Comarch ERP Optima · Import XML
Importer zamówień XML
Faktury ze sprzedaży krajowej i zagranicznej w Optimie – z właściwą serią, rabatami i danymi kontrahenta
Sklep sprzedający za granicę co dzień generuje zamówienia, które trzeba zamienić na faktury. Każde z nich to osobna zagadka: czy klient jest firmą, czy osobą prywatną, czy kraj należy do Unii, czy obowiązuje stawka 0% i dokument WDT, czy eksport, a może procedura OSS. Do tego vouchery, rabaty, dopłaty i koszt wysyłki, które trzeba rozłożyć na pozycje, oraz numer VAT do sprawdzenia w VIES. Wpisywane ręcznie, pozycja po pozycji, zamówienia zajmują godziny, a pomyłki w serii albo rodzaju transakcji wychodzą dopiero przy rozliczeniu.
Importer zamienia paczkę plików XML w gotowe dokumenty w Optimie – jednym przyciskiem.
1
przycisk dla całej paczki plików
4
rodzaje transakcji rozpoznawane samodzielnie
27
krajów UE ze stawkami OSS na nowych towarach
0
zdublowanych faktur do tego samego zamówienia
Jedna partia zamówień, dwa scenariusze
Bez importera
Każde zamówienie przepisywane do Optimy ręcznie, pozycja po pozycji
Vouchery, rabaty i dopłaty rozbijane na pozycje na kalkulatorze
Numer VAT sprawdzany osobno w VIES, adres firmy kopiowany z przeglądarki
Seria i rodzaj transakcji wybierane z pamięci: WDT, eksport czy OSS
Brak towaru w kartotece przerywa wystawianie faktury
To samo zamówienie zafakturowane dwa razy, bo nikt nie pamiętał, co już jest w systemie
Z importerem
Cała paczka plików XML wczytana za jednym razem
Rabaty, dopłaty, wysyłka i koszt płatności rozłożone proporcjonalnie według tych samych zasad
Dane firmy pobrane z wcześniejszych faktur albo z unijnej bazy VIES
Seria i rodzaj transakcji ustalane na podstawie kraju, numeru NIP i stawki VAT
Brakujący towar zakładany w kartotece automatycznie
Zamówienie z istniejącą fakturą pomijane, z podaniem numeru tej faktury
Czym to jest
Samodzielna aplikacja dla systemu Windows, uruchamiana na komputerze z zainstalowaną Comarch ERP Optima. Nie jest to dodatek wewnątrz Optimy ani usługa w chmurze, tylko osobny, prosty program: jeden ekran z parametrami połączenia, przycisk wczytania plików i okno z przebiegiem importu. Pracownik wskazuje pliki, a resztę program robi sam.
Połączenie z Optimą
Dokumenty i towary powstają przez oficjalny interfejs programistyczny Comarch ERP Optima, z numeracją według definicji dokumentów. Po zapisie program uzupełnia w nagłówku dane adresowe i opis.
Pliki zamówień XML
Każdy plik to jedno zamówienie: numer i daty, nabywca i odbiorca, pozycje, wysyłka, pośrednik płatności, waluta, stawka VAT oraz podsumowanie z voucherami, rabatami i dopłatami.
Baza danych firmy
Program łączy się z bazą Optimy na serwerze SQL, żeby odnaleźć kontrahentów po NIP, sprawdzić kartotekę towarów i wykryć zamówienia, do których faktura już istnieje. Stan połączenia pokazuje kontrolka na ekranie.
Słownik państw
Lista krajów z kodami i przynależnością do Unii Europejskiej leży w zwykłym pliku tekstowym. Zmiana na liście nie wymaga nowej wersji programu, wystarczy edycja pliku.
Jak wygląda praca z programem
Wskazanie plików
W oknie wyboru zaznacza się dowolną liczbę plików XML naraz. Program sprawdza połączenie z bazą i przetwarza pliki jeden po drugim.
Faktura albo proforma
Jedno pole wyboru decyduje, czy z partii powstaną faktury sprzedaży, czy faktury proforma. Proformy dostają własną definicję dokumentu.
Przebieg na bieżąco
Okno importu pokazuje w kolorach każdy plik, dodane towary, numery wystawionych dokumentów i ewentualne błędy. Import można wstrzymać w dowolnym momencie.
Raport na koniec
Po imporcie widać liczbę udanych i nieudanych plików oraz listę problematycznych zamówień z przyczyną. Cały przebieg można zapisać do pliku tekstowego.
