Comarch ERP XL · EDI
XL - EDI dla sieci OBI
Sieć handlowa nie wysyła zamówień mailem. Zamówienia przychodzą jako pliki EDI, w ustalonym formacie, po kilkadziesiąt dziennie, każde z własnym punktem dostawy i pozycjami identyfikowanymi kodami kreskowymi – nie indeksami dostawcy. Ktoś musi te pliki otworzyć, dopasować sklep do kartoteki, każdy kod do właściwego towaru i wprowadzić zamówienie do ERP, zanim wyjedzie dostawa.
Przy tej skali przepisywanie ręczne jest nie tylko pracochłonne, ale i ryzykowne: pomylony punkt dostawy albo nierozpoznany kod towaru kończy się dostawą pod zły adres, korektą faktury i reklamacją od sieci.
Integracja czyta te pliki sama i prowadzi zamówienie aż do faktury.
Jak to działa
Nasłuch katalogu z zamówieniami
Usługa sprawdza folder EDI w stałych odstępach czasu i przetwarza wszystko, co się w nim pojawiło. Nikt nie musi jej uruchamiać ani pilnować – nowe zamówienie ląduje w systemie samo, w ciągu kilku minut.
Sklep rozpoznawany po numerze GLN
Kupujący i punkt dostawy dopasowywane są po globalnych numerach lokalizacyjnych do adresów kontrahenta w ERP. Dostawa trafia dokładnie do tego marketu, który zamawiał, bo adres nie jest przepisywany ręcznie.
Towar po kodzie kreskowym
Pozycje identyfikowane są kodem EAN i tłumaczone na kartoteki towarowe wraz z indeksem dostawcy oraz oznaczeniem stosowanym przez sieć. Kartoteka i zamówienie mówią tym samym językiem, mimo że każda strona używa własnych numerów.
Zamówienie sprawdzane przed zapisem
Program weryfikuje, czy zamówienie o tym numerze już nie zostało wczytane, czy rozpoznano kontrahenta, adres i wszystkie towary. Wystarczy jedna niezgodność, żeby plik nie trafił do systemu – zamiast wpisu z brakującą pozycją powstaje wpis na liście błędów.
Ścieżka dokumentów w ERP
Z wczytanego zamówienia powstaje kolejno zamówienie sprzedaży, wydanie z magazynu i faktura, z zachowaniem powiązań między dokumentami. Faktura może też spinać wcześniejsze wydania, jeśli tak wygląda ustalony proces.
Seria zależna od asortymentu
Numeracja dokumentów dobierana jest na podstawie kodu towaru, więc różne grupy asortymentowe trafiają do właściwych serii. Podział, którego wymaga księgowość, dzieje się przy wystawianiu, a nie przy porządkowaniu.
Panel do prowadzenia zamówień
Osobna aplikacja pokazuje wszystkie wczytane zamówienia z pozycjami i stanem realizacji. Z jej poziomu zleca się wystawienie zamówienia, wydania czy faktury, ustawia datę sprzedaży, a błędnie wystawiony dokument można usunąć i powtórzyć.
Błędy widoczne, nie ukryte
Osobna zakładka pokazuje pliki, których nie udało się wczytać, wraz z powodem, oraz błędy zwrócone przez ERP przy ostatnim przebiegu, z wyszukiwarką po nazwie pliku. Po poprawieniu danych plik przetwarza się ponownie.
Droga zamówienia
1 Plik od sieci. Zamówienie trafia do uzgodnionego katalogu i zostaje wczytane przy najbliższym przebiegu.
2 Rozpoznanie i weryfikacja. Kontrahent, punkt dostawy i wszystkie pozycje zostają dopasowane do kartotek ERP; plik z kompletem danych ląduje w archiwum wczytanych.
3 Zamówienie sprzedaży. W ERP powstaje dokument z datą realizacji z zamówienia, adresem dostawy i pełną listą pozycji w cenach z pliku.
4 Wydanie i faktura. Po realizacji powstają dokumenty magazynowe i sprzedażowe, powiązane z zamówieniem, gotowe do wysyłki do sieci.
5 Nadzór operatora. Stan każdego zamówienia widać w panelu; zamówienie można anulować, a dokument wycofać i wystawić od nowa.
Do czego to prowadzi
Dokumenty zakładane są przez API Comarch ERP XL, więc mają normalne numeracje, powiązania i wyceny – to nie są wpisy obok systemu. Każde zamówienie z pliku ma swój odpowiednik w ewidencji, ze wskazaniem nazwy pliku źródłowego, dzięki czemu w razie sporu z siecią da się wrócić do pierwotnego dokumentu EDI. Zamówienia od innych odbiorców trafiające do tego samego katalogu są rozpoznawane po numerze i pomijane, więc jeden proces obsługuje wiele kanałów bez mieszania danych.
Zamówienie z sieci handlowej jest w ERP bez udziału człowieka, a obsługa zajmuje się tylko przypadkami, które faktycznie tego wymagają.
Co się zmienia
✓ Kilkadziesiąt zamówień dziennie wchodzi do systemu bez przepisywania pozycji i adresów.
✓ Dostawa idzie do właściwego marketu, bo punkt dostawy wynika z numeru w pliku, a nie z domysłu.
✓ Nierozpoznany towar czy nowy sklep zgłaszają się od razu, zamiast wychodzić przy wydaniu.
✓ Zamówienie, wydanie i faktura są ze sobą powiązane, więc rozliczenie z siecią jest jednoznaczne.
Wymagania: Comarch ERP XL z dostępem do API i bazy, uzupełnione numery GLN na adresach kontrahenta oraz kody EAN na kartach towarowych, a także kanał, którym sieć dostarcza pliki zamówień. Format dokumentów, serie, magazyn i moment wystawiania kolejnych dokumentów ustalamy na wdrożeniu – każda sieć handlowa ma własne wymagania.
