Comarch ERP XL · Sieci handlowe
XL - Automatyczna wysyłka faktur do sieci sklepów
Sieć handlowa z kilkoma sklepami przyjmuje faktury elektronicznie, ale każdy sklep ma własny katalog na serwerze wymiany i własny system kasowy, który te pliki wczytuje. Dostawca musi więc nie tylko przygotować plik w wymaganym formacie, ale też wysłać go pod właściwy adres – bo faktura dla jednego sklepu wrzucona do katalogu drugiego zaksięguje się w niewłaściwym miejscu.
Robione ręcznie oznacza to codzienne wybieranie nowych faktur z listy, generowanie plików, łączenie się z serwerem i pilnowanie, co już poszło, a co jeszcze nie. Ten automat wykonuje cały ten cykl bez udziału człowieka.
Wystawiona faktura sama trafia do katalogu właściwego sklepu.
Jak to działa
Praca bez obsługi
Program uruchamiany jest z harmonogramu i nie wymaga otwierania żadnego okna. Częstotliwość ustala się dowolnie – faktura może trafić do sieci w kilka minut po wystawieniu.
Wybiera tylko to, co trzeba
Pobierane są faktury zatwierdzone, wystawione na kontrahentów danej sieci, od ustalonej daty początkowej. Dokumenty w buforze, faktury dla innych odbiorców i te już przesłane są pomijane.
Sklep rozpoznawany z kartoteki
Kontrahent z faktury przekładany jest na numer sklepu w sieci, który wyznacza katalog docelowy na serwerze. Jedna sieć może mieć kilkanaście kartotek prowadzących do kilku punktów odbioru.
Plik w formacie systemu kasowego
Generowany jest komplet danych faktury: numer, data, termin płatności, dane wystawcy i odbiorcy, wszystkie pozycje z kodami kreskowymi, podsumowanie VAT i kwota do zapłaty – z zachowaną składnią i separatorem dziesiętnym wymaganym przez odbiorcę.
Wysyłka wprost na serwer sieci
Plik przesyłany jest do katalogu przypisanego sklepowi, a po potwierdzeniu wysyłki kasowany lokalnie. Nie powstaje katalog z setkami plików, po którym nikt nie wie, co zostało przekazane.
Oznaczenie przesłanej faktury
Po udanej wysyłce dokument dostaje w ERP atrybut potwierdzający przekazanie. Widać to przy fakturze w standardowym oknie, a kolejny przebieg jej nie powtórzy.
Nowy sklep zgłaszany od razu
Faktura na kontrahenta spoza mapy nie jest wysyłana w przypadkowe miejsce – trafia do dziennika z informacją, że pojawił się nieznany punkt. Problem wychodzi przy pierwszej fakturze, a nie przy rozliczeniu miesiąca.
Rozdzielone etapy w dzienniku
Log rozróżnia niepowodzenie przygotowania pliku, niepowodzenie wysyłki oraz sytuację, w której plik poszedł, ale nie udało się oznaczyć dokumentu. Wiadomo, co dokładnie poprawić.
Droga faktury
1 Wystawienie w ERP. Handlowiec wystawia i zatwierdza fakturę dla sklepu sieci – bez żadnych dodatkowych czynności.
2 Wykrycie przy przebiegu. Automat odnajduje faktury jeszcze nieprzesłane i ustala, do którego sklepu należy każda z nich.
3 Przygotowanie i wysyłka. Powstaje plik w formacie systemu kasowego i trafia do katalogu tego sklepu na serwerze wymiany.
4 Potwierdzenie. Faktura zostaje oznaczona jako przekazana, a przebieg zapisany w dzienniku.
Do czego to prowadzi
Faktury docierają do sieci tego samego dnia, bez czekania na to, aż ktoś znajdzie czas na przygotowanie przesyłki. Oznaczenie na dokumencie w ERP odpowiada na pytanie „czy to już poszło" bez zaglądania na serwer wymiany. Ponieważ przypisanie sklepów jest ustalone raz, faktura nie trafia do niewłaściwego katalogu nawet przy dużej liczbie punktów odbioru. Ten sam mechanizm obsługuje kolejne sieci po dostosowaniu formatu pliku i mapy odbiorców.
Wysyłka faktur do sieci dzieje się sama, a obsługa reaguje tylko na zgłoszenia z dziennika.
Co się zmienia
✓ Nikt nie generuje i nie wysyła plików z fakturami ręcznie.
✓ Faktura trafia do katalogu właściwego sklepu, a nie do wspólnego worka.
✓ Ta sama faktura nie zostanie przesłana dwa razy.
✓ Nieznany kontrahent zgłasza się przy pierwszej fakturze, zamiast wysłać ją w złe miejsce.
Wymagania: Comarch ERP XL z dostępem do bazy danych, uzupełnione kody EAN na kartach towarowych, zdefiniowana klasa atrybutu do oznaczania przesłanych dokumentów, konto na serwerze wymiany sieci oraz harmonogram zadań na serwerze. Format pliku, przypisanie kartotek do sklepów i częstotliwość przebiegów ustalamy na wdrożeniu – dla każdej sieci osobno.
