Comarch ERP Optima · Kasa/Bank
Automat do rozliczeń
Setki rozliczeń płatności z jednego pliku – na żądanie albo w pełni automatycznie
Jeden przelew zbiorczy potrafi pokryć kilkadziesiąt, a czasem kilkaset dokumentów. Kontrahent, faktor albo operator płatności przysyła do niego specyfikację w Excelu, a księgowość przenosi ją do Optimy pozycja po pozycji: otwarcie zapisu bankowego, odszukanie płatności, sprawdzenie kontrahenta i waluty, wpisanie kwoty, ustawienie daty, zapis. Przy kilkuset wierszach to kilka godzin przepisywania, a każda literówka w kwocie oznacza później szukanie różnicy na koncie rozrachunkowym.
Automat wczytuje specyfikację i sam wykonuje rozliczenia w Optimie.
1
plik zamiast setek ręcznych rozliczeń
2
tryby pracy: ręczny i automatyczny
4
wymagane kolumny w pliku
0
rozliczeń ponad kwotę dokumentu
Jeden wyciąg, dwa scenariusze
Bez automatu
Specyfikacja otwarta na jednym monitorze, Optima na drugim
Każda płatność wyszukiwana ręcznie po numerze obcym
Kwoty przepisywane z arkusza, z ryzykiem pomyłki
Data rozliczenia ustawiana „na oko” albo zostawiana bieżąca
Duplikaty i dokumenty już rozliczone wychodzą dopiero przy uzgadnianiu sald
Po przerwie trudno ustalić, które wiersze są już zrobione
Z automatem
Plik wskazany w programie albo odłożony do folderu
Płatności odnajdywane po numerze, NIP-ie, walucie i kierunku
Kwoty brane wprost z pliku i pilnowane względem salda dokumentów
Data rozliczenia z pliku albo według reguły ustawionej w Optimie
Wątpliwe wiersze pominięte i opisane w logu, zamiast rozliczone „jakoś”
Każdy wiersz oznaczony w pliku jako zaimportowany albo nie
Czym to jest
Samodzielna aplikacja dla systemu Windows, uruchamiana na komputerze z zainstalowaną Comarch ERP Optima. Nie jest to dodatek wewnątrz Optimy, tylko osobny program z prostym oknem: wybór pliku, wybór dokumentu, przycisk „Uruchom” i dziennik, w którym na bieżąco widać, co się dzieje z każdym wierszem. Ten sam program potrafi też pracować bez okna – jako zadanie uruchamiane cyklicznie.
Rozliczenia przez API Optimy
Każde rozliczenie powstaje przez oficjalny interfejs programistyczny Comarch ERP Optima, dokładnie tak, jakby wykonał je użytkownik w module Kasa/Bank – z kontrolą kwot i logiką systemu, bez zapisów do bazy z pominięciem programu.
Pliki Excel i CSV
Program czyta arkusze .xlsx i .xls oraz pliki .csv rozdzielane średnikiem. W skoroszycie z kilkoma arkuszami wskazuje się ten właściwy, a puste wiersze na końcu, pozostawione tylko przez formatowanie, są pomijane.
Odczyt danych z bazy
Listy kontrahentów, walut i nierozliczonych zapisów bankowych oraz dane potrzebne do dopasowania płatności pobierane są bezpośrednio z bazy firmy – szybko i bez obciążania okien Optimy.
Dziennik zdarzeń
Każdy krok trafia do okna programu i do dziennych plików logów, przechowywanych przez 40 dni. W trybie automatycznym każdy plik wejściowy dostaje dodatkowo własny raport.
Jak wygląda plik
Układ kolumn jest stały i prosty – taką specyfikację da się zwykle przygotować jednym eksportem albo krótką formułą z pliku otrzymanego od kontrahenta.
Kontrahent
NIP kontrahenta, którego dotyczy płatność
Numer dokumentu
Numer obcy płatności lub zapisu w Optimie, np. numer faktury kontrahenta
Wartość
Kwota do rozliczenia
Waluta
Symbol waluty, np. PLN, EUR
Data rozliczenia
Opcjonalna – gdy jej brak, program ustala datę sam
Dokument K/B
Tryb automatyczny – numer zapisu bankowego, z którym rozliczyć wiersz
Zaimportowano
Tryb automatyczny – znacznik 1/0, uzupełniany przez program
Tryb ręczny: jeden przelew, cała specyfikacja
Scenariusz dla księgowej, która dostała wyciąg z przelewem zbiorczym i plik z jego rozbiciem. Program prowadzi przez kilka kroków, a przycisk „Uruchom” staje się aktywny dopiero wtedy, gdy plik jest poprawny i dokument został wybrany.
1 Wybór pliku – program od razu sprawdza, czy wymagane kolumny są wypełnione i czy kwoty oraz daty dają się odczytać, a potem podaje liczbę wierszy.
