Comarch ERP Optima · Kasa/Bank · Rejestr VAT
Przeniesienie preliminarza płatności
Nierozliczone należności i zobowiązania przenoszone do innej firmy w Optimie – z kwotami, terminami i walutą
Połączenie spółek, przejęcie działalności, przejście z jednoosobowej firmy do spółki, start w nowej bazie – za każdym razem otwarte rozrachunki muszą trafić do nowej firmy. Ręcznie oznacza to wydruk preliminarza, a potem dla każdej pozycji: odszukanie kontrahenta w nowej bazie, dodanie dokumentu, wpisanie kwoty pozostałej do zapłaty, ustawienie terminu, daty, waluty i formy płatności. Przy kilkuset pozycjach błąd jest pewny. Zdarza się pełna kwota zamiast reszty po częściowej wpłacie, odwrócony znak przy korekcie, pominięta faktura albo ta sama wpisana dwa razy.
Narzędzie przenosi cały preliminarz w jednym przebiegu.
1
przebieg dla całego preliminarza
3
daty przeniesione z oryginału
0
zmian w bazie źródłowej
0
zdublowanych pozycji przy ponownym uruchomieniu
Jedno przeniesienie, dwa scenariusze
Ręcznie
Wydruk preliminarza z jednej firmy, druga firma otwarta w osobnym oknie
Kontrahent szukany po nazwie, która w nowej bazie brzmi trochę inaczej
Kwota do zapłaty liczona na kalkulatorze po częściowych wpłatach
Termin płatności i data dokumentu poprawiane osobno, jeśli ktoś o tym pamięta
Faktury walutowe wpisywane z ręcznie przeliczoną kwotą w złotych
Po przerwie nie wiadomo, na której pozycji skończono
Z narzędziem
Lista otwartych płatności odczytana wprost z bazy źródłowej
Kontrahent dopasowany po numerze NIP
Przenoszona dokładnie kwota pozostała do rozliczenia
Data dokumentu, termin i data realizacji zgodne z oryginałem
Kwota w walucie i kwota w złotych przeniesione osobno, bez przeliczania
Pozycje już przeniesione są rozpoznawane i pomijane
Czym to jest
Narzędzie migracyjne dla systemu Windows, uruchamiane na czas przeniesienia na komputerze z zainstalowaną Comarch ERP Optima. Nie wymaga obsługi przez użytkownika ani codziennej pracy. Uruchamia je wdrożeniowiec lub administrator, a narzędzie przechodzi przez cały preliminarz i zapisuje przebieg w dzienniku. Nie jest to dodatek wbudowany w Optimę ani usługa działająca w tle.
Zapis przez API Optimy
Dokumenty w firmie docelowej powstają przez oficjalny interfejs programistyczny Comarch ERP Optima, po zalogowaniu operatora do tej firmy. Płatność w preliminarzu tworzy sam program, zgodnie ze swoją logiką.
Odczyt z bazy źródłowej
Otwarte płatności odczytywane są bezpośrednio z bazy firmy źródłowej, z tymi samymi wyliczeniami kwot do rozliczenia, które Optima pokazuje na liście preliminarza.
Firma źródłowa bez zmian
Baza źródłowa jest wyłącznie czytana. Nic w niej nie jest oznaczane, rozliczane ani usuwane, więc w każdej chwili można porównać wynik z oryginałem.
Dziennik przebiegu
Każde uruchomienie zapisuje się w pliku dziennika, osobnym dla każdego dnia. Znajdą się w nim pozycje pominięte jako już przeniesione oraz ewentualne błędy ze szczegółami.
Co dzieje się z każdą płatnością
Narzędzie przechodzi kolejno przez wszystkie otwarte pozycje preliminarza i dla każdej wykonuje te same kroki:
1 Wybór pozycji. Brane są płatności nierozliczone i rozliczone częściowo. Zapłacone w całości oraz niepodlegające rozliczeniu zostają w starej firmie.
2 Rozpoznanie kierunku. O tym, czy pozycja jest zakupem, czy sprzedażą, decyduje rejestr VAT lub faktura, z której pochodzi płatność. Gdy płatność nie ma dokumentu, decyduje jej kierunek: przychód lub rozchód.
3 Dopasowanie kontrahenta po numerze NIP do aktywnej karty w firmie docelowej. Kody i nazwy kontrahentów w obu bazach mogą się więc różnić.
4 Kontrola duplikatów. Jeśli dokument o tym numerze jest już w rejestrze VAT firmy docelowej, pozycja zostaje pominięta, a informacja trafia do dziennika.
5 Zapis w rejestrze VAT zakupu lub sprzedaży, z oryginalnym numerem dokumentu, kwotą do rozliczenia, walutą i formą płatności. Na tej podstawie Optima tworzy płatność w preliminarzu nowej firmy.
6 Odtworzenie dat i opisu. Utworzona płatność dostaje datę dokumentu, termin płatności i datę realizacji z oryginału oraz jego opis. Terminy i windykacja w nowej firmie działają więc od pierwszego dnia.
