Comarch ERP Optima · IdoSell
Panel zleceń
Stanowisko pakowania, które samo wystawia dokumenty i wysyła fakturę do klienta
Wysyłka jednego zamówienia ze sklepu to zwykle kilkanaście czynności w trzech różnych programach. Odszukanie zamówienia w panelu sklepu, sprawdzenie zawartości, spakowanie, zmiana statusu, wygenerowanie listu przewozowego, wydruk etykiety, przejście do systemu handlowego, wystawienie faktury lub paragonu, wydanie towaru z magazynu, zapis PDF, wysyłka do klienta. Każde przełączenie okna to okazja do pominięcia kroku – a przy kilkudziesięciu paczkach dziennie pominięty krok zdarza się na pewno.
Panel łączy to w jedno stanowisko i jeden przycisk.
1
ekran zamiast trzech programów
5
operacji za jednym kliknięciem
4
cyfry PIN‑u zamiast logowania
0
ręcznie wystawianych faktur
Jeden dzień pracy, dwa scenariusze
Bez panelu
Zamówienie odszukane w panelu sklepu, na drugim monitorze otwarta Optima
Status zmieniany ręcznie, list przewozowy pobierany osobno
Faktura wystawiana z pamięci, czasem w złej serii
PDF zapisywany na pulpit i wysyłany ze skrzynki pracownika
Pod koniec dnia część dokumentów zostaje w buforze „na jutro”
Przy reklamacji nie wiadomo, kto pakował i co było w paczce
Z panelem
Zamówienie na liście, ze zdjęciami towarów i uwagami klienta
Status i list przewozowy obsłużone automatycznie
Dokument dobrany do typu klienta, w ustalonej serii
Faktura wychodzi do klienta z firmowej skrzynki, sama
Sprzedaż zamknięta tego samego dnia, bufor pusty
Historia pakowania z nazwiskiem i czasem w bazie
Czym to jest
Samodzielna aplikacja dla systemu Windows, instalowana na komputerze przy stanowisku pakowania. Nie jest to strona internetowa ani dodatek działający wewnątrz Optimy – to osobny program z własnym, dużym i czytelnym ekranem, przystosowany do pracy na monitorze dotykowym i ze skanerem kodów kreskowych. Obsługa opiera się na kilku dużych przyciskach, bo przy stanowisku pakowania liczy się jedno spojrzenie, nie przeglądanie menu.
Połączenie z Optimą
Dokumenty powstają przez oficjalny interfejs programistyczny Comarch ERP Optima, z zachowaniem numeracji, kontroli i logiki systemu. Optima musi być zainstalowana na tym samym komputerze.
Połączenie ze sklepem
Zamówienia, dane klientów, zdjęcia produktów i listy przewozowe pobierane są z platformy IdoSell przez jej API. Statusy zamówień aktualizowane są w drugą stronę, więc klient widzi postęp swojej przesyłki.
Własna baza danych
Konta pracowników, przydzielone zadania i historia pakowania trzymane są w bazie aplikacji – obok bazy Optimy, bez ingerencji w jej strukturę i bez wpływu na aktualizacje systemu.
Drukarki przy stanowisku
Aplikacja korzysta z dwóch urządzeń: drukarki etykiet do listów przewozowych i naklejek oraz zwykłej drukarki do dokumentów i list kompletacyjnych. Obie wskazywane są w konfiguracji.
Jak wygląda praca przy stanowisku
Logowanie PIN‑em
Czterocyfrowy kod zamiast loginu i hasła. Zmiana osoby przy stanowisku trwa sekundę, a każda operacja jest przypisana do konkretnego pracownika. Przy zmianie zmiany nikt nie pracuje „na cudzym koncie”.
Zamówienie ze zdjęciami
Lista pozycji z miniaturami produktów, ilościami, wybranym kurierem i uwagami klienta. Zdjęcie można powiększyć – pakujący rozpoznaje właściwy wariant towaru wzrokiem, zamiast porównywać kody.
Przydział do pakowania
Pracownik bierze zamówienie na siebie i trafia ono na jego listę. Nikt inny nie zacznie pakować tej samej paczki, a czas rozpoczęcia i zakończenia zostaje zapisany.
Skaner zamiast szukania
Zeskanowanie numeru z etykiety otwiera właściwe zamówienie od razu. Wyszukiwanie działa też po nazwie towaru – przydatne, gdy paczka wróciła na stanowisko albo trzeba zebrać wszystkie zamówienia z jednym produktem.
