Comarch ERP Optima · Subskrypcje chmurowe
Fakturowanie i controlling subskrypcji
Od pliku rozliczeniowego dostawcy chmury do faktur dla klientów, rozliczeń międzyokresowych, marży i rachunku zarządczego, w jednej aplikacji na Optimie
Partner odsprzedający licencje Google Workspace i usługi Google Cloud dostaje co miesiąc od dostawcy zestawienie: setki domen, produktów, okresów i ilości licencji. Z tego trzeba wystawić dokument zakupu, podzielić koszt między bieżący miesiąc i rozliczenia międzyokresowe, a potem zafakturować każdego klienta według jego cennika, waluty, promocji i częstotliwości rozliczeń. Klient roczny nie może dostać faktury za licencje, za które już zapłacił, a dokupione w trakcie roku licencje trzeba policzyć proporcjonalnie do dni. W arkuszach taki proces nie skaluje się dalej niż do kilkudziesięciu klientów.
Aplikacja prowadzi cały ten cykl w Comarch ERP Optima, od importu po raport marży.
12
modułów na jednej wstędze
6
strumieni rozliczeń rozpoznawanych z pliku
3
źródła rachunku zarządczego: dwie bazy Optimy i Xero
7
scenariuszy kontroli marży
Zamknięcie miesiąca, dwa scenariusze
Na arkuszach
Plik od dostawcy rozbijany ręcznie na klientów i domeny
Cena, waluta i promocja szukane w osobnej tabeli dla każdego klienta
Klient roczny pilnowany z pamięci, żeby nie dostał faktury drugi raz
Rozliczenia międzyokresowe liczone w Excelu i księgowane ręcznie
Marża na kliencie i produkcie znana dopiero po kwartale
Z aplikacją
Plik wczytany i zweryfikowany z kartoteką klientów, domen i cen
Dokument zakupu z podziałem kosztu na bieżący miesiąc i RMK
Faktury sprzedaży w buforze, z ceną, walutą, kursem i promocją klienta
Kontrola pokrycia okresu dla klientów rozliczanych rocznie, półrocznie i kwartalnie
Marża, windykacja i rachunek zarządczy w tej samej aplikacji
Czym to jest
Aplikacja dla systemu Windows pracująca na bazie Comarch ERP Optima i zapisująca dokumenty przez jej oficjalny interfejs. Operator loguje się kontem Optimy, a wstęga prowadzi przez kolejne etapy: import, księgowania okresowe, raporty i rachunek zarządczy. Bez licencji Optimy aplikacja uruchamia się w trybie ograniczonym, przeznaczonym do przeglądania raportów.
Kartoteka subskrypcji w atrybutach
Domeny, cenniki z okresem obowiązywania i dwiema walutami, supporty, promocje, częstotliwość płatności, identyfikatory klientów u dostawcy, autodebit i opisy okresowe zapisane przy kontrahentach w Optimie. Importowane z Excela.
Strumienie rozliczeń
Google Workspace, Google Cloud, Google Support, zakup domen, wydatki pośrednie i pozostałe dokumenty rozpoznawane z nazwy pliku. Każdy strumień ma swoją serię faktur, stawkę VAT i logikę wyceny.
Waluty i kursy
Faktury w walucie z cennika klienta, przeliczane jednym albo dwoma kursami. Kurs NBP z ostatniego dnia roboczego, z uwzględnieniem kursów wprowadzonych ręcznie w Optimie.
Dziennik każdej operacji
Postęp i wynik zapisywane w dziennych plikach dla każdego użytkownika. Po fakturowaniu okno wyników pokazuje log faktur, rozliczenia, pozycje do sprawdzenia i dane do marży.
Od pliku dostawcy do faktur
1 Wczytanie i weryfikacja: każda pozycja pliku jest przypisywana do klienta po domenie albo identyfikatorze klienta u dostawcy. Aplikacja sprawdza aktywny cennik na dany okres i ilości, a braki pokazuje przed wystawieniem czegokolwiek.
2 Dokument zakupu w rejestrze VAT: pozycje dzielone proporcjonalnie do dni na część bieżącą i rozliczenia międzyokresowe, stawka VAT według strumienia, kurs według daty sprzedaży.
3 Faktury sprzedaży w buforze Optimy: cena z cennika klienta przycięta do okresu, promocja, waluta, opis pozycji z okresem i domeną oraz atrybuty okresu, SKU i rodzaju zobowiązania.
4 Rozliczenia roczne, półroczne i kwartalne: aplikacja sprawdza, czy okres nie został już zafakturowany. Przy dokupionych licencjach fakturuje tylko różnicę, proporcjonalnie do końca okresu, a zmniejszenie liczby licencji zostawia do decyzji operatora.
5 Scalanie dokumentów w buforze: faktury tego samego klienta łączone w jedną, z połączeniem sąsiadujących okresów tej samej usługi.
Częstotliwość rozliczeń można ustawić dla klienta i osobno dla jego produktu, na przykład roczną płatność za jeden pakiet i miesięczną za pozostałe. Reguła produktowa ma pierwszeństwo przed ogólną, a sprzeczne reguły blokują pozycję zamiast wystawić błędną fakturę.