Przebieg można uruchomić ponownie w każdej chwili. Dokumenty przeniesione wcześniej są rozpoznawane po numerze i pomijane. Po przerwie lub po uzupełnieniu brakujących danych w firmie docelowej wystarczy włączyć narzędzie jeszcze raz, a dokumenty nie zostaną przeniesione podwójnie.
Kwoty, które się zgadzają
Najwięcej błędów przy ręcznym przenoszeniu rozrachunków dotyczy kwot. Narzędzie liczy je tak samo jak Optima na liście preliminarza i przenosi bez zaokrąglania ani przeliczania.
✓ Tylko to, co zostało do zapłaty. Przy fakturze rozliczonej częściowo do nowej firmy trafia reszta, a nie pierwotna kwota dokumentu.
✓ Właściwy znak. Płatność o kierunku odwrotnym do rejestru, na przykład z korekty, przenoszona jest jako kwota ujemna, więc saldo kontrahenta się zgadza.
✓ Waluty bez przeliczania. Kwota w walucie i jej równowartość w złotych przechodzą osobno, zgodnie z oryginałem. Nowy kurs nie zmienia wartości rozrachunku.
✓ Forma płatności według waluty. Płatności w złotych i w euro mogą trafić na różne rachunki bankowe, zgodnie z ustawieniami firmy docelowej.
✓ Numer, pod którym zna go kontrahent. Najpierw brany jest numer obcy dokumentu, potem numer pełny, a jeśli obu brakuje, opis. Przelew z tytułem „FV 123/2025” da się więc dopasować także w nowej firmie.
Porządek w firmie docelowej
Oznaczone zapisy
Przeniesione dokumenty mają własną kategorię i opis wskazujący pochodzenie, dzięki czemu łatwo odróżnić je od bieżącej sprzedaży i zakupów.
Oryginalny opis
Opis płatności z firmy źródłowej trafia do nowej płatności. Notatki, numery zamówień czy ustalenia z kontrahentem nie giną przy przeniesieniu.
Gotowe do rozliczeń
Przeniesione płatności są zwykłymi pozycjami preliminarza. Można je rozliczać z wyciągami, ujmować w ponagleniach i w potwierdzeniach sald.
Kiedy się przydaje
✓ Przy połączeniu spółek lub przejęciu działalności, gdy należności i zobowiązania przechodzą na inny podmiot prowadzony w Optimie.
✓ Przy przekształceniu firmy, na przykład z działalności jednoosobowej w spółkę, gdy nowy podmiot dostaje nową bazę.
✓ Przy starcie w nowej, czystej bazie, gdy stara ma zostać tylko archiwum, a otwarte rozrachunki muszą przejść dalej.
✓ W firmach i biurach rachunkowych, w których preliminarz liczy setki pozycji, także walutowych, a ręczne przepisywanie zajęłoby dni.
Jak przebiega przeniesienie
1 Przegląd preliminarza w firmie źródłowej. Ustalamy, ile jest pozycji, w jakich walutach, jak wyglądają korekty i rozliczenia częściowe.
2 Przygotowanie firmy docelowej: kontrahenci z uzupełnionym NIP-em, rejestry VAT, waluty, formy płatności i rachunki bankowe, operator do zapisu dokumentów.
3 Przebieg próbny na kopii bazy docelowej i kontrola wyniku: salda kontrahentów, terminy, pozycje walutowe.
4 Przeniesienie właściwe w uzgodnionym momencie, najczęściej na dzień zamknięcia starej firmy.
5 Weryfikacja. Porównujemy sumy do rozliczenia w obu firmach i przeglądamy dziennik przebiegu. Pozycje, które wymagały uzupełnienia danych, przenosi ponowne uruchomienie.
Co można dostosować
Każde przeniesienie jest inne, dlatego narzędzie ustawiamy pod konkretne dwie firmy. Do ustalenia pozostają między innymi:
✓ Sposób dopasowania kontrahentów: po NIP-ie, po kodzie albo według przygotowanej tabeli odpowiedników.
✓ Rejestry VAT, kategoria i opis, pod którymi przeniesione dokumenty trafiają do nowej firmy.
✓ Formy płatności i rachunki bankowe przypisane do poszczególnych walut.
✓ Zakres przeniesienia: tylko należności albo tylko zobowiązania, wybrane rachunki, kontrahenci lub okres.
✓ Zestawienie kontrolne po przeniesieniu, przygotowane pod sposób uzgadniania sald w firmie.
Co się zmienia
✓ Przeniesienie rozrachunków trwa jeden przebieg zamiast wielu dni przepisywania.
✓ Saldo każdego kontrahenta w nowej firmie odpowiada temu, co zostało do rozliczenia w starej, także po wpłatach częściowych i korektach.
✓ Terminy płatności zostają bez zmian, więc przeterminowane należności są widoczne jako przeterminowane od pierwszego dnia.
✓ Rozrachunki walutowe zachowują swoją wartość w złotych, bez różnic kursowych wynikających z samego przeniesienia.
✓ Przelewy od kontrahentów da się dopasować do przeniesionych płatności po numerze dokumentu, który kontrahent zna.
✓ Stara firma zostaje nietknięta, więc każdą pozycję można sprawdzić z oryginałem.
