Optima - Dedykowany portal HR

Comarch ERP Optima - Dedykowany portal HR

Dedykowany portal HR to nowoczesna aplikacja do zarządzania czasem pracy, urlopami i zespołami. Łączy pracowników, brygadzistów, kierowników, menedżerów i dział kadr w jednym, przejrzystym środowisku. Zamiast arkuszy, maili i papierowych wniosków otrzymujesz uporządkowany obieg informacji: od zgłoszenia, przez akceptację, aż po gotowe zestawienie dla kadr.

Aplikacja działa w przeglądarce, na komputerze i na telefonie. Nie wymaga instalacji ani szkoleń technicznych. Wystarczy zalogować się i zacząć pracować.

Dla kogo

Dla firm, które zatrudniają pracowników w kilku spółkach, prowadzą pracę projektową i potrzebują rzetelnej ewidencji czasu pracy. Sprawdza się tam, gdzie zespoły są rozproszone, a struktura podległości bywa złożona.

Pracownik zgłasza i potwierdza swoje godziny oraz wnioski urlopowe.
Brygadzista i kierownik prowadzą ewidencję swojego zespołu.
Menedżer widzi obraz całego pionu.
Kadry zatwierdzają, rozliczają i zamykają miesiąc.
Administrator zarządza kontami i uprawnieniami.

Co znajdziesz w aplikacji

1. Ewidencja obecności

Czytelny kalendarz z kolorowymi oznaczeniami, w którym od razu widać status każdego dnia: zgłoszony, zatwierdzony przez przełożonego, zatwierdzony przez kadry, rozliczony. Jeden dzień może obejmować pracę nad kilkoma projektami i pod kilkoma przełożonymi. Każdy wpis ma swojego autora, a system pilnuje, aby godziny nie nachodziły na siebie ani nie kolidowały z urlopem.

2. Urlopy i nieobecności

Wnioski składane w kilka sekund, z podglądem dostępnego limitu. Przejrzysta ścieżka akceptacji: przełożony, następnie kadry. Wnioski można cofać i anulować, a pracownik dostaje powiadomienie o decyzji. Kalendarz zespołu pokazuje, kto i kiedy jest nieobecny, dzięki czemu łatwiej planować pracę.

3. Plan pracy i grafik

Planowanie godzin dla całego zespołu, z uwzględnieniem dni wolnych i świątecznych. Aplikacja sama zwraca uwagę na sytuacje wymagające czujności, takie jak zbyt krótki odpoczynek dobowy czy tygodniowy albo kolejna z rzędu przepracowana niedziela. Miesięczny grafik daje kierownikowi pełny obraz obsady.

4. Dyspozycyjność

Osoby pracujące w elastycznym trybie deklarują przedziały godzin, w których są dostępne. Ułatwia to układanie grafiku i ogranicza telefony oraz ustalenia poza systemem.

5. Wymiana pracowników między zespołami

Wbudowana giełda zasobów. Przełożony udostępnia pracownika na wskazany okres, a inny przełożony może go przyjąć do swojego zespołu. Przez cały czas trwania współpracy pracownik jest widoczny we właściwych zestawieniach, a każda operacja zapisuje się w historii.

6. Projekty

Godziny pracy przypisywane są do konkretnych projektów, dzięki czemu w każdej chwili wiadomo, ile czasu poświęcono danemu przedsięwzięciu. Zestawienia w podziale na projekty powstają jednym kliknięciem.

7. Podsumowania i zestawienia godzin

Gotowe raporty czasu pracy: godziny podstawowe, praca w weekendy i święta, dodatki. Wszystko dostępne na ekranie i do pobrania w formie arkusza, bez ręcznego przepisywania danych.

8. Nagrody i premie

Przełożony zgłasza wyróżnienie dla pracownika, opcjonalnie wiążąc je z projektem, a kadry zatwierdzają. Miesięczne podsumowanie pokazuje sumy i ułatwia kontrolę budżetu.

9. Oceny pracowników

Własne arkusze ocen z wagami i skalami. Pracownik wypełnia samoocenę, przełożony dodaje swoją ocenę, a system wylicza wynik końcowy i przygotowuje zbiorcze podsumowanie.

10. Zastępstwa

Kierownik wyjeżdża na urlop i wskazuje osobę zastępującą. Zastępca na czas nieobecności przejmuje jego zespół i uprawnienia, a po powrocie wszystko wraca do stanu poprzedniego. Żadnych zaległości i żadnych zablokowanych akceptacji.

11. Tablica ogłoszeń

Komunikaty firmowe kierowane do wybranych zespołów lub projektów, razem z załącznikami. Informacja trafia dokładnie tam, gdzie powinna.

12. Wnioski o dokumenty

Prośba o dokument kadrowy składana w aplikacji, z czytelnym statusem realizacji. Koniec z przypominaniem się mailem.

13. Powiadomienia

Informacje o decyzjach, wnioskach i zadaniach do wykonania trafiają do użytkownika w aplikacji, w wybranym języku.

14. Potwierdzanie miesiąca przez pracownika

Na początku miesiąca pracownik potwierdza swoje godziny i nieobecności za okres poprzedni. Jeśli po potwierdzeniu cokolwiek się zmieni, aplikacja poprosi o ponowną akceptację. Dzięki temu rozliczenie zawsze odzwierciedla stan faktyczny.

Dlaczego warto

• Oszczędność czasu - ewidencja, akceptacje i zestawienia w jednym obiegu. Kadry przestają scalać dane z wielu źródeł, a kierownicy odzyskują godziny wcześniej tracone na uzgodnienia.
• Porządek i odpowiedzialność - każda zmiana ma autora, datę i status. Historia operacji pozostaje dostępna, więc zawsze wiadomo, kto i kiedy podjął decyzję.
• Mniej pomyłek - system pilnuje kolizji godzin, okresów zatrudnienia, limitów urlopowych i zasad odpoczynku. Błędy wychwytywane są od razu, a nie na koniec miesiąca.
• Przejrzystość dla wszystkich - pracownik widzi swoje dane i wie, na jakim etapie jest jego wniosek. Przełożony widzi swój zespół. Kadry widzą całość. Każdy dokładnie tyle, ile potrzebuje.
• Elastyczna struktura - wiele spółek, praca projektowa, zespoły czasowe, zastępstwa i udostępnianie pracowników między działami. Aplikacja obsługuje realia złożonych organizacji, a nie tylko prosty schemat jednego działu.
• Współpraca z systemem kadrowo płacowym - zatwierdzone dane trafiają do systemu rozliczeniowego automatycznie, bez ręcznego przepisywania. Dział kadr pracuje na jednym, spójnym zestawie informacji.

Bezpieczeństwo i wygoda

• Dostęp do danych ściśle powiązany z rolą i miejscem w strukturze
• Dodatkowe potwierdzenie tożsamości przy logowaniu dla kont z szerszymi uprawnieniami
• Samodzielna zmiana hasła i odzyskiwanie dostępu
• Automatyczne wygasanie nieaktywnej sesji
• Akceptacja regulaminów i zasad ochrony danych w aplikacji

Komfort pracy

• Działa w przeglądarce, bez instalacji
• Wygodna obsługa na komputerze, tablecie i telefonie
• Jasny i ciemny motyw do wyboru
• Wersja polska i angielska
• Wbudowany samouczek prowadzący krok po kroku
• Eksport zestawień do arkusza kalkulacyjnego