Rozliczenia międzyokresowe
Usługa opłacona z góry na rok nie jest przychodem jednego miesiąca. Moduł księgowań okresowych porządkuje to po stronie zakupu i sprzedaży:
✓ Przebudowa rejestru VAT sprzedaży: pozycje dzielone proporcjonalnie do dni na okres bieżący i rozliczenia międzyokresowe przychodów.
✓ Definicje księgowań okresowych generowane dla dokumentów z RMK, z miesięcznym harmonogramem dekretów.
✓ Wyszukanie brakujących dekretów za miesiące, które już minęły, i ich wygenerowanie do bufora.
✓ Dezaktywacja zakończonych definicji po rozliczeniu całego okresu.
Raporty i controlling
Raport licencji
Tabela przestawna klient, domena, subskrypcja, produkt w układzie miesięcznym, z licencjami przeliczonymi na pełne miesiące.
Raport marży
Przychód, koszt i marża na kliencie, produkcie i miesiącu. Reguły automatycznie nadają status, powód i zalecane działanie, a zespół dopisuje komentarze i wynik wyjaśnienia.
Controlling marży
Scenariusze kontrolne: spadek przychodu, spadek liczby licencji, koszt wyższy od przychodu, koszt bez przychodu, brak przychodu, zmiana waluty, brak księgowania. Do tego weryfikacja dat usług na fakturach.
Raport zakupów
Dekrety kosztowe z klasyfikacją controllingową MPK, departament, obszar, funkcja i jednostka biznesowa, ustawiane ręcznie, mapowaniem klient i konto albo z atrybutów dokumentu.
Windykacja
Nierozliczone należności z automatycznym statusem windykacji według produktu, dni zwłoki i kwoty, z podstatusami, datą interwencji i komentarzem.
Rachunek zarządczy
Miesięczny wynik według jednostek biznesowych. Wersja rozszerzona łączy bieżącą bazę Optimy, drugą spółkę na Optimie i księgi z Xero w GBP, ma edytor układu, drill-down do dekretów i kontrolę kompletności mapowań.
Kategorie dla dokumentów z KSeF
Faktury zakupu pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur trafiają do Optimy bez kategorii. Moduł KSeF przypisuje im kategorie według mapowań, które można prowadzić ręcznie albo zaimportować z Excela. Księgowość nie musi opisywać każdego dokumentu osobno.
Dla kogo
✓ Partnerów i resellerów Google Workspace i Google Cloud rozliczających klientów w Comarch ERP Optima.
✓ Firm sprzedających subskrypcje i licencje z rozliczeniem miesięcznym, kwartalnym i rocznym, w kilku walutach.
✓ Grup ze spółkami w Polsce i za granicą, które potrzebują jednego rachunku zarządczego z Optimy i Xero.
✓ Działów finansowych, które chcą znać marżę na kliencie i produkcie co miesiąc, a nie po kwartale.
Jak przebiega wdrożenie
1 Analiza procesu: strumienie rozliczeń, format plików od dostawcy, polityka cenowa, waluty, częstotliwości płatności, zasady RMK.
2 Przygotowanie Optimy: obiekty bazy aplikacji, atrybuty, kategorie, serie dokumentów, plan kont dla rachunku zarządczego.
3 Migracja kartoteki subskrypcji: domeny, cenniki, promocje i częstotliwości płatności importowane z Excela.
4 Równoległe fakturowanie na kopii bazy z rzeczywistymi plikami i porównanie z dotychczasowym procesem.
5 Start, szkolenie i instrukcja biznesowa opisująca skutki każdej operacji.
Co można dostosować
✓ Pliki rozliczeniowe innych dostawców chmury i oprogramowania w subskrypcji.
✓ Reguły wyceny, promocji i częstotliwości rozliczeń.
✓ Scenariusze controllingu, reguły statusów marży i windykacji.
✓ Układ rachunku zarządczego i kolejne źródła danych finansowych.
Co się zmienia
✓ Fakturowanie setek klientów z pliku dostawcy zajmuje godziny, a nie dni.
✓ Klienci rozliczani rocznie nie dostają faktur za okres, za który już zapłacili.
✓ Przychody i koszty są rozkładane na właściwe miesiące bez arkuszy pomocniczych.
✓ Klient z ujemną marżą albo spadkiem licencji jest widoczny od razu, z komentarzem i statusem wyjaśnienia.
✓ Zarząd dostaje rachunek wyników grupy z jednego miejsca, z możliwością zejścia do pojedynczego dekretu.
Wymagania: Comarch ERP Optima zainstalowana na stanowisku użytkownika z aktywną licencją dla operacji zapisujących dane, serwer SQL z bazą Optimy, .NET Framework 4.8. Dla rachunku zarządczego z wielu źródeł potrzebny jest dostęp do dodatkowej bazy Optimy i eksport ksiąg z Xero. Zakres modułów, strumienie rozliczeń i reguły ustalane są na wdrożeniu.