2 Kierunek i filtry – przelew wychodzący lub przychodzący, a opcjonalnie konkretny kontrahent i waluta. Wiersze pliku, które do nich nie pasują, zostaną pominięte z adnotacją w dzienniku.
3 Wybór zapisu bankowego z listy nierozliczonych zapisów – z numerem, podmiotem, NIP-em, walutą, terminem, kwotą, pozostałą kwotą do rozliczenia i opisem. Listę można grupować po dowolnej kolumnie, a wybór trzeba potwierdzić.
4 Data rozliczenia – opcjonalnie jedna data dla wszystkich wierszy, które nie mają jej w pliku.
5 Uruchom – pasek postępu pokazuje, jak daleko jest rozliczanie, a ten sam przycisk pozwala je w każdej chwili anulować. Na koniec program podaje podsumowanie: ile rozliczono, ile pominięto, ile było już rozliczonych, ile zakończyło się błędem i ile rozliczono częściowo.
Co dzieje się z każdym wierszem
Wiersze przetwarzane są po kolei, od najwcześniejszej daty rozliczenia. Dla każdego z nich program wykonuje ten sam zestaw kroków:
1 Odszukanie płatności w module Kasa/Bank po numerze obcym, NIP-ie kontrahenta i walucie – wśród zdarzeń w preliminarzu i zapisów kasowo-bankowych.
2 Kontrola kierunku – płatność musi być przeciwnego kierunku niż rozliczający ją zapis. Jeśli pasuje więcej niż jeden dokument, wiersz jest pomijany, a nie rozliczany z przypadkowym z nich.
3 Kontrola kwot – kwota z pliku jest przycinana do tego, co faktycznie zostało do rozliczenia na płatności i na zapisie bankowym. Gdy środki na zapisie się skończą, program rozlicza ostatnią pozycję częściowo i zatrzymuje się z komunikatem.
4 Ustalenie daty rozliczenia według ustalonej kolejności (poniżej).
5 Zapis rozliczenia w Optimie – od razu, dla tego jednego wiersza. Przerwanie pracy w połowie pliku nie cofa rozliczeń, które już zostały wykonane.
Błąd w jednym wierszu – literówka w numerze, brak płatności w Optimie, dokument już rozliczony – nie zatrzymuje całego pliku. Wiersz zostaje pominięty z opisem przyczyny, a program przechodzi do następnego.
Data rozliczenia zgodna z zasadami firmy
Data rozliczenia wpływa na różnice kursowe i na to, w którym okresie rozrachunek zostanie zamknięty, więc program nie zostawia jej przypadkowi. Datę ustala w tej kolejności:
1. Data z pliku
Jeśli wiersz ma własną datę, to ona decyduje.
2. Data z okna programu
Wspólna dla całego przebiegu, wybrana przez użytkownika.
3. Reguła z Optimy
Ustawienie daty rozrachunku z konfiguracji firmy – późniejsza z dat obu dokumentów: wystawienia, operacji albo księgowania – lub data bieżąca.
4. Data bieżąca
Gdy żadnej daty nie da się ustalić – z ostrzeżeniem w dzienniku.
Zabezpieczenia przed błędnym rozliczeniem
✓ Płatność musi zgadzać się jednocześnie numerem, NIP-em kontrahenta, walutą i kierunkiem – samo podobieństwo numeru nie wystarczy.
✓ Niejednoznaczne dopasowania są pomijane, a nie rozstrzygane za użytkownika.
✓ Dokumenty w pełni rozliczone są rozpoznawane i liczone osobno w podsumowaniu – ponowne wczytanie tego samego pliku nie zdubluje rozliczeń.
✓ Kwota rozliczenia nigdy nie przekracza tego, co pozostało na którymkolwiek z dwóch dokumentów.
✓ Wiersze z nieczytelną kwotą lub datą są wskazywane z numerem wiersza, a reszta pliku jest przetwarzana dalej.
✓ Program pracuje na uprawnieniach wskazanego operatora Optimy – nie obchodzi ustawień i blokad systemu.
Tryb automatyczny: folder, który rozlicza się sam
Gdy specyfikacje spływają regularnie, program może działać bez udziału człowieka – uruchamiany na przykład z Harmonogramu zadań Windows. W tym trybie każdy wiersz pliku wskazuje własny zapis bankowy, więc w jednym pliku można rozliczyć wiele różnych przelewów.
1 Zebranie plików – program przegląda wskazany folder i bierze wszystkie pliki Excel i CSV, które w nim czekają.
2 Rozliczenie wierszy – dla każdego wiersza odszukiwany jest zapis bankowy po pełnym numerze i płatność po numerze obcym, NIP-ie i walucie.
3 Znacznik w pliku – w kolumnie „Zaimportowano” program wpisuje 1 przy wierszach rozliczonych i 0 przy pozostałych. Przy kolejnym przebiegu wiersze z jedynką są pomijane.
4 Plik w pełni rozliczony trafia do podfolderu „Wczytane”.
5 Plik z zaległościami zostaje na miejscu i jest ponawiany przy kolejnych uruchomieniach. Jeśli po 7 dniach nadal ma nierozliczone wiersze albo nie da się go w ogóle odczytać, trafia razem z raportem do podfolderu „Blad”.
