Comarch ERP XL · EDI
Integracja zamówień EDI
Zamówienia z sieci handlowej wczytane, sprawdzone i zamienione na zamówienie, WZ i fakturę w ERP XL
Dostawca sieci handlowej dostaje zamówienia jako pliki EDI, osobno z każdego sklepu. Każdy plik trzeba otworzyć, rozpoznać sklep po numerze GLN, dopasować towary po kodach EAN, przepisać ilości i ceny do systemu handlowego, a potem wystawić wydanie i fakturę z atrybutami, których wymaga operator EDI. Przy kilkudziesięciu sklepach w sieci i dostawach kilka razy w tygodniu robi się z tego osobne stanowisko pracy. Do tego dochodzi pytanie, ile palet wyjedzie w najbliższym tygodniu, na które nikt nie ma szybkiej odpowiedzi.
Integracja zamienia katalog plików w jedną tabelę i trzy przyciski.
1
tabela dla wszystkich sklepów sieci
3
dokumenty w ERP XL: ZS, WZ, FS
GLN
sklep i adres dostawy rozpoznane same
0
ręcznie przepisywanych pozycji
Jeden tydzień zamówień, dwa scenariusze
Bez integracji
Każdy plik zamówienia otwierany i czytany osobno
Sklep i adres dostawy szukane w kartotece po numerze GLN
Towary dopasowywane po EAN i przepisywane do ERP ręcznie
Palety do wysyłki liczone w arkuszu, na podstawie wydruków
Atrybuty wymagane przez operatora EDI uzupełniane na każdej WZ
To samo zamówienie czasem wprowadzone dwa razy
Z integracją
Pliki wczytywane automatycznie z katalogu EDI
Kontrahent i adres sklepu dobrane po GLN bez udziału człowieka
Pozycje dopasowane po EAN, gotowe do wystawienia dokumentów
Palety policzone dla każdego zamówienia i łącznie dla całego okresu
WZ dostaje komplet atrybutów EDI w chwili wystawienia
Numer zamówienia sprawdzany, duplikat nie przejdzie
Czym to jest
Rozwiązanie składa się z dwóch programów dla systemu Windows. Usługa integracyjna pracuje w tle bez przerwy: czyta nowe pliki zamówień, zapisuje je i wystawia dokumenty w ERP XL. Panel zamówień to okno dla osoby, która prowadzi sieć: przegląda zamówienia, poprawia ilości i ceny, a potem decyduje, kiedy powstaje zamówienie, wydanie i faktura.
Pliki EDI w formacie XML
Integracja czyta zamówienia w standardowym formacie XML operatora EDI: nagłówek z datami, strony transakcji z numerami GLN, pozycje z kodami EAN, ilościami, jednostkami i cenami netto oraz podsumowanie.
Dokumenty przez API ERP XL
Zamówienia sprzedaży, wydania zewnętrzne i faktury powstają przez oficjalny interfejs programistyczny Comarch ERP XL, z numeracją, seriami i kontrolą stanów po stronie systemu.
Warstwa pośrednia
Zamówienia z plików trafiają najpierw do własnych tabel integracji, obok bazy ERP XL. Można je tam przejrzeć i poprawić, zanim w systemie handlowym powstanie jakikolwiek dokument.
Porządek w katalogu
Poprawnie wczytany plik przenoszony jest do podkatalogu z plikami przetworzonymi. W katalogu głównym zostają tylko te, które czekają albo mają błąd.
Co się dzieje z plikiem zamówienia
1 Odczyt pliku: numer zamówienia, data zamówienia i oczekiwana data dostawy, numery GLN kupującego, sprzedawcy i punktu dostawy, pozycje i wartości.
2 Filtr odbiorcy: przetwarzane są zamówienia od wskazanej sieci, rozpoznanej po jej numerze GLN. Pliki od innych kupujących zostają nietknięte.
3 Weryfikacja: czy takiego numeru zamówienia jeszcze nie ma, czy kontrahent i adres sklepu istnieją w ERP XL pod podanym GLN, czy każdy kod EAN wskazuje kartę towaru.
4 Zapis zamówienia z pozycjami, przy czym ilość i cena zamówione przez sieć przechowywane są osobno od ilości i ceny do realizacji. Oryginał zostaje, korekta nie nadpisuje tego, co sieć zamówiła.
5 Błąd nie ginie: plik, który nie przeszedł weryfikacji, zostaje w katalogu, a w panelu pojawia się jego nazwa, data i konkretna przyczyna, np. brak towaru o danym kodzie EAN. Po uzupełnieniu kartoteki plik wczyta się przy kolejnym przebiegu.
Zamówienie jest zapisywane w całości albo wcale. Jeśli w trakcie zapisu którejś pozycji wystąpi błąd, cały nagłówek i dodane już pozycje są wycofywane, więc w tabeli nie zostaje niepełne zamówienie.
Panel zamówień: cała sieć w jednej tabeli
Każde zamówienie to jeden wiersz, każdy towar to kolumna. Widać numer sklepu, jego nazwę i region, datę zamówienia, oczekiwaną datę dostawy, wartość zamówioną i wartość do realizacji. Pierwsze kolumny są przypięte, więc przy przewijaniu w prawo zawsze wiadomo, o który sklep chodzi.
Zamówione i do realizacji
Dla każdego towaru obok siebie ilość zamówiona przez sklep i ilość, która faktycznie pojedzie. Brak towaru czy zmiana ustalona z działem zakupów sieci to dwuklik w komórkę, a wartość zamówienia przelicza się od razu.
Palety zamiast sztuk
Ilości przeliczane są na palety według jednostki paletowej zapisanej na karcie towaru. Widać, ile palet zamówił sklep, ile pojedzie, i ile łącznie wychodzi w wybranym okresie.
