

Przejdź do sekcji Opinie
Cena 5 000,00 zł
bez 23% VAT
Dostępność:
dostępny na zamówienie
szt.
Zapytaj o produkt
Udostępnij
Dostawa darmowa - Wysyłka online

Wysyłka online

Czas wysyłki: 5 dni

Opinie o produkcie

Liczba ocen: 0
Oceń i opisz

Opis produktu

Comarch ERP Optima · Bitrix24 · KSeF
Akceptacja faktur kosztowych w Bitrix24
Faktury z Optimy trafiają do procesu w Bitrix24 z wydrukiem PDF i opisem z KSeF, a decyzja wraca do dokumentu w Optimie

Faktura kosztowa jest rejestrowana w Optimie, ale o koszcie decyduje często ktoś, kto z Optimy nie korzysta. Faktura krąży mailem, decyzja wraca w wiadomości, a księgowość przepisuje ją do dokumentu. Dostęp do Optimy dla każdej osoby zatwierdzającej oznacza kolejne licencje.

Integracja przenosi akceptację kosztów do Bitrix24, a decyzję i komentarz zapisuje z powrotem przy dokumencie w Optimie.

2
aplikacje: eksport faktur i API decyzji zwrotnych
0
licencji Optimy dla osób akceptujących koszty
1
element w Bitrix24 na fakturę, bez duplikatów
KSeF
opis faktury odczytany z oryginalnego pliku XML

Dwa sposoby akceptacji kosztów

Bez integracji
Faktura wysyłana mailem do osoby akceptującej
Decyzja wraca w wiadomości i jest przepisywana do Optimy
Żeby zrozumieć, czego dotyczy koszt, trzeba otworzyć załącznik
Każda osoba zatwierdzająca potrzebuje dostępu do Optimy albo pośrednika
Z integracją
Faktura trafia do procesu w Bitrix24 automatycznie, z danymi i wydrukiem PDF
Akceptacja lub odrzucenie zapisuje się przy dokumencie w Optimie
Opis z KSeF i ze stopki faktury widoczny w komentarzu, bez otwierania załącznika
Osoby zatwierdzające pracują w CRM, bez licencji Optimy

Czym to jest

Dwie niezależne aplikacje instalowane lokalnie, przy bazie firmowej Comarch ERP Optima. Pierwsza eksportuje faktury kosztowe do Bitrix24, druga to API przyjmujące z Bitrix24 decyzje i komentarze. Optima pozostaje jedynym źródłem prawdy o dokumencie, a cała komunikacja z osobami zatwierdzającymi odbywa się w CRM.

Co robi integracja

Eksport faktur kosztowych
Aplikacja cyklicznie przegląda rejestr VAT i wybiera dokumenty według rodzaju, daty granicznej, niezerowej wartości netto i braku znacznika eksportu. Pobiera dane nagłówka oraz pozycje rejestru z kategorią, stawką i kwotami.
Opis z dokumentu KSeF
Z oryginalnego pliku XML faktury odczytywane są pozycje „Dodatkowy opis”, stopka i identyfikatory w formacie „ID <numer>”, na przykład numer zamówienia albo projektu. Razem z opisem z Optimy tworzą komentarz w Bitrix24.
Wydruk PDF z Optimy
PDF tworzony mechanizmem wydruków Optimy, więc wygląda tak samo jak wydruk z programu. Wzorzec standardowy albo własny wskazuje się w konfiguracji. Plik tymczasowy jest usuwany zaraz po wysyłce, na serwerze nie zostaje kopia.
Kilka spółek, jeden proces
NIP nabywcy jest parametrem konfiguracji. Kolejną spółkę grupy podłącza się osobną konfiguracją ze wskazaniem jej bazy, a dokumenty trafiają do wspólnego procesu w Bitrix24 z oznaczeniem spółki.
Decyzja wraca do Optimy
Akceptacja albo odrzucenie kosztu zapisuje się w atrybucie dokumentu. Po statusie można filtrować listy dokumentów i wykorzystać go w dalszym obiegu księgowym, bez logowania do CRM.
Komentarz wraca do Optimy
Komentarz z Bitrix24 dopisywany jest do opisu dokumentu z prefiksem wskazującym źródło. Kolejne uwagi dopisują się w nowych liniach, bez nadpisywania poprzednich. Gdy zapis w opisie nie jest możliwy, komentarz trafia do atrybutu.
Znacznik eksportu zapisywany jest w Optimie wyłącznie po udanej wysyłce. Dokument, którego nie udało się przekazać, zostanie wysłany przy kolejnym uruchomieniu, bez ryzyka drugiego elementu w CRM dla tej samej faktury.

Co trafia do Bitrix24

Faktura wysyłana jest przez webhook przychodzący jako element wskazanego procesu (Smart Process), od razu na etapie startowym:

✓ Numer faktury, który jest też tytułem elementu, oraz numer KSeF.
✓ NIP i nazwa kontrahenta, NIP spółki będącej nabywcą.
✓ Wartość brutto i forma płatności przetłumaczona na słownik Bitrix24.
✓ Komentarz zbudowany z danych KSeF i opisu dokumentu.
✓ Identyfikator dokumentu w Optimie, który trwale łączy oba systemy, oraz plik PDF faktury.

Praca bez nadzoru i logi

✓ Eksport uruchamiany cyklicznie przez Harmonogram zadań Windows, z dowolnie ustaloną częstotliwością.
✓ Każda faktura przetwarzana osobno. Błąd na jednym dokumencie nie przerywa przebiegu, a podsumowanie sukcesów i błędów trafia do dziennika.
✓ Pusty lub nieczytelny XML z KSeF nie blokuje eksportu. Dokument trafia do Bitrix24 bez części opisowej, z wpisem w logu.
✓ Forma płatności spoza mapowania dostaje wartość domyślną i ostrzeżenie w logu, zamiast zatrzymywać wysyłkę.
✓ Znacznik eksportu z datą przekazania widoczny na dokumencie w Optimie, bez zaglądania do logów.
✓ Dzienne pliki logów: zakwalifikowane i pominięte dokumenty z przyczyną, wynik odczytu KSeF, odpowiedź Bitrix24 dla każdej faktury, pełna treść błędów.
✓ Definicje atrybutów w Optimie zakładane automatycznie przy pierwszym użyciu.

Dla kogo

✓ Firm pracujących na Comarch ERP Optima, które prowadzą procesy w Bitrix24.
✓ Firm, w których koszty akceptują osoby spoza księgowości, bez dostępu do Optimy.
✓ Grup kapitałowych, które chcą akceptować koszty kilku spółek w jednym procesie.

Co ustawia się przy wdrożeniu

Parametry wdrożeniowe są w plikach konfiguracyjnych, bez ingerencji w kod:

✓ Połączenie z bazą firmową, dane operatora, firma i katalog instalacyjny Comarch ERP Optima.
✓ Adres webhooka Bitrix24 i NIP nabywcy.
✓ Data graniczna, od której faktury trafiają do Bitrix24, żeby nie wysyłać dokumentów sprzed wdrożenia.
✓ Wzorzec wydruku i katalog plików tymczasowych.

Wymagania: Comarch ERP Optima, serwer Windows z dostępem do bazy firmowej Optimy, Bitrix24 z procesem Smart Process i webhookiem przychodzącym.

 
  • Indywidualne podejście

    Indywidualne podejście

  • Rozliczamy się za efekty

    Rozliczamy się za efekty

  • Autoryzowany Partner Comarch
    Autoryzowany Partner Comarch
  • 15 lat doświadczenia

    15 lat doświadczenia