Comarch ERP Optima · Sky-Shop
Zatwierdzanie faktur po wysyłce zamówienia
Faktura sprzedaży w Optimie wychodzi z bufora sama, gdy zamówienie w sklepie dostaje status „Wysłane”
Integrator sklepu zakłada w Optimie fakturę do każdego zamówienia, ale zostawia ją w buforze, bo zamówienie może jeszcze zostać zmienione albo anulowane. Ostateczny sygnał przychodzi ze sklepu: paczka wyjechała. Wtedy ktoś w księgowości musi porównać listę wysłanych zamówień z buforem Optimy i zatwierdzić faktury jedna po drugiej. Przy setkach zamówień tygodniowo bufor rośnie, a sprzedaż nie trafia do ksiąg na czas.
Automat sprawdza statusy w sklepie i zatwierdza faktury wysłanych zamówień.
1
warunek: status „Wysłane” w sklepie
999
zamówień sprawdzanych w jednym zapytaniu do sklepu
24/7
praca z Harmonogramu zadań Windows
0
faktur zatwierdzanych ręcznie
Tydzień sprzedaży, dwa scenariusze
Bez automatu
Lista wysłanych zamówień pobierana z panelu sklepu
Każda faktura szukana w buforze Optimy po numerze zamówienia
Zatwierdzanie jedna po drugiej
Bufor rośnie, sprzedaż trafia do ksiąg z opóźnieniem
Z automatem
Faktury w buforze odczytywane z Optimy automatycznie
Statusy zamówień pobierane ze sklepu przez API
Faktury wysłanych zamówień zatwierdzane bez udziału człowieka
W buforze zostają tylko zamówienia, które jeszcze nie wyjechały
Jak to działa
Program dla systemu Windows działający w tle, uruchamiany cyklicznie z Harmonogramu zadań. Zatwierdza faktury przez oficjalny interfejs Comarch ERP Optima, więc zatwierdzenie przechodzi przez te same kontrole, co przy pracy ręcznej.
1 Odczyt bufora: faktury sprzedaży w buforze, bez korekt, z numerem zamówienia zapisanym w opisie przez integrator.
2 Zapytanie do sklepu przez API Sky-Shop o te zamówienia, w paczkach do 999 numerów.
3 Zatwierdzenie faktury w Optimie dla każdego zamówienia ze statusem „Wysłane”.
4 Dziennik z listą zatwierdzonych faktur i opisem problemów.
Faktura wystawiona na kontrahenta nieokreślonego nie jest zatwierdzana, tylko trafia do dziennika jako wymagająca uzupełnienia danych nabywcy. Błąd przy jednej fakturze nie zatrzymuje pozostałych. Sesja z Optimą jest co kilkadziesiąt dokumentów odnawiana, a stare pliki dziennika usuwane po zadanej liczbie dni.
Dla kogo
✓ Sklepów na platformie Sky-Shop, które prowadzą sprzedaż i księgowość w Comarch ERP Optima.
✓ Firm korzystających z integratora SellIntegro, który zakłada faktury w buforze.
✓ Księgowości, która chce zatwierdzać sprzedaż dopiero po faktycznej wysyłce, ale bez ręcznego pilnowania statusów.
Co można dostosować
✓ Status zamówienia, który uruchamia zatwierdzenie, na przykład „Zrealizowane” lub „Opłacone”.
✓ Obsługa innej platformy sklepowej lub innego integratora, który zapisuje numer zamówienia na fakturze.
✓ Anulowanie faktur w buforze dla zamówień anulowanych w sklepie.
✓ Powiadomienie mailowe o fakturach, których nie udało się zatwierdzić.
Wymagania: Comarch ERP Optima zainstalowana na komputerze, na którym działa automat, operator Optimy z dostępem do modułu handlowego, dostęp do bazy Optimy na serwerze SQL, klucz API sklepu Sky-Shop, faktury z numerem zamówienia w opisie. Instalacja polega na skopiowaniu katalogu z programem i utworzeniu zadania w Harmonogramie zadań Windows.
