Automatyzacja
Comarch ERP XL – FZ z BPM
Faktura kosztowa przechodzi przez obieg: ktoś ją opisuje, ktoś akceptuje, ktoś przypisuje koszt do właściwego miejsca. A potem ta sama faktura jest wpisywana jeszcze raz – ręcznie, do systemu handlowo-księgowego.
Ten program wykonuje ten ostatni krok za Was.
Jak to działa
Wystawia dokument sam
Automat obserwuje obieg dokumentów. Kiedy faktura zostaje w nim zatwierdzona, sam zakłada ją w systemie ERP – z kontrahentem, kwotami, walutą, datami, terminem i formą płatności oraz z gotowym opisem kosztowym. Nic nie trzeba klikać ani uruchamiać. Dokument po prostu pojawia się tam, gdzie ma być.
Rozpoznaje kontrahenta
Kontrahenta rozpoznaje po numerze NIP i sam znajduje jego kartotekę. Zanim wystawi fakturę, sprawdza, czy dane się zgadzają – jeśli coś jest nie tak, nie zakłada dokumentu na siłę, tylko zgłasza problem.
Zamyka pętlę
Po przeniesieniu wraca do obiegu i oznacza dokument jako rozliczony, wraz z numerem, pod jakim trafił do ERP. Dzięki temu w każdej chwili widać, co już poszło dalej, a co jeszcze czeka.
Nic nie ginie
Kiedy przeniesienie się nie uda, faktura nie znika i nie zostaje po cichu pominięta. Automat zapisuje powód i przy kolejnym podejściu wraca do niej ponownie. Wszystko, co robi, zapisuje w czytelnym dzienniku pracy – z każdego dokumentu zostaje ślad.
Pracuje w tle, bez otwartego okna i bez zajmowania czyjegoś stanowiska. Faktury przechodzą na bieżąco, przez cały dzień.
Co się zmienia
✓ Ta sama faktura nie jest wprowadzana dwa razy. Nie przestawiają się cyfry przy przepisywaniu, nie trafia pod złego kontrahenta, nie gubi się przy natłoku pracy.
✓ Dokumenty są w systemie od razu, a nie w ostatnim tygodniu miesiąca. Zamknięcie okresu przestaje być wyścigiem.
✓ Zasady akceptacji zostają Wasze. Automat przenosi wyłącznie to, co wcześniej ktoś zatwierdził w obiegu – niczego nie decyduje sam.
Dla kogo
Dla firm, które prowadzą faktury kosztowe przez obieg dokumentów i wprowadzają je potem do systemu ERP. Im więcej dokumentów w miesiącu i im bardziej szczegółowy opis kosztowy, tym szybciej się zwraca.