Comarch ERP Optima · Rejestry VAT
Automat przenoszenia do rejestru VAT
Faktury sprzedaży i korekty trafiają do właściwego rejestru VAT według kraju nabywcy, ręcznie albo same, z harmonogramu
Sklep sprzedający do kilku krajów wystawia w Optimie setki faktur dziennie. Każda musi trafić do rejestru VAT, a sprzedaż zagraniczna do rejestru przypisanego danemu krajowi, żeby deklaracja i rozliczenie OSS się zgadzały. W standardzie przenoszenie robi się z listy dokumentów, filtrując i wskazując rejestr za każdym razem. Pod koniec miesiąca zajmuje to księgowości godziny, a faktura przeniesiona do złego rejestru wychodzi dopiero przy deklaracji.
Automat przenosi wszystko jednym kliknięciem albo w nocy, bez niczyjego udziału.
1
mapowanie: kraj nabywcy → rejestr VAT
2
tryby: ręczny z okna i automatyczny z harmonogramu
FS
faktury sprzedaży i ich korekty
0
faktur przenoszonych ręcznie
Koniec miesiąca, dwa scenariusze
Bez automatu
Lista faktur filtrowana ręcznie po kraju kontrahenta
Rejestr wskazywany przy każdym przenoszeniu od nowa
Korekty wyłapywane osobno, łatwo o pominięcie
Nie wiadomo, które faktury jeszcze czekają
Pomyłka w rejestrze wychodzi przy deklaracji
Z automatem
Lista wszystkich zatwierdzonych, nieprzeniesionych faktur i korekt
Rejestr dobierany sam na podstawie kraju z NIP nabywcy
Korekty przenoszone razem z fakturami
Licznik: ile czeka i ile nie ma przypisanego rejestru
Raport po operacji: co przeszło, co nie i dlaczego
Czym to jest
Aplikacja dla systemu Windows współpracująca z Comarch ERP Optima przez jej oficjalny interfejs. Przeniesienie do rejestru VAT odbywa się tą samą drogą, co z poziomu programu, z pełną kontrolą Optimy. Dokumenty nie są zapisywane bezpośrednio w bazie.
Mapowanie kraj → rejestr
W konfiguracji przypisuje się każdemu krajowi rejestr VAT sprzedaży z Optimy. Lista krajów i rejestrów pobierana jest z bazy, więc wybiera się je z listy, bez wpisywania.
Tryb ręczny
Okno z listą faktur i korekt do przeniesienia w wybranym zakresie dat. Można przenieść wszystkie według mapowań albo zaznaczone do rejestru wskazanego ręcznie.
Tryb automatyczny
Uruchomiony z parametrem z Harmonogramu zadań Windows przenosi wszystko bez okna i bez obsługi. Wynik zapisuje w pliku dziennika i zwraca kod zakończenia dla harmonogramu.
Raport z operacji
Dla każdego dokumentu: numer, typ, kontrahent, wartość netto, kraj, rejestr docelowy i wynik. Błędy mają treść komunikatu z Optimy.
Jak to działa
1 Wyszukanie dokumentów: zatwierdzone faktury sprzedaży i ich korekty, które nie mają jeszcze zapisu w rejestrze VAT. Dokumenty w buforze są pomijane.
2 Dobranie rejestru na podstawie kodu kraju z NIP nabywcy. Dokumenty z krajów bez przypisanego rejestru są pomijane i wyraźnie policzone, żeby nic nie zginęło.
3 Przeniesienie przez Optimę, dokument po dokumencie, z postępem i możliwością przerwania w dowolnym momencie.
4 Raport z liczbą przeniesionych dokumentów i listą błędów.
Błąd przy jednym dokumencie nie zatrzymuje całej operacji. Pozostałe są przenoszone dalej, a problematyczne trafiają do raportu z przyczyną. Przy długich partiach sesja z Optimą jest co 50 dokumentów odnawiana, więc przeniesienie kilku tysięcy faktur przebiega stabilnie.
Dla kogo
✓ Sklepów internetowych i firm sprzedających do klientów w wielu krajach, prowadzących księgowość w Comarch ERP Optima.
✓ Podatników rozliczających sprzedaż wysyłkową w procedurze OSS, z osobnymi rejestrami dla krajów.
✓ Firm z dużą liczbą faktur generowanych automatycznie, na przykład z integracji ze sklepem.
✓ Biur rachunkowych, które chcą mieć rejestry uzupełnione codziennie, a nie na koniec miesiąca.
Co można dostosować
✓ Inne kryterium doboru rejestru: seria dokumentu, kategoria, waluta, atrybut.
✓ Przenoszenie także faktur zakupu i innych dokumentów do rejestrów zakupu.
✓ Powiadomienie mailowe z raportem po przebiegu nocnym.
✓ Obsługa kilku firm Optimy z jednej instalacji.
Co się zmienia
✓ Rejestry VAT są aktualne każdego ranka, a nie dopiero przed deklaracją.
✓ Sprzedaż do każdego kraju trafia do swojego rejestru według raz ustalonej zasady.
✓ Nowy kraj bez przypisanego rejestru widać od razu w liczniku, zanim zrobi się z tego problem.
✓ Księgowość zajmuje się błędami z raportu, a nie przenoszeniem.
Wymagania: Comarch ERP Optima zainstalowana na komputerze, na którym działa automat, operator Optimy z uprawnieniami do rejestrów VAT, dostęp do bazy Optimy na serwerze SQL, rejestry VAT sprzedaży zdefiniowane w Optimie. Dla trybu automatycznego potrzebne jest zadanie w Harmonogramie zadań Windows. Mapowania krajów na rejestry ustawiane są w oknie konfiguracji.
