Comarch ERP Optima · Księgowość
Przenoszenie zapisów księgowych między bazami
Dekrety z jednej bazy Optimy do drugiej, 1:1, ze sprawdzeniem braków przed startem i bez duplikatów przy wznowieniu
Nowa baza na nowy rok, podział spółki, połączenie firm, przejście biura rachunkowego na inną instalację. Za każdym razem zapisy księgowe z jednej bazy Optimy muszą trafić do drugiej. Identyfikatory kontrahentów, kont i dzienników w obu bazach są różne, więc kopiowanie tabel nie wchodzi w grę. Ręczne przepisywanie setek dekretów to tygodnie pracy, a jedna pomyłka w koncie rozjeżdża bilans.
Program przenosi dekrety tak, jakby wprowadził je księgowy, i najpierw mówi, czego w bazie docelowej brakuje.
1:1
dekret w źródle to dekret w bazie docelowej
6
rodzajów braków wykrywanych przed przeniesieniem
0
dekretów przeniesionych dwa razy
100%
zapisów przez API Optimy, do bufora
Przeniesienie roku księgowego, dwa scenariusze
Ręcznie albo skryptem
Dekrety przepisywane pozycja po pozycji, konto po koncie
Brak konta czy kontrahenta w nowej bazie wychodzi w trakcie, dekret po dekrecie
Albo import prosto do tabel, z pominięciem kontroli Optimy
Po przerwie nie wiadomo, co już przeszło
Z programem
Dekrety z wybranego okresu na liście, do zaznaczenia i przeniesienia
Raport braków w bazie docelowej przed startem, z listą dotkniętych dokumentów
Każdy dekret zapisany przez oficjalne API Optimy
Przeniesione dekrety znikają z listy, wznowienie zaczyna od reszty
Czym to jest
Aplikacja dla systemu Windows, która czyta dekrety z bazy źródłowej i zakłada je w bazie docelowej przez interfejs Comarch ERP Optima. Dane nie są kopiowane do tabel. Każdy dekret powstaje z pełną logiką i kontrolą systemu, w buforze, do przejrzenia i zaksięgowania przez księgowość.
Tłumaczenie po kodach
Identyfikatory w bazach się różnią, więc program łączy obiekty po tym, co znaczą dla księgowego: symbolu dziennika, kodzie kontrahenta, kodzie kategorii, numerze konta i nazwie formy płatności.
Wybór okresów
Okres obrachunkowy w bazie źródłowej i docelowej wybiera się osobno. Można przenieść rok do nowej bazy albo do innego okresu w tej samej.
Pełna treść dekretu
Dziennik, numer dokumentu, daty, podmiot, kategoria, a na pozycjach konta Wn i Ma, kwoty, waluta z kursem, forma płatności, termin i oznaczenie rozrachunków.
Historia przeniesień
Program pamięta, które dekrety przeszły dla danej pary baz. Przy kolejnym otwarciu nie pokazuje ich na liście, więc przerwaną pracę można bezpiecznie dokończyć.
Jak to działa
1 Konfiguracja: serwer i baza źródłowa, serwer i baza docelowa, operator Optimy, z testem połączenia przed zapisem.
2 Załadowanie dekretów z wybranego okresu i zaznaczenie tych, które mają przejść.
3 Sprawdzenie danych: raport brakujących dzienników, kontrahentów, kont, kont syntetycznych, kategorii i form płatności, z listą dokumentów, których dotyczą. Raport można wyeksportować do Excela.
4 Przeniesienie po potwierdzeniu, dekret po dekrecie, z postępem, możliwością przerwania i dziennikiem.
5 Podsumowanie: ile przeniesiono, ile się nie udało, i dlaczego.
Błąd przy jednym dekrecie nie zatrzymuje reszty. Dekret z błędem nie zostaje zapisany, trafia na listę z przyczyną, a pozostałe są przenoszone dalej. Przy dużych partiach sesja z Optimą jest co 100 dekretów odnawiana, więc przeniesienie całego roku przebiega stabilnie.
Dla kogo
✓ Firm zakładających nową bazę Comarch ERP Optima, które chcą przenieść do niej zapisy księgowe.
✓ Spółek przy podziale, połączeniu albo przeniesieniu działalności między podmiotami.
✓ Biur rachunkowych przejmujących klienta z inną bazą Optimy.
✓ Księgowości, która chce zrobić migrację przez logikę systemu, a nie przez import do tabel.
Jak przebiega migracja
1 Ustalenie zakresu: okresy, dzienniki i rodzaje zapisów objęte przeniesieniem.
2 Sprawdzenie danych i uzupełnienie braków w bazie docelowej na podstawie raportu: plan kont, dzienniki, kontrahenci, kategorie.
3 Przeniesienie próbne do bazy testowej i porównanie obrotów kont.
4 Przeniesienie właściwe do bazy produkcyjnej i przegląd dekretów w buforze przez księgowość.
Co można dostosować
✓ Mapowanie kont, gdy plan kont w bazie docelowej jest inny niż w źródłowej.
✓ Automatyczne zakładanie brakujących kontrahentów i kategorii.
✓ Filtrowanie dekretów po dzienniku, dacie lub koncie przed przeniesieniem.
✓ Przenoszenie innych danych: dokumentów VAT, rozrachunków, bilansu otwarcia.
Wymagania: Comarch ERP Optima zainstalowana na komputerze, na którym uruchamiany jest program, operator Optimy z uprawnieniami do księgowości w bazie docelowej, dostęp do obu baz na serwerze SQL (logowanie SQL lub zintegrowane Windows), .NET Framework 4.7.2. Okresy obrachunkowe i dzienniki w bazie docelowej muszą istnieć przed przeniesieniem, a raport z „Sprawdź dane” wskazuje, czego jeszcze brakuje.
