Comarch ERP Optima - Integracja OMS z ERP Optima
Twoi klienci składają zamówienia przez Internet, a Ty albo Twoja księgowość przepisujecie je ręcznie do Optimy. Każdego dnia to samo: dane kontrahenta, pozycje, stawki VAT, zatwierdzenie, wydruk, wysłanie faktury do klienta. Godziny pracy, które nic nie wnoszą, za to łatwo w nich o pomyłkę.
Nasza aplikacja robi to za Ciebie. Działa w tle, uruchamia się cyklicznie i sama zamienia zamówienia z zewnętrznych systemów sprzedaży na gotowe, zatwierdzone faktury sprzedaży w Comarch ERP Optima. Do systemu sprzedaży wraca komplet informacji zwrotnych razem z wydrukiem faktury w PDF.
Zero klikania. Zero przepisywania. Zero zapomnianych faktur.
Co zyskujesz?
- Oszczędność czasu - fakturowanie przestaje być codziennym obowiązkiem. Zamówienia zamieniają się w faktury automatycznie, o każdej porze, także poza godzinami pracy biura.
- Koniec z błędami przepisywania - dane kontrahenta, pozycje, stawki VAT i wartości trafiają do Optimy dokładnie takie, jakie przyszły z systemu sprzedaży
- Żadnych podwójnych faktur - aplikacja rozpoznaje zamówienia, które już zafakturowała, i nigdy nie wystawi tego samego dokumentu dwa razy.
- Porządek w Optimie - jeśli cokolwiek pójdzie nie tak, niedokończony dokument jest automatycznie wycofywany. W bazie nie zostają połowiczne, błędne faktury.
- Skalowalność bez zatrudniania - dziesięć zamówień dziennie czy kilkaset: aplikacja przetwarza je tak samo szybko i tak samo dokładnie.
Sprzedaż krajowa i zagraniczna
Aplikacja sama rozpoznaje charakter transakcji i dobiera właściwe rozliczenie podatkowe:
- sprzedaż krajowa,
- transakcje wewnątrzunijne,
- sprzedaż poza terytorium kraju,
- procedura OSS, czyli rozliczanie VAT od sprzedaży do konsumentów w Unii Europejskiej.
Rozróżnia klienta indywidualnego od firmy, a numery VAT kontrahentów z Unii Europejskiej weryfikuje w systemie VIES. Wynik weryfikacji zapisuje przy dokumencie, więc zawsze wiadomo, na jakiej podstawie została przyjęta stawka.
Wydruk PDF do faktury
Dla każdej faktury powstaje gotowy wydruk PDF w Twojej szacie graficznej. Plik wraca do systemu sprzedaży i może od razu trafić do klienta.
Jak to działa w praktyce?
1. System sprzedaży zapisuje zamówienie w uzgodnionym formacie w folderze wymiany.
2. Aplikacja odbiera zamówienie, sprawdza jego poprawność i weryfikuje, czy nie było już fakturowane.
3. Uzupełnia dane kontrahenta, ustala rodzaj transakcji i stawki VAT.
4. Tworzy fakturę sprzedaży w Optimie, dodaje pozycje oraz informacje dodatkowe i zatwierdza dokument.
5. Generuje wydruk PDF i odsyła go razem z odpowiedzią zwrotną do systemu sprzedaży.
6. Archiwizuje przetworzone zamówienie.
Całość dzieje się sama, w powtarzalnych odstępach czasu.
Niezawodność wbudowana w każdy etap
Chwilowy brak połączenia z siecią, przerwa w dostępie do zewnętrznej usługi czy błąd w jednym zamówieniu nie zatrzymują całej integracji:
- Każde zamówienie przetwarzane jest osobno, więc błąd jednego nie blokuje pozostałych.
- Nieudane operacje trafiają do kolejki i są dokańczane przy kolejnym uruchomieniu. Żadne dane nie giną.
- Weryfikacja numeru VAT jest ponawiana, gdy zewnętrzna usługa chwilowo nie odpowiada.
- Każdy błąd wraca do systemu sprzedaży w postaci czytelnej informacji zwrotnej.
- Aplikacja prowadzi dziennik pracy, dzięki czemu w każdej chwili można sprawdzić, co i kiedy zostało przetworzone.
Dla kogo?
- Sklepy internetowe i platformy sprzedażowe pracujące na Comarch ERP Optima.
- Firmy sprzedające usługi i abonamenty w modelu powtarzalnym.
- Sprzedawcy obsługujący klientów z Polski i z zagranicy, w tym w procedurze OSS.
- Każdy, kto wystawia wiele faktur dziennie i chce przestać robić to ręcznie.
Wdrożenie
Aplikacja instalowana jest na Twoim serwerze lub maszynie wirtualnej i konfigurowana pod Twoją bazę Optimy, Twoje wydruki i Twój system sprzedaży. Nie wymaga zmian w sposobie pracy zespołu i nie ingeruje w istniejące dokumenty. Po uruchomieniu działa samodzielnie.
Wymagania: Comarch ERP Optima z modułem Handel.
