Comarch ERP Optima · Logitude
Importer faktur sprzedaży i zakupu
Faktury ze spedycyjnego systemu Logitude wchodzą do Optimy bez udziału człowieka
W spedycji dokumenty powstają tam, gdzie prowadzone są zlecenia – w systemie transportowym. Do księgowości trafiają w innym programie. Między jednym a drugim stoi osoba, która przepisuje: numer faktury, kontrahenta, walutę, kurs, termin płatności, pozycje kosztowe, stawki VAT. Przy kilkuset dokumentach miesięcznie to nie jest zadanie dodatkowe – to etat, w którym każda pomyłka wraca korektą albo rozbieżnością w rozrachunkach.
Importer przenosi te dokumenty automatycznie, także w nocy.
FS + FZ
sprzedaż i zakup jednym mechanizmem
24/7
praca z harmonogramu, bez operatora
0
przepisywanych ręcznie pozycji
PLN + waluty
kurs pobierany z systemu
Czym to jest
Samodzielna aplikacja dla systemu Windows, działająca w dwóch trybach. W trybie ręcznym otwiera się okno, w którym wskazuje się pliki i śledzi przebieg importu. W trybie automatycznym program uruchamiany jest z harmonogramu zadań i wykonuje całą pracę w tle – bez okna, bez operatora, o dowolnej porze.
Wejście: pliki z Logitude
Aplikacja czyta pliki XML wystawiane przez system spedycyjny Logitude – zarówno faktury zakupowe od przewoźników i agentów, jak i faktury sprzedaży dla klientów.
Wyjście: dokumenty w Optimie
Dokumenty powstają przez oficjalny interfejs programistyczny Comarch ERP Optima, z zachowaniem numeracji i kontroli systemu – nie przez zapis do bazy z pominięciem programu.
Dwa tryby pracy
Ręczny – gdy trzeba przetworzyć pojedynczą partię i zobaczyć wynik na ekranie. Automatyczny – gdy import ma się odbywać codziennie o ustalonej godzinie.
Pełny dziennik zdarzeń
Każde uruchomienie zapisuje log: które pliki, które faktury, które pozycje, jakie błędy. Wynik da się odtworzyć nawet po tygodniach.
Jak przebiega import
1 Pobranie plików – program sprawdza wskazany folder i bierze wszystkie oczekujące pliki, jeden po drugim.
2 Rozpoznanie rodzaju dokumentu – faktury zakupu i sprzedaży prowadzone są osobnymi ścieżkami, z właściwym typem dokumentu i właściwą stroną transakcji.
3 Kontrola duplikatu – jeśli dokument o tym numerze jest już w systemie, zostaje pominięty. Ponowne uruchomienie importu nie tworzy drugiej faktury.
4 Nagłówek dokumentu – kontrahent, numer obcy, daty, waluta, kurs i termin płatności wypełniane są danymi z pliku.
5 Pozycje kosztowe – każda usługa z faktury trafia na dokument wraz ze stawką VAT, opisem i numerem zlecenia transportowego.
6 Uporządkowanie plików – przetworzony plik trafia do folderu dokumentów poprawnych albo błędnych, a przy błędach powstaje obok raport z listą problemów.
Folder wejściowy zawsze pokazuje to, co czeka na przetworzenie, a folder błędów – to, czym trzeba się zająć. Nic nie ginie i nic nie wchodzi dwa razy.
Kartoteki uzupełniane po drodze
Import nie zatrzymuje się dlatego, że w Optimie brakuje kontrahenta albo usługi. Brakujące kartoteki zakładane są automatycznie, z danymi z pliku:
✓ Kontrahenci – nazwa, pełny adres, kraj, numer VAT i akronim zgodny z kartą księgową z systemu spedycyjnego.
✓ Rozpoznanie kraju – kontrahenci z Unii Europejskiej i spoza niej otrzymują właściwy status dla celów VAT, bez ręcznego ustawiania.
✓ Kontrola numeru VAT – numer w niepoprawnym formacie nie blokuje importu, ale kartoteka zostaje wyraźnie oznaczona do sprawdzenia.
✓ Usługi – nowe rodzaje opłat, takie jak fracht, składowanie czy obsługa dokumentów, zakładane są z nazwą i stawką VAT z faktury.