Co robi przycisk „Zakończ”
Po spakowaniu paczki pracownik wykonuje jedną czynność. Reszta dzieje się sama, w ustalonej kolejności:
1 Zamówienie w sklepie zmienia status na gotowe do wysyłki, co uruchamia wygenerowanie listu przewozowego u przewoźnika.
2 List przewozowy zostaje pobrany i wydrukowany na drukarce etykiet przy stanowisku – naklejka jest gotowa, zanim paczka trafi na paletę.
3 Dokumenty w Optimie powstają automatycznie: zamówienie zostaje zatwierdzone, a do niego faktura albo paragon z fakturą, wraz z dokumentem wydania towaru z magazynu.
4 Faktura trafia do klienta mailem, w formacie PDF, razem z informacjami o zamówieniu. Bez osobnego eksportu i bez ręcznej wysyłki.
5 Zamówienie zostaje zamknięte – w sklepie i w panelu – z zapisanym czasem i osobą, która je spakowała.
Gdy któryś krok się nie powiedzie – brak towaru na magazynie, chwilowy problem z połączeniem – operację można powtórzyć bez tworzenia dokumentów po raz drugi. Panel wie, co już zostało zrobione, więc ponowienie nie kończy się drugą fakturą dla tego samego klienta.
Właściwy dokument dla właściwego klienta
Klient detaliczny i firma potrzebują innych dokumentów oraz innej serii numeracji. Panel rozpoznaje przypadek i prowadzi go osobną ścieżką: dla firm faktura z wydaniem magazynowym, dla detalu paragon, a do niego faktura powiązana, z płatnością rozliczaną na paragonie – dokładnie tak, jak wymaga tego księgowość. Symbole dokumentów dla obu ścieżek ustawiane są w konfiguracji, więc numeracja pozostaje zgodna z obowiązującą w firmie.
✓ Dokumenty powstają przez oficjalne API Comarch ERP Optima – z pełną numeracją i logiką systemu, nie przez zapis do bazy z pominięciem programu.
✓ Przed wystawieniem sprawdzana jest dostępność towaru i poprawność wartości pozycji – dokument nie powstaje na towar, którego nie ma.
✓ Pozycje pomocnicze, jak dosyłka czy koszt kompletacji, są usuwane z dokumentu przed jego zatwierdzeniem.
✓ Wydruk faktury do PDF korzysta z wydruku zdefiniowanego w Optimie – klient otrzymuje dokument w firmowej szacie graficznej, a nie w formacie narzuconym przez program zewnętrzny.
Etykiety i listy kompletacyjne
Etykieta zamówienia
Zaznaczone zamówienia otrzymują etykiety z kodem kreskowym, numerem i danymi zamówienia. Paczka odłożona na regał wraca na stanowisko po jednym zeskanowaniu, bez przepisywania numerów.
Zbiorcza lista towarów
Dla wybranych zamówień powstaje jeden PDF ze zsumowanymi pozycjami. Zamiast osobnego przejścia po magazynie do każdej paczki – jedna kompletacja dla całej partii, a potem samo pakowanie.
Wydruki można też zapisać do pliku zamiast drukować – przydatne przy podglądzie, archiwizacji albo gdy drukarka etykiet jest chwilowo zajęta.
Panowanie nad kolejką
✓ Dwa widoki: lista własnych zamówień dla pakującego i pełna lista dla osoby nadzorującej – widać, kto co realizuje i co czeka.
✓ Filtrowanie według grup towarowych – zamówienia wymagające innego stanowiska, innego opakowania albo innego kompletowania da się oddzielić jednym kliknięciem.
✓ Szukanie po nazwie towaru – pozwala zebrać razem wszystkie paczki z tym samym produktem i spakować je jednym ciągiem.
✓ Wstrzymanie z powodem – brakujący towar czy niejasność w zamówieniu odkłada paczkę z zapisaną przyczyną, zamiast zostawiać ją bez śladu w systemie.
✓ Zakres dat decyduje, jak daleko wstecz sięga lista – bieżąca kolejka nie tonie w historii, a starsze zamówienia zawsze da się odszukać.
Dane, które zostają po dniu pracy
Panel nie tylko wykonuje pracę – zapisuje też, jak przebiegła. Każde zadanie ma przypisanego pracownika, moment rozpoczęcia, moment zakończenia i policzony czas pakowania. Do tego status zamówienia oraz powód, jeśli zostało wstrzymane.
Wydajność stanowiska
Ile paczek dziennie, ile minut na paczkę, jak wygląda rozkład w ciągu dnia – dane do rozmowy o obsadzie w szczycie sezonu.
Historia paczki
Przy reklamacji widać, kto pakował, kiedy i co było na dokumencie – zamiast odtwarzania zdarzeń z pamięci zespołu.
