Comarch ERP Optima · Kasa/Bank
Bezobsługowe rozliczanie płatności internetowych
Zestawienia operatorów płatności zamienione w zapisy KP i KW, sparowane z fakturami i rozdzielone na rejestry walutowe, co godzinę i bez udziału księgowości
Sprzedaż internetowa w wielu krajach to tysiące drobnych płatności przez kilku operatorów, w kilku walutach. Każdy operator przysyła zestawienie w swoim formacie: wpłaty, zwroty, wypłaty na konto, korekty prowizji, chargebacki. Każdą pozycję trzeba zapisać w Kasie/Banku, we właściwym rejestrze walutowym, i połączyć z fakturą. Robione ręcznie, pochłania to etaty, a nakład pracy rośnie z każdym nowym rynkiem.
Automat robi całą pracę transakcyjną, a księgowości zostaje tylko uzgodnienie przelewu zbiorczego z wyciągiem.
99,9%
wpłat sparowanych z fakturami automatycznie
~20 tys.
zapisów miesięcznie bez udziału operatora
6
walut, każda we własnym rejestrze
0
duplikatów przy ponownym wczytaniu pliku
Miesiąc rozliczeń, dwa scenariusze
Bez automatu
Każda transakcja przepisywana do Kasy/Banku pozycja po pozycji
Każda wpłata szukana i parowana z fakturą ręcznie
Waluty rozdzielane na rejestry ręcznie, także gdy jeden plik zawiera kilka
Chargebacki i korekty prowizji mylone przez podobne opisy
Rozliczenia w okresowych sesjach, z dniami opóźnienia
Z automatem
Zestawienia pobierane z katalogów i przetwarzane samodzielnie
Wpłata rozliczona z fakturą po identyfikatorze transakcji
Każda pozycja trafia do rejestru swojej waluty
Każdy typ operacji rozpoznany i zaksięgowany po właściwej stronie
Rozliczenia na bieżąco, w cyklu godzinowym
Czym to jest
Aplikacja dla systemu Windows rozszerzająca Comarch ERP Optima o automatyczne rozliczanie płatności. Łączy się z Optimą przez jej oficjalny interfejs, więc raporty, zapisy i rozliczenia powstają zgodnie ze schematami księgowań ustawionymi w systemie, bez naruszania jego aktualizowalności.
Tryb bezobsługowy
Uruchamiany z Harmonogramu zadań Windows, na przykład co godzinę. Przetwarza wszystkie pliki z katalogów operatorów, archiwizuje je i zwraca kod wyniku do monitoringu.
Tryb interaktywny
Okno do ręcznego wczytania pliku i do dorozliczenia zapisów, które wcześniej nie znalazły faktury. Na liście widać tylko rejestry poprawnie odnalezione w Optimie.
Parowanie po ID transakcji
Faktura sprzedaży niesie w atrybucie identyfikator transakcji płatności. Wpłata o tym samym identyfikatorze, w tym samym kierunku i z nierozliczoną kwotą jest rozliczana automatycznie.
Konfiguracja bez programisty
W oknie ustawień wskazuje się katalog dla każdego operatora i katalog archiwum. Nowy format importu pojawia się w konfiguracji sam.
Co się dzieje z każdym plikiem
1 Odczyt zestawienia CSV lub Excel i rozpoznanie typu każdej pozycji: wpłata, zwrot, wypłata do banku, korekta prowizji, chargeback.
2 Rozdział według waluty i daty, także gdy jeden plik zawiera pozycje w kilku walutach. Raport kasowo-bankowy na dany dzień jest zakładany albo otwierany.
3 Zapisy KP i KW w rejestrze właściwym dla operatora i waluty.
4 Rozliczenie z fakturą po identyfikatorze transakcji.
5 Zbiorcze KW z prowizją operatora, osobno dla każdej waluty.
6 Archiwizacja pliku i wpis w dzienniku: co dodano, co pominięto, co rozliczono.
Deduplikacja po identyfikatorze transakcji pozwala bezpiecznie ponowić przetwarzanie: ten sam plik wczytany drugi raz, na przykład po przerwie technicznej, nie tworzy duplikatów. Gdy w pliku pojawi się waluta bez przypisanego rejestru, plik celowo nie jest archiwizowany. Nic nie ginie po cichu, a sytuacja jest widoczna w dzienniku.
Obsługiwani operatorzy
Przelewy24
Wpłaty od klientów, zwroty i wypłaty do banku, w złotych.
PayU
Rynki w PLN, EUR, CZK, HUF i RON, z uwzględnieniem rozliczeń operatora prowadzonych w EUR niezależnie od rynku.
PayPal
Transakcje w PLN, EUR, CZK, HUF i USD, z chargebackami i korektami prowizji.
Wdrożenie w liczbach
Dane z pierwszych siedmiu miesięcy pracy u klienta sprzedającego usługi online w kilkunastu krajach:
125 069
zapisów KP i KW utworzonych automatycznie
153
wpłaty z ponad 124 tys., które wymagały ręcznej weryfikacji
~26 mln zł
łącznego przepływu przez rejestry operatorów
2–3 etaty
pracy ręcznej, której już nie trzeba wykonywać
Szacunek etatów przyjmuje 60–90 sekund na ręczne wprowadzenie i sparowanie jednej płatności przy około 20 400 operacjach miesięcznie.
Dla kogo
✓ Firm sprzedających online z dużą liczbą płatności o niskiej wartości: usługi cyfrowe, subskrypcje, raporty, bilety.
✓ Sprzedawców działających na kilku rynkach i w kilku walutach, z osobnymi rejestrami kasowo-bankowymi.
✓ Księgowości w Comarch ERP Optima, w której rozliczanie płatności zajmuje dziś etaty.
✓ Firm, które planują wejście na nowe rynki i nie chcą, żeby księgowość rosła razem z nimi.
Jak przebiega wdrożenie
1 Analiza zestawień operatorów: formaty, typy operacji, waluty, sposób naliczania prowizji.
2 Przygotowanie Optimy: rejestry kasowo-bankowe dla operatorów i walut, kontrahenci operatorów, atrybut identyfikatora transakcji na fakturach.
3 Próba na rzeczywistych plikach w kopii bazy i porównanie wyniku z wyciągami bankowymi.
4 Uruchomienie z harmonogramu i monitorowanie przez dziennik oraz kody wyniku.
Co można dostosować
Nowy operator płatności to jeden nowy moduł importu. Automat sam go wykrywa i dopisuje do konfiguracji. Do ustalenia pozostają między innymi:
✓ Kolejni operatorzy płatności, marketplace'y i kolejne waluty.
✓ Sposób księgowania prowizji: zbiorczo albo przy każdej transakcji.
✓ Klucz parowania z fakturą, gdy identyfikator transakcji zapisywany jest w innym miejscu.
✓ Częstotliwość przetwarzania i sposób powiadamiania o błędach.
Wymagania: Comarch ERP Optima z modułem Kasa/Bank zainstalowana na komputerze, na którym działa automat (także w wersji 64-bitowej), dostęp do bazy Optimy na serwerze SQL, rejestry kasowo-bankowe dla operatorów i walut, faktury sprzedaży z atrybutem identyfikatora transakcji płatności, zestawienia operatorów zapisywane do wskazanych katalogów. Dla trybu bezobsługowego potrzebne jest zadanie w Harmonogramie zadań Windows.
