ITEGER Windykator
Nowoczesna aplikacja internetowa do automatycznego zarządzania procesem windykacji należności. Wysyła kontrahentom przypomnienia o nieopłaconych fakturach według zdefiniowanych schematów, eliminując ręczną kontrolę zaległości i poprawiając płynność finansową firmy. Dzięki integracji z Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima dane kontrahentów, faktur i adresów e-mail pobierane są bezpośrednio z systemu ERP – bez duplikowania danych i ryzyka błędów.
Kluczowe funkcje
1. Automatyczne wezwania do zapłaty
Aplikacja monitoruje nieopłacone faktury i wysyła wiadomości e-mail zgodnie z liczbą dni, jaka upłynęła od terminu płatności. Wysyłkę można uruchomić ręcznie z poziomu listy kontrahentów lub powierzyć zdefiniowanemu harmonogramowi (codziennemu, cotygodniowemu lub comiesięcznemu) z możliwością chwilowego wyłączenia automatyki i ręcznego uruchomienia poza harmonogramem.
2. Schematy wiadomości i grupy schematów
Schematy to szablony wiadomości e-mail wypełniane danymi o kontrahencie i fakturach. Każdy schemat ma własny zakres dni po terminie płatności, tytuł oraz treść – w treści można używać makr wstawiających dane kontrahenta lub całe zestawienie przeterminowanych faktur w postaci tabeli. Schematy organizowane są w grupy (np. „wezwania w języku polskim", grupy w językach obcych, grupy dla wybranych kontrahentów), a każdej karcie kontrahenta przypisywana jest jedna grupa domyślna.
3. Integracja z Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima
Aplikacja pobiera z systemu ERP dane kontrahentów oraz adresy e-mail osób odpowiedzialnych za rozliczenia i opiekunów handlowych:
• adres osoby od windykacji – z zakładki „Osoby" w karcie kontrahenta (w Comarch ERP XL osoba musi mieć tytuł „Windykacja-Kontakt"),
• adres opiekuna handlowego – z karty pracownika wskazanego jako opiekun czasowy kontrahenta, co pozwala wysyłać wezwania bezpośrednio do właściwych osób i automatycznie informować opiekuna o korespondencji windykacyjnej.
4. Reguły wysyłki – pełna kontrola nad tym, co i komu wysyłamy
W panelu „Dokumenty" można doprecyzować, które dokumenty obejmie windykacja:
• minimalna kwota dokumentu, od której wysyłane jest wezwanie,
• minimalna kwota dokumentu, od której wysyłane jest zestawienie,
• uwzględnianie dokumentów z bufora,
• formy płatności objęte wysyłką,
• atrybuty dokumentu lub kontrahenta wykluczające go z wysyłki.
5. Historia wezwań
Pełna chronologia wysłanych powiadomień: data wysyłki, nazwa kontrahenta, numery dokumentów oraz podgląd treści wiadomości e-mail – łatwa kontrola tego, kto, kiedy i o czym został powiadomiony.
6. Wiadomość masowa
Możliwość wysłania jednej wiadomości do wszystkich kontrahentów z wykorzystaniem mechanizmu BCC/UDW (Ukryte Do Wiadomości) – adresy odbiorców pozostają niewidoczne dla siebie nawzajem.
7. Konfiguracja serwera
W ustawieniach administrator definiuje połączenie z bazą danych (Microsoft SQL Server), parametry serwera SMTP (z opcją wysłania testowego e-maila), listę dodatkowych adresów DW otrzymujących kopie wezwań oraz konto użytkownika Windows, na którego uprawnieniach działa proces wysyłki.
8. Panel administracyjny
Administratorzy zarządzają kontami użytkowników – tworzą nowe konta, edytują istniejące, zmieniają hasła, nadają uprawnienia administratora i dezaktywują konta bez ich usuwania (zachowując historię działań w aplikacji).
Korzyści dla Twojej firmy
• Automatyzacja – wezwania wychodzą same, zgodnie z harmonogramem i regułami.
• Mniej błędów – dane brane są wprost z Comarch ERP XL/Optima.
• Profesjonalny kontakt z klientem – spersonalizowane treści, właściwy adresat, kopia do opiekuna.
• Pełna kontrola – historia wezwań, filtry kwotowe i atrybutowe, możliwość ręcznego uruchomienia poza harmonogramem.
• Bezpieczna komunikacja masowa – BCC chroni dane kontrahentów.
ITEGER Windykator – Twoje wsparcie w zarządzaniu należnościami! Zapewnij swojej firmie skuteczność windykacji, redukuj zaległości płatnicze i usprawniaj komunikację z kontrahentami.
Chcesz wiedzieć więcej? Sprawdź tutaj.