Wąskie gardła
Zapisane powody wstrzymań pokazują, co realnie blokuje wysyłki: braki magazynowe, błędne opisy produktów, niejasne zamówienia.
Administracja i konfiguracja
Panel administratora, dostępny po PIN‑ie osoby z odpowiednimi uprawnieniami, służy do zakładania i edycji kont pracowników. Aplikacja pilnuje, żeby PIN‑y nie powtarzały się między osobami i żeby nie dało się usunąć ostatniego administratora – dostęp do systemu nie może zostać zamknięty przez pomyłkę. Konto wycofanego pracownika przestaje działać, ale jego historia pakowania zostaje.
W konfiguracji ustawiane są: drukarka etykiet i drukarka dokumentów, operator Optimy, na którym powstają dokumenty, symbole faktur dla sprzedaży detalicznej i firmowej, wzór wydruku faktury oraz konto pocztowe, z którego wychodzą wiadomości do klientów. Zmiana drukarki czy serii dokumentów to kwestia jednego pola, nie zgłoszenia serwisowego.
Błędy techniczne zgłaszane są automatycznie do serwisu, wraz ze szczegółami sytuacji – problem jest znany, zanim ktokolwiek zdąży zadzwonić.
Dla kogo
✓ Sklepów internetowych na platformie IdoSell, które rozliczają sprzedaż w Comarch ERP Optima.
✓ Firm wysyłających od kilkunastu do kilkuset paczek dziennie, gdzie ręczne wystawianie dokumentów zaczyna zajmować etat.
✓ Magazynów z kilkoma stanowiskami pakowania i zmiennym składem zespołu, w tym pracownikami sezonowymi.
✓ Sprzedawców obsługujących równolegle klientów detalicznych i firmowych, z różnymi seriami dokumentów.
Jak przebiega wdrożenie
1 Rozmowa o procesie – jak dziś wygląda droga zamówienia od sklepu do kuriera i które kroki mają zostać zautomatyzowane.
2 Przygotowanie środowiska – dostęp do API sklepu, operator Optimy dla dokumentów, serie faktur, wzór wydruku, konto pocztowe.
3 Instalacja na stanowisku – aplikacja, baza danych, podłączenie drukarki etykiet i drukarki dokumentów, wzór etykiety.
4 Testy na rzeczywistych zamówieniach – kilka paczek przechodzi całą ścieżkę, łącznie z dokumentami i mailem do klienta.
5 Szkolenie i start – obsługa panelu to kilkanaście minut instruktażu, bo cała praca sprowadza się do jednego ekranu.
Co można dostosować
Panel powstał pod konkretny proces i pod niego jest dopasowywany. Do ustalenia na wdrożeniu pozostają między innymi:
✓ Ścieżki dokumentów dla różnych typów klientów i różnych rodzajów sprzedaży.
✓ Wygląd i zawartość etykiet oraz list kompletacyjnych.
✓ Treść wiadomości wysyłanej do klienta razem z fakturą.
✓ Podział zamówień na grupy według rodzaju towaru, sposobu pakowania czy stanowiska.
✓ Zestawienia z historii pakowania, przygotowane pod sposób rozliczania pracy w firmie.
Co się zmienia
✓ Pakujący pracuje w jednym oknie zamiast w trzech programach naraz.
✓ Żaden krok nie wypada z procesu – status w sklepie, etykieta, dokumenty i mail do klienta dzieją się razem albo wcale.
✓ Sprzedaż w systemie handlowym odpowiada temu, co faktycznie wyjechało z magazynu, tego samego dnia – bufor nie puchnie do końca miesiąca.
✓ Klient dostaje fakturę od razu po spakowaniu, z firmowej skrzynki, bez przypominania się o dokument.
✓ Wiadomo, kto pakował którą paczkę i ile to zajęło – przy reklamacji nie trzeba tego odtwarzać z pamięci.
✓ Nowa osoba przy stanowisku uczy się jednego ekranu, a nie procedury rozpisanej na trzy systemy – co w szczycie sezonu decyduje o tym, jak szybko da się dołożyć ręce do pracy.
Wymagania: komputer z systemem Windows przy stanowisku pakowania z zainstalowaną Comarch ERP Optima (moduł Handel), sklep na platformie IdoSell z dostępem do API oraz włączonym automatycznym generowaniem listów przewozowych, drukarka etykiet i drukarka dokumentów, serwer bazy danych oraz konto pocztowe do wysyłki faktur. Przebieg procesu, ścieżki dokumentów i wygląd etykiet dostosowywane są do organizacji pracy w firmie.
