Comarch ERP Optima · Ewidencja dodatkowa
Optima - Importer kosztów dodatkowych
Faktura na kilkadziesiąt tysięcy złotych bywa płatna nie jednym przelewem, tylko w ratach rozpisanych na kilkanaście terminów. Kontrahent przysyła harmonogram w arkuszu, a w ewidencji dodatkowej trzeba go odtworzyć: dodać każdą ratę osobno, z jej datą i kwotą, tak żeby suma zgodziła się co do grosza z wartością dokumentu.
Wpisywane ręcznie to kilkanaście pozycji na dokument, przy czym pomyłka w jednej kwocie blokuje zapis całości albo, gorzej, przechodzi niezauważona i psuje planowanie płatności. Ten program przenosi harmonogram z arkusza do Optimy w jednym przebiegu.
Arkusz z terminami i kwotami zamienia się w dokument z gotowym harmonogramem płatności.
Jak to działa
Wiele arkuszy za jednym razem
Wskazuje się dowolną liczbę plików naraz, w starszym i nowszym formacie Excela. Typ pliku rozpoznawany jest po jego zawartości, więc błędne rozszerzenie nie przerywa wczytywania.
Nazwa pliku wskazuje dokument
Nazwa arkusza odpowiada numerowi obcemu dokumentu w ewidencji dodatkowej. Nie trzeba niczego wybierać z listy ani wpisywać – wystarczy nazwać plik tak, jak nazywa się dokument.
Sprawdzenie przed importem
Program najpierw odnajduje dokument wzorcowy i pokazuje, który zostanie użyty. Brak dopasowania, pusty arkusz albo zły format danych są zgłaszane osobno dla każdego pliku, zanim cokolwiek trafi do systemu.
Dokument tworzony przez API Optimy
Nowy dokument powstaje jako kopia istniejącego, więc dziedziczy kontrahenta, rejestr, walutę i pozostałe ustawienia. To nie jest zapis wykonany wprost w bazie – system nadaje numer i pilnuje własnych reguł.
Każda rata jako osobna płatność
Pozycje z arkusza zamieniają się w zdarzenia kasowo-bankowe z własnym terminem i kwotą. Preliminarz płatności pokazuje rzeczywisty rozkład zobowiązania w czasie, a nie jedną kwotę z jedną datą.
Rozbieżność podana kwotowo
Gdy suma rat nie zgadza się z wartością dokumentu, program nie poprzestaje na komunikacie systemu – wylicza i pokazuje różnicę. Widać od razu, o ile trzeba poprawić arkusz.
Przebieg widoczny na bieżąco
Okno pokazuje postęp i przebieg dla każdego pliku osobno, z numerem powstałego dokumentu przy powodzeniu i powodem przy niepowodzeniu. Błąd jednego arkusza nie przerywa przetwarzania pozostałych.
Ustawienia raz, zapisane bezpiecznie
Dane logowania do Optimy i wybór firmy zapisywane są w profilu użytkownika, z hasłem w postaci zaszyfrowanej. Po konfiguracji praca sprowadza się do dwóch kliknięć.
Przebieg
1 Arkusz od kontrahenta. Harmonogram z terminami i kwotami trafia do pliku nazwanego numerem dokumentu.
2 Wczytanie i weryfikacja. Program odczytuje pozycje i sprawdza, czy w Optimie istnieje dokument o takim numerze obcym.
3 Utworzenie dokumentu. Powstaje dokument z datami i wartością wynikającymi z arkusza.
4 Rozpisanie płatności. Każda pozycja zamienia się w osobną płatność, a numer powstałego dokumentu pojawia się w oknie.
Do czego to prowadzi
Harmonogram w Optimie odpowiada temu, co uzgodniono z kontrahentem, bo pochodzi z jego arkusza, a nie z przepisywania. Preliminarz płatności pokazuje realny rozkład zobowiązań w czasie, więc planowanie przelewów opiera się na danych. Ponieważ dokument powstaje przez interfejs programistyczny Optimy, zachowuje numerację i ustawienia rejestru – wchodzi do systemu jak każdy inny.
Kilkanaście rat wpisuje się jednym wczytaniem pliku, a nie pozycja po pozycji.
Co się zmienia
✓ Terminy i kwoty rat nie są przepisywane z arkusza do systemu.
✓ Kilkanaście dokumentów obsługuje się jednym wczytaniem plików.
✓ Rozbieżność między sumą rat a wartością dokumentu jest podana kwotowo, nie tylko sygnalizowana.
✓ Brak pasującego dokumentu wychodzi przed importem, a nie po jego wykonaniu.
Wymagania: Comarch ERP Optima z modułem Handel Plus i dostępem do interfejsu programistycznego, klucz licencyjny dostępny na stanowisku oraz dokumenty ewidencji dodatkowej z uzupełnionym numerem obcym. Układ kolumn arkusza i sposób wskazywania dokumentu wzorcowego ustalamy na wdrożeniu.
