Comarch ERP Optima · E-commerce
Automat rozliczeń płatności sklepu
Raporty operatorów płatności i przewoźników zamienione w zapisy kasowo-bankowe i rozliczone z zamówieniami w Optimie
Sklep internetowy dostaje pieniądze z kilku stron naraz: bramka płatności, płatności odroczone, pobrania u kuriera, sprzedaż zagraniczna w innej walucie. Każdy operator przysyła raport w swoim formacie, potrąca prowizję i wypłaca zbiorczą kwotę. Księgowość musi z tego wyłuskać każdą wpłatę, połączyć ją z fakturą albo paragonem konkretnego zamówienia, osobno zaksięgować prowizje i zwroty. Przy kilkuset zamówieniach dziennie to ręczne rozliczanie, które nigdy się nie kończy.
Automat robi to za księgowość, plik po pliku.
14
formatów raportów operatorów i przewoźników
3
tryby: import, rozliczenie rejestru, rozliczenie z pliku
4
rynki: Polska, Czechy, Rumunia, strefa euro
0
wpłat łączonych z zamówieniami ręcznie
Jeden raport operatora, dwa scenariusze
Bez automatu
Raport otwierany w arkuszu, wiersz po wierszu
Każda wpłata wpisywana do raportu kasowo-bankowego ręcznie
Numer zamówienia szukany w opisie i dopasowywany do faktury
Prowizje i zwroty księgowane osobno, często z opóźnieniem
Ten sam plik wczytany dwa razy to podwójne zapisy
Z automatem
Wybór formatu i pliku, reszta dzieje się sama
Raporty kasowo-bankowe zakładane na każdy dzień z pliku
Wpłata od razu rozliczona z dokumentem zamówienia
Prowizje, zwroty i wypłaty jako osobne zapisy, we właściwym rejestrze
Zapis, który już jest w Optimie, zostaje pominięty
Czym to jest
Aplikacja dla systemu Windows współpracująca z Comarch ERP Optima przez jej oficjalny interfejs. Zapisy, raporty i rozliczenia powstają tak, jakby wprowadził je księgowy, z pełną logiką Optimy. Okno pokazuje postęp, czas trwania i dziennik każdej operacji, a przetwarzanie można przerwać w dowolnym momencie.
Wczytywanie raportów
Plik od operatora płatności lub przewoźnika zamieniany jest na zapisy w wybranym rejestrze. Brakujące raporty dzienne są zakładane, a zamknięte otwierane na czas dopisania.
Rozliczanie rejestru
Nierozliczone wpłaty i wypłaty w rejestrze są łączone z dokumentami na podstawie numeru zamówienia odczytanego z opisu przelewu.
Rozliczanie z plików
Zapisy wczytane wcześniej z raportów rozliczane są po numerze zamówienia lub identyfikatorze zamówienia ze sklepu.
Powiązanie z zamówieniem
Faktury i paragony w Optimie niosą numer zamówienia ze sklepu. Po nim automat znajduje dokument, a kwota musi się zgadzać z tolerancją do 10 groszy.
Obsługiwane raporty
Bramki płatności
PayU w wariantach dla Polski, Czech, Rumunii i strefy euro.
Płatności odroczone
PayPo dla Polski i Rumunii oraz Klarna, ze sprzedażą, zwrotami, anulowaniami i prowizjami.
Portfele i pobrania
InPost Pay, pobrania InPost i DPD, w tym raporty w formacie Excel.
Sprzedaż zagraniczna
Olza dla Czech, Rumunii i strefy euro, z rozliczeniem w rejestrach walutowych.
Z jednego raportu automat robi kilka rodzajów zapisów: wpłatę za zamówienie, zwrot lub anulowanie, prowizję operatora i wypłatę na konto firmowe. Wypłata może trafić do innego rejestru niż wpłaty, tak jak wymaga tego obieg pieniędzy. Przed dodaniem każdego zapisu sprawdzane jest, czy nie ma go już w Optimie. Ponowne wczytanie tego samego pliku nie dubluje danych.
Jak automat znajduje zamówienie
✓ Numer zamówienia z opisu przelewu rozpoznawany w wielu zapisach: z prefiksem zamówienia, sam numer, symbol zmiennej przy płatnościach czeskich, a nawet cyfry rozdzielone spacjami.
✓ Identyfikator zamówienia ze sklepu, gdy operator podaje tylko jego wewnętrzny numer. Automat sprawdza wtedy powiązanie w bazie sklepu PrestaShop.
✓ Zwroty rozliczane z korektami: przy wypłacie zwrotu automat szuka korekty faktury lub paragonu. Gdy kwota nie pasuje do jednej korekty, sprawdza ich sumę. Korekty i dokumenty pierwotne kompensuje między sobą.
✓ Zapisy specjalne pomijane: wpłaty przypisane do kontrahentów technicznych, takich jak nadpłaty, pomyłki czy reklamacje, nie są rozliczane automatycznie.
Dla kogo
✓ Sklepów internetowych prowadzących księgowość w Comarch ERP Optima, z dużą liczbą zamówień dziennie.
✓ Sprzedawców korzystających z kilku operatorów płatności i płatności przy odbiorze naraz.
✓ Firm sprzedających za granicę, w koronach, lejach i euro.
✓ Biur rachunkowych obsługujących klientów z e-commerce.
Jak przebiega wdrożenie
1 Przegląd operatorów: z kim sklep współpracuje, jakie raporty przychodzą, w jakich walutach.
2 Przygotowanie Optimy: rejestry kasowo-bankowe dla operatorów, atrybut numeru zamówienia na dokumentach sprzedaży, kontrahenci operatorów.
3 Próba na rzeczywistych raportach w kopii bazy i porównanie rozliczeń z wyciągiem bankowym.
4 Instalacja i instruktaż dla księgowości: wybór formatu, wybór pliku, przegląd dziennika.
Co można dostosować
Każdy format raportu to osobny moduł, więc nowego operatora dodaje się bez ruszania pozostałych. Do ustalenia pozostają między innymi:
✓ Kolejni operatorzy płatności, przewoźnicy i marketplace'y.
✓ Wzorce rozpoznawania numeru zamówienia w opisie przelewu.
✓ Źródło numeru zamówienia na dokumencie i połączenie z innym sklepem niż PrestaShop.
✓ Lista kontrahentów technicznych wyłączonych z automatycznego rozliczania.
Co się zmienia
✓ Rozliczenie raportu operatora zajmuje minuty, niezależnie od liczby zamówień.
✓ Należności z zamówień opłaconych z góry są zamknięte, więc lista nierozliczonych pokazuje prawdziwe zaległości.
✓ Prowizje operatorów są widoczne jako osobne koszty, z numerem zamówienia.
✓ Zwroty trafiają do korekt, a nie wiszą jako nierozliczone wypłaty.
✓ To, czego automat nie dopasował, jest wypisane w dzienniku i czeka na decyzję księgowego.
Wymagania: Comarch ERP Optima z modułem Kasa/Bank zainstalowana na stanowisku (także w wersji 64-bitowej), dostęp do bazy Optimy na serwerze SQL, dokumenty sprzedaży z atrybutem numeru zamówienia ze sklepu, raporty rozliczeniowe operatorów w formacie CSV lub Excel. Dla rozliczania po identyfikatorze zamówienia potrzebny jest dostęp do bazy sklepu PrestaShop. Rejestry, formaty i reguły dopasowania ustalane są na wdrożeniu.