Wiersz podsumowania
Pod tabelą sumy dla każdej kolumny oraz przeliczenie według współczynnika ustawionego w atrybucie towaru. To gotowa odpowiedź dla produkcji i logistyki, ile czego trzeba przygotować.
Kolory statusów
Zamówienie z wystawionym zamówieniem sprzedaży lub WZ ma wiersz jasnozielony, zafakturowane ciemnozielony, anulowane czerwony. Stan całej sieci widać bez otwierania dokumentów.
✓ Zakres dat według daty zamówienia albo daty realizacji, więc ten sam widok służy do planowania dostaw i do rozliczenia miesiąca.
✓ Filtr towarów zawęża kolumny do wybranej linii produktów, a wyszukiwarka odnajduje zamówienie po numerze albo po sklepie.
✓ Dodatkowy towar można dopisać do zamówienia wprost w tabeli, z ceną z ostatniego zamówienia tego towaru.
✓ Ceny ukrywane jednym przełącznikiem, gdy tabelę ogląda magazyn albo produkcja.
✓ Kopiowanie do schowka zaznaczonych zamówień razem z podsumowaniem, gotowe do wklejenia w arkusz kalkulacyjny.
✓ Anulowanie zamówienia z potwierdzeniem. Anulowane nie trafia do dokumentów, ale można je pokazać w tabeli.
Dokumenty w ERP XL na przycisk
Osoba prowadząca sieć zaznacza zamówienia w panelu i wybiera, co ma powstać. Usługa w tle wystawia dokumenty i odświeża status w tabeli.
1 Zamówienie sprzedaży z datą wystawienia i realizacji z pliku EDI, adresem dostawy do konkretnego sklepu i numerem zamówienia sieci zapisanym jako dokument obcy.
2 Wydanie zewnętrzne powiązane z zamówieniem na poziomie nagłówka i każdej pozycji. WZ dostaje atrybuty potrzebne operatorowi EDI do wysłania awiza dostawy: kod odbiorcy, kolejny numer wysyłki w danym dniu, oczekiwaną i najwcześniejszą datę dostawy.
3 Faktura sprzedaży do zamówienia albo do wystawionej WZ, z datą sprzedaży ustawioną w panelu i we właściwym rejestrze VAT.
Seria dokumentu dobierana jest według linii produktowej w zamówieniu, z wyjątkami dla wybranych grup towarów. Jeśli któraś pozycja nie da się dodać, na przykład z powodu braku towaru na magazynie, niedokończony dokument jest usuwany, a przyczyna po polsku trafia do listy błędów w panelu.
Dla kogo
✓ Producentów i dystrybutorów dostarczających towar do sieci handlowych, które zamawiają przez EDI.
✓ Firm rozliczających sprzedaż w Comarch ERP XL, u których zamówienia z sieci przepisuje dziś człowiek.
✓ Dostawców towaru wysyłanego na paletach, dla których liczba palet decyduje o planie transportu.
✓ Firm obsługujących dziesiątki sklepów jednej sieci, gdzie każdy sklep to osobny adres dostawy z własnym numerem GLN.
Jak przebiega wdrożenie
1 Rozmowa o procesie: jak dziś zamówienia z sieci trafiają do ERP, które dokumenty są potrzebne i czego wymaga operator EDI.
2 Przygotowanie ERP XL: numery GLN na adresach sklepów, kody EAN na kartach towarów, jednostka paletowa, atrybuty sklepu i regionu, serie dokumentów, magazyn i rejestr VAT.
3 Instalacja: usługa na serwerze z dostępem do katalogu plików EDI, panel na stanowiskach osób obsługujących sieć.
4 Testy na rzeczywistych plikach: kilka zamówień przechodzi całą drogę do faktury, a WZ jest sprawdzana pod kątem awiza.
5 Szkolenie i start: obsługa panelu to jedna tabela i kilka przycisków.
Co można dostosować
Każda sieć ma swoje wymagania co do dokumentów i awizacji. Do ustalenia na wdrożeniu pozostają między innymi:
✓ Obsługa kolejnych sieci handlowych, rozpoznawanych po własnym numerze GLN.
✓ Zasady doboru serii dokumentów dla linii produktowych i wyjątków.
✓ Zestaw atrybutów na WZ wymaganych przez operatora EDI i sieć.
✓ Kolumny panelu, sposób przeliczenia palet i współczynniki w wierszu podsumowania.
✓ Częstotliwość sprawdzania katalogu i lokalizacja plików EDI.
Co się zmienia
✓ Zamówienie ze sklepu sieci jest w tabeli chwilę po tym, jak plik trafi do katalogu EDI.
✓ Nikt nie przepisuje pozycji ani nie szuka sklepu po numerze GLN.
✓ Liczba palet na najbliższe dni jest znana od razu, bez osobnego arkusza.
✓ WZ wychodzi z atrybutami potrzebnymi do awiza, więc sieć nie odrzuca dostawy z powodu braków w danych.
✓ Korekta ilości zostawia ślad: widać, co sklep zamówił, a co faktycznie pojechało.
✓ Każdy plik z problemem ma nazwę i przyczynę w panelu, zamiast leżeć niezauważony w katalogu.
Wymagania: Comarch ERP XL z licencją na interfejs programistyczny, serwer SQL z bazą ERP XL, komputer z systemem Windows dla usługi integracyjnej z dostępem do katalogu, do którego operator EDI zapisuje pliki zamówień w formacie XML, oraz stanowiska z panelem zamówień dla osób obsługujących sieć. Kontrahenci i adresy sklepów muszą mieć uzupełnione numery GLN, a towary kody EAN i jednostkę paletową. Serie dokumentów, magazyn, rejestr VAT i atrybuty dla operatora EDI ustawiane są na wdrożeniu.