Dopasowanie do realiów spedycji
Numer zlecenia na pozycji
Każda pozycja kosztowa niesie numer przesyłki, do której się odnosi. Rentowność zlecenia da się policzyć bez zestawiania dwóch systemów.
Faktury walutowe
Dokumenty w dolarach, euro czy innej walucie przenoszone są z zachowaniem waluty, a kurs pobierany jest przez Optimę według daty dokumentu.
Terminy płatności
Termin z faktury przenoszony jest na dokument, więc rozrachunki i preliminarz płatności są zgodne z ustaleniami z kontrahentem od pierwszego dnia.
Pozycje wyłączone z księgowania
Linie oznaczone w systemie spedycyjnym jako nieuwzględniane są pomijane. Faktura złożona wyłącznie z takich pozycji nie trafia do Optimy w ogóle.
Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak
Import nie jest operacją „wszystko albo nic”. Problem z jedną fakturą nie zatrzymuje pozostałych, a to, co wymaga uwagi, zostaje jasno wskazane:
✓ Plik z błędami trafia do osobnego folderu, razem z raportem tekstowym opisującym każdy problem z osobna.
✓ Raport wskazuje konkretną fakturę i konkretną pozycję – nie ogólny komunikat, tylko miejsce do poprawy.
✓ Poprawiony plik można wrzucić ponownie – dokumenty, które już weszły, nie zostaną zdublowane.
✓ Dziennik zdarzeń zachowuje pełną historię uruchomień, co pozwala odtworzyć przebieg importu z dowolnego dnia.
Konfiguracja
W oknie konfiguracji wskazywana jest firma – lista aktywnych baz pobierana jest wprost z Optimy – operator, na którym powstają dokumenty, oraz trzy foldery: pliki oczekujące, przetworzone poprawnie i błędne. Ustawienia zapamiętywane są dla danego użytkownika Windows, a dane logowania przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Obsługa kolejnej firmy to zmiana ustawienia, nie osobne wdrożenie.
Uruchomienie z harmonogramu zadań Windows sprawia, że dokumenty z poprzedniego dnia czekają w Optimie o poranku, gotowe do zaksięgowania.
Dla kogo
✓ Firm spedycyjnych i logistycznych prowadzących zlecenia w systemie Logitude, a księgowość w Comarch ERP Optima.
✓ Organizacji przetwarzających setki faktur miesięcznie od wielu przewoźników, agentów i klientów zagranicznych.
✓ Działów finansowych rozliczających sprzedaż i koszty w wielu walutach, z terminami płatności narzuconymi przez kontrahentów.
✓ Firm, które chcą liczyć rentowność pojedynczego zlecenia transportowego, a nie tylko wynik całego miesiąca.
Co się zmienia
✓ Przepisywanie faktur znika z listy obowiązków – zostaje sprawdzanie tego, co program oznaczył jako wątpliwe.
✓ Dokumenty w księgowości odpowiadają dokumentom w systemie spedycyjnym – co do numeru, kwoty i waluty.
✓ Koszty i przychody trafiają do systemu na bieżąco, a nie w spiętrzeniu przed zamknięciem miesiąca.
✓ Rozrachunki z przewoźnikami i klientami mają właściwe terminy od momentu wprowadzenia dokumentu.
✓ Wzrost liczby zleceń nie oznacza kolejnego etatu w księgowości – automat nie pracuje wolniej przy większym wolumenie.
Sprawdzenie na własnych plikach
Najprościej ocenić to na rzeczywistych danych: partia plików z systemu spedycyjnego przechodzi pełną ścieżkę, a wynik widać w Optimie i w raporcie z importu.
Skontaktuj się z nami, a umówimy test i oszacujemy zakres wdrożenia.
Wymagania: komputer z systemem Windows z zainstalowaną Comarch ERP Optima (moduł Handel), dostęp do bazy firmy oraz pliki wystawiane przez system spedycyjny. Wersja 2.0 przystosowana do Optimy 2026.5 i nowszych (64-bit). Mapowanie danych, rodzaje dokumentów, sposób zakładania kartotek i reguły pomijania pozycji dostosowywane są do procesów obowiązujących w firmie – rozwiązanie można też przygotować pod inny system źródłowy niż Logitude.
