Comarch ERP XL · PSS
XL - Eksport faktur do systemu PSS
Dostawa do spółdzielni handlowej to nie jest jedna transakcja z jednym kontrahentem. To dostawy do kilkunastu czy kilkudziesięciu sklepów, z których każdy prowadzi własną gospodarkę magazynową i oczekuje danych o towarze w swoim systemie. Faktura wystawiona w Comarch ERP XL musi więc trafić do partnera w postaci, którą jego system przyjmie – z kodem kreskowym towaru, ceną, ilością, stawką VAT i wskazaniem, o który sklep chodzi.
Robione ręcznie oznacza to składanie pliku w edytorze tekstu, pole po polu, z pilnowaniem separatorów i kolejności kolumn. Jedna pomylona pozycja i cała transmisja jest odrzucana. Ten dodatek buduje taki plik z danych, które już są na dokumencie w ERP.
Zaznaczone faktury zamieniają się w jeden gotowy plik transmisyjny – bez składania go w edytorze.
Jak to działa
Przycisk w oknie ERP
Rozszerzenie dokłada przycisk „PSS" na liście dokumentów handlowych, w zakładce sprzedaży. Eksport odbywa się w miejscu, w którym handlowiec i tak pracuje – bez uruchamiania osobnego programu.
Jeden plik na całą partię
Wszystkie zaznaczone faktury składają się w jeden zbiorczy plik transmisyjny. Nie trzeba wysyłać kilkunastu osobnych plików ani pilnować, czy któryś nie został pominięty – partia z całego dnia idzie jednym przesłaniem.
Sklep rozpoznawany z atrybutu
Oznaczenie punktu, do którego idzie dostawa, pobierane jest z atrybutu przypisanego do adresu kontrahenta na dokumencie. Sieć z wieloma sklepami obsługuje się jedną kartoteką, a każda pozycja trafia do pliku z właściwym numerem sklepu.
Towar po kodzie kreskowym
Pozycja identyfikowana jest kodem EAN z karty towaru, a obok trafiają nazwa, jednostka, ilość, cena po rabacie i stawka VAT. System partnera dopasowuje towar po kodzie, którym posługuje się przy sprzedaży.
Ścisła składnia pliku
Każda pozycja zapisywana jest jako linia o stałej kolejności pól, z wymaganym znacznikiem rekordu, datą w formacie transmisyjnym i kropką jako separatorem dziesiętnym w cenach, ilościach i stawkach. Plik nie wymaga poprawek przed wysyłką.
Bez osobnej konfiguracji bazy
Dodatek pracuje na bazie i serwerze bieżącej sesji Comarch ERP XL. Zmiana środowiska czy przełączenie firmy nie wymaga poprawiania ustawień eksportu.
Droga dokumentu
1 Zaznaczenie faktur. Na liście dokumentów handlowych zaznaczasz dokumenty przeznaczone do transmisji.
2 Wybór katalogu. Po kliknięciu przycisku wskazujesz folder, w którym ma powstać plik – może to być katalog wymiany uzgodniony z partnerem.
3 Odczyt pozycji. Dla każdego dokumentu pobierane są wszystkie pozycje wraz z kodami EAN, datą, numerem faktury i oznaczeniem sklepu.
4 Zapis pliku. Powstaje jeden plik tekstowy z pozycjami wszystkich zaznaczonych faktur, a program potwierdza zakończenie eksportu.
Do czego to prowadzi
Dane w pliku pochodzą wprost z dokumentu w ERP, więc kod towaru, ilość, cena po rabacie i stawka VAT są zgodne z tym, co zostało zafakturowane – partner księguje dokładnie to, co dostał. Przypisanie sklepu do adresu robi się raz, przy zakładaniu punktu, a nie przy każdej dostawie od nowa. Rozwiązanie działa jako rozszerzenie interfejsu Comarch ERP XL, więc nie wymaga zmian w samym systemie ani osobnego stanowiska.
Składanie pliku transmisyjnego zamienia się w zaznaczenie faktur i jedno kliknięcie.
Co się zmienia
✓ Plik dla partnera nie jest składany ręcznie w edytorze tekstu.
✓ Dostawy do wielu sklepów idą w jednej transmisji, każda z własnym oznaczeniem punktu.
✓ Separatory, kolejność pól i format daty są zawsze takie same, więc plik nie wraca odrzucony.
✓ Numer faktury zapisany przy każdej pozycji pozwala jednoznacznie wrócić do dokumentu w ERP.
Wymagania: Comarch ERP XL z modułem Interfejs Programistyczny oraz dostępem do bazy danych, uzupełnione kody EAN na kartach towarowych i atrybut z numerem sklepu na adresach kontrahenta, a także kanał przekazywania plików uzgodniony z partnerem. Układ pól w pliku, źródło oznaczenia sklepu i katalog docelowy ustalamy na wdrożeniu – dla każdego partnera osobno.