Ponawianie ma sens w praktyce: płatność, której dziś jeszcze nie ma w Optimie, bo faktura wpłynie jutro, rozliczy się sama przy następnym przebiegu – bez pilnowania i bez ponownego wgrywania pliku.
Ślad po każdym przebiegu
Podsumowanie liczbowe
Rozliczone, pominięte, już rozliczone wcześniej, zakończone błędem i rozliczone częściowo – od razu widać, czy przebieg się udał.
Raport do pliku
W trybie automatycznym każdy plik ma własny raport, dopisywany przy każdej próbie, z datą pierwszego podejścia. Plik odłożony do „Blad” ma obok siebie wyjaśnienie.
Przyczyna przy wierszu
Każdy pominięty wiersz ma w dzienniku numer i powód – do poprawienia w pliku albo w Optimie, bez zgadywania.
Logowanie i konfiguracja
Przy pierwszym uruchomieniu program prosi o operatora Optimy i hasło, a następnie pokazuje listę firm, do których ten operator ma dostęp – z pominięciem baz nieaktywnych i zablokowanych dla niego. Firmy nie trzeba wpisywać z pamięci, a program nie podpowiada jej sam, żeby nie zapisać przez nieuwagę niewłaściwej.
Przed zapisaniem danych program sprawdza, czy logowanie do Optimy się udaje i czy baza wybranej firmy jest osiągalna. Hasło przechowywane jest w postaci zaszyfrowanej, w profilu użytkownika Windows. Zmiana firmy lub operatora to jedno okno dostępne z ekranu głównego, a przy chwilowym braku połączenia z serwerem wystarczy przycisk ponowienia.
Tryb automatyczny korzysta z tych samych, raz zapisanych danych logowania. Serwer bazy, folder z plikami i folder raportów ustawiane są w pliku konfiguracyjnym programu.
Dla kogo
✓ Firm prowadzących rozrachunki w module Kasa/Bank Comarch ERP Optima.
✓ Działów księgowości, które regularnie dostają przelewy zbiorcze ze specyfikacją – od kontrahentów, faktorów, platform sprzedażowych czy operatorów płatności.
✓ Firm z dużą liczbą dokumentów od tych samych kontrahentów, np. w transporcie, spedycji czy handlu hurtowym.
✓ Organizacji rozliczających płatności w wielu walutach, gdzie data rozliczenia ma znaczenie dla różnic kursowych.
Jak przebiega wdrożenie
1 Analiza specyfikacji – jakie pliki firma dostaje, od kogo i jak przełożyć je na układ kolumn programu.
2 Przegląd danych w Optimie – czy płatności mają uzupełnione numery obce, a kontrahenci NIP-y, oraz jak ustawiona jest reguła daty rozrachunku.
3 Instalacja – program na stanowisku z Optimą, połączenie z serwerem bazy, operator do rozliczeń, a dla trybu automatycznego folder wymiany i zadanie cykliczne.
4 Testy na kopii bazy – rzeczywiste specyfikacje przechodzą całą ścieżkę, a wynik jest porównywany z rozliczeniem ręcznym.
5 Szkolenie i start – obsługa trybu ręcznego to kilka minut instruktażu, a trybu automatycznego – umówienie, kto i kiedy zagląda do folderu „Blad”.
Co można dostosować
Automat powstał pod konkretny proces rozliczeń i pod niego jest dopasowywany. Do ustalenia na wdrożeniu pozostają między innymi:
✓ Układ kolumn i format pliku wejściowego, w tym specyfikacje przysyłane przez konkretnych partnerów.
✓ Klucz dopasowania płatności – inne pole niż numer obcy albo inny identyfikator kontrahenta niż NIP.
✓ Zasady ustalania daty rozliczenia i zachowanie przy jej braku.
✓ Liczba dni ponawiania w trybie automatycznym i sposób obsługi plików z błędami.
✓ Forma raportów – zakres informacji i miejsce, w które trafiają.
Co się zmienia
✓ Rozliczenie przelewu zbiorczego zajmuje tyle, ile wybranie pliku i zapisu bankowego – zamiast kilku godzin przepisywania.
✓ Kwoty trafiają do Optimy dokładnie takie, jak w specyfikacji – bez literówek i bez przekroczenia salda dokumentu.
✓ Daty rozliczeń są spójne z regułą przyjętą w firmie, więc różnice kursowe liczą się tak, jak powinny.
✓ Konto rozrachunkowe kontrahenta jest aktualne na bieżąco, a nie dopiero po zamknięciu miesiąca.
✓ Księgowość zajmuje się tylko wierszami, których nie dało się dopasować – z gotową informacją, dlaczego.
✓ Przy regularnych specyfikacjach rozliczenia dzieją się same, a człowiek zagląda tylko do folderu z plikami, które wymagają uwagi.