Co dzieje się z każdym plikiem
Dla każdego zamówienia program wykonuje tę samą sekwencję, w stałej kolejności:
1 Odczyt zamówienia – dane klienta, pozycje, wysyłka, płatność i podsumowanie. Jeśli w pliku jest tylko nabywca albo tylko odbiorca, dane jednego uzupełniają drugiego.
2 Ustalenie kontrahenta – firma odnaleziona po NIP w kartotece Optimy albo, przy kliencie spoza kartoteki, dane wpisane bezpośrednio na dokument.
3 Kontrola towarów – produkt, którego nie ma w kartotece, zostaje założony od razu, ze stawkami VAT dla procedury OSS we wszystkich krajach Unii.
4 Rodzaj transakcji i seria – krajowa, wewnątrzunijna, pozaunijna lub OSS, a do niej właściwa seria dokumentu.
5 Dokument w buforze Optimy – pozycje towarowe, koszt dostawy, koszt płatności, waluta, rabat w nagłówku oraz data wystawienia równa dacie zapłaty zamówienia.
6 Uzupełnienie dokumentu – numer zamówienia, e‑mail klienta, pośrednik i identyfikator płatności w atrybutach, nazwy pozycji takie jak w sklepie, uwagi klienta w opisie.
Przed wystawieniem program sprawdza, czy do zamówienia o tym numerze nie ma już dokumentu w Optimie. Jeśli jest, plik zostaje pominięty, a raport podaje numer istniejącej faktury. Dzięki temu tę samą partię można wczytać ponownie – powstaną tylko brakujące dokumenty.
Kontrahenci zagraniczni bez przepisywania adresów
Zamówienia od firm z innych krajów często przychodzą z samym numerem VAT. Program szuka pełnych danych kolejno w kilku miejscach, zanim poprosi o nie człowieka:
✓ Kartoteka Optimy – kontrahent o danym NIP jest podpinany pod dokument bezpośrednio.
✓ Wcześniejsze faktury – jeśli ta firma kupowała już wcześniej, nazwa i adres są kopiowane z ostatniego kompletnego dokumentu.
✓ Unijna baza VIES – numer VAT jest sprawdzany w systemie Komisji Europejskiej, a zwrócona nazwa i adres trafiają na fakturę.
✓ Dane z pliku – gdy VIES nie potwierdzi numeru, używany jest adres z zamówienia.
✓ Ręczne uzupełnienie – dopiero gdy nigdzie nie ma danych, program otwiera krótki formularz z nazwą, krajem, ulicą, miastem i kodem pocztowym.
Nabywca i odbiorca są obsługiwani osobno, więc faktura dla firmy z wysyłką pod inny adres ma oba zestawy danych. Długie nazwy firm są dzielone na trzy linie nagłówka po całych słowach, bez ucinania w połowie wyrazu.
Właściwa seria dla właściwej transakcji
O rodzaju transakcji decydują kraj klienta, obecność numeru NIP i stawka VAT z zamówienia. Program stosuje te reguły jednakowo do każdego pliku:
Sprzedaż krajowa
Odbiorca w Polsce – transakcja krajowa i seria przeznaczona dla sprzedaży w kraju.
WDT
Firma z numerem VAT i stawka 0% – transakcja wewnątrzunijna i seria WDT.
Eksport
Kraj spoza Unii i stawka 0% – transakcja pozaunijna, seria EXP oraz klauzula INCOTERMS i deklaracja pochodzenia w opisie.
Procedura OSS
Klient prywatny z innego kraju Unii albo sprzedaż ze stawką zagraniczną – transakcja w procedurze OSS.
✓ Dla wysyłek do Szwajcarii i Norwegii opis dokumentu otrzymuje wymagane formuły eksportowe automatycznie.
✓ Znacznik wysyłki do KSeF ustawiany jest zależnie od serii dokumentu.
✓ Zamówienia w walucie obcej trafiają do Optimy w tej samej walucie, z kursem według ustawień systemu.
✓ Dokumenty zapisywane są w buforze, więc księgowość może je przejrzeć przed zatwierdzeniem.
Rabaty, vouchery i dopłaty policzone za każdym razem tak samo
Kwota zamówienia w sklepie rzadko jest prostą sumą cen. Program rozkłada składniki podsumowania na dokument według ustalonych reguł:
✓ Dopłaty i rabaty z panelu sklepu są rozdzielane proporcjonalnie na produkty, dostawę i koszt płatności.
✓ Dopłaty i rabaty dotyczące produktów trafiają na pozycje towarowe, a te dotyczące wysyłki – na pozycję dostawy.
✓ Łączna wartość rabatu jest widoczna w nagłówku dokumentu.
✓ Kwota do zapłaty z pliku zapisywana jest w atrybucie dokumentu, więc zgodność faktury z zamówieniem można sprawdzić jednym zestawieniem.
Kontrola adresów przed importem
Błędny kod pocztowy na fakturze oznacza korektę dokumentu, a w przypadku KSeF – dodatkową pracę. Dlatego przed importem można włączyć weryfikację kodów pocztowych całej partii:
Format według kraju
Kod nabywcy i odbiorcy porównywany jest z formatem obowiązującym w danym kraju – dla Polski, krajów Unii, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Norwegii i USA.
Istnienie kodu
Poprawnie zapisany kod jest dodatkowo sprawdzany w publicznej bazie kodów pocztowych. Wykrywa to kody, które mają dobry format, ale nie istnieją.
Jeśli choć jeden plik ma problem, nie jest importowane żadne zamówienie. Raport rozróżnia błędy (do poprawienia w pliku) od ostrzeżeń (kodu nie dało się potwierdzić online), żeby operator wiedział, co sprawdzić ręcznie.
Konfiguracja i wymagane ustawienia Optimy
Na ekranie programu ustawiane są: serwer i baza danych, nazwa firmy w Optimie, operator i hasło oraz katalog instalacji Optimy. Kontrolka obok parametrów pokazuje, czy połączenie z bazą działa, zanim zacznie się import.
W Optimie muszą istnieć definicje dokumentów dla używanych serii, forma płatności dla przedpłat, pozycje kosztu dostawy i kosztu płatności oraz atrybuty dokumentu na numer zamówienia, e‑mail, pośrednika, identyfikator płatności i kwotę do zapłaty. Program przygotowuje to razem z wdrożeniem.
Gdy w Optimie brakuje wymaganego atrybutu, program nie tworzy niepełnej faktury. Zatrzymuje dany plik i podaje w raporcie nazwę atrybutu do dodania.
Dla kogo
✓ Sklepów internetowych, które eksportują zamówienia do plików XML i rozliczają sprzedaż w Comarch ERP Optima.
✓ Firm sprzedających do wielu krajów, gdzie jedna partia zamówień zawiera sprzedaż krajową, WDT, eksport i OSS.
✓ Sprzedawców korzystających z voucherów, rabatów i dopłat, które trzeba poprawnie rozłożyć na dokumencie.
✓ Biur rachunkowych i działów księgowości, które fakturują zamówienia partiami, a nie na bieżąco.
Jak przebiega wdrożenie
1 Analiza plików i zasad – struktura XML ze sklepu, kraje sprzedaży, serie dokumentów i sposób rozliczania rabatów.
2 Przygotowanie Optimy – definicje dokumentów, forma płatności, pozycje dostawy i kosztu płatności, atrybuty dokumentu.
3 Instalacja – program na komputerze z Optimą, połączenie z bazą danych, słownik państw z przynależnością do Unii.
4 Testy na rzeczywistych zamówieniach – partia z różnych krajów i z rabatami, porównana z kwotami w sklepie.
5 Instruktaż i start – obsługa sprowadza się do wskazania plików i przejrzenia raportu, więc wystarcza krótkie przeszkolenie.
Co można dostosować
Importer powstaje pod konkretny format plików i konkretne zasady księgowe. Na wdrożeniu ustalane są między innymi:
✓ Mapowanie pól pliku XML na dokument w Optimie.
✓ Reguły wyboru rodzaju transakcji i serii dokumentów.
✓ Sposób rozkładania rabatów, voucherów i dopłat na pozycje.
✓ Treść opisu dokumentu, w tym formuły eksportowe dla wybranych krajów.
✓ Zestaw atrybutów zapisywanych na fakturze i domyślne ustawienia zakładanych towarów.
Co się zmienia
✓ Dzienna partia zamówień trafia do Optimy w kilka minut zamiast kilku godzin przepisywania.
✓ Seria dokumentu i rodzaj transakcji wynikają z danych zamówienia, a nie z pamięci osoby wystawiającej.
✓ Rabaty i dopłaty są liczone według tych samych zasad na każdej fakturze.
✓ Dane zagranicznych firm pochodzą z VIES albo z historii sprzedaży, a nie z ręcznego kopiowania.
✓ Ponowne wczytanie tych samych plików nie tworzy drugiej faktury do zamówienia.
✓ Każda faktura ma numer zamówienia, pośrednika i identyfikator płatności, więc rozliczenie wpłat i reklamacji zaczyna się od jednego wyszukania.
