Comarch ERP XL · Magazyn
Generator MMP do MMW
Automatyczne przyjęcia międzymagazynowe – towar wydany na magazyn wewnętrzny od razu jest na jego stanie
Przesunięcie towaru między magazynami w Comarch ERP XL to zawsze dwa dokumenty. Wydanie międzymagazynowe (MMW) zdejmuje towar z magazynu źródłowego, a dopiero przyjęcie międzymagazynowe (MMP) wprowadza go na magazyn docelowy. Pomiędzy nimi towar jest „w drodze” – nie ma go ani tu, ani tam. Gdy magazyn docelowy to wewnętrzny magazyn firmy, a przesunięć jest kilkadziesiąt dziennie, wystawianie MMP do każdego MMW staje się mechaniczną pracą, o której łatwo zapomnieć. Skutki widać dopiero przy inwentaryzacji albo wtedy, gdy nie da się wydać towaru, który fizycznie leży na półce.
Generator robi to sam, w tle, bez udziału pracownika.
0
ręcznie wystawianych przyjęć MMP
2
etapy w każdym uruchomieniu
1
MMP do każdego MMW, nigdy dwa
0
przyjęć zapomnianych w buforze
Przesunięcie między magazynami, dwa scenariusze
Bez generatora
Po zatwierdzeniu MMW ktoś musi pamiętać o wystawieniu przyjęcia
MMP tworzone ręcznie, jedno po drugim, z listy wydań
Część przyjęć zostaje w buforze i nie zmienia stanów
Towar leży na półce, a system pokazuje zero na magazynie
Różnice wychodzą przy inwentaryzacji albo zamknięciu miesiąca
Trudno ustalić, które wydania nie mają jeszcze przyjęcia
Z generatorem
Program sam wyszukuje zatwierdzone MMW bez przyjęcia
MMP powstaje z MMW, z tymi samymi pozycjami i datami
Przyjęcie jest od razu zatwierdzone, bufor pozostaje pusty
Stan magazynu docelowego odpowiada temu, co faktycznie przyszło
Dokumenty pozostawione w buforze też zostają zatwierdzone
Każda operacja zapisana w dzienniku z wynikiem i numerem dokumentu
Czym to jest
Niewielka aplikacja dla systemu Windows działająca w tle, bez okien i bez obsługi przez użytkownika. Nie jest to dodatek wbudowany w Comarch ERP XL ani raport – to osobny program, który uruchamiany cyklicznie, np. z Harmonogramu zadań systemu Windows, wykonuje swoją pracę i sam się zamyka. Nikt nie musi go otwierać ani pilnować.
Połączenie z Comarch ERP XL
Dokumenty powstają i są zatwierdzane przez oficjalne API Comarch ERP XL (XL API), w trybie wsadowym i we własnej sesji. Zachowana jest numeracja, kontrola stanów i cała logika systemu.
Dedykowany operator
Program loguje się do systemu na osobnym koncie operatora. W historii dokumentów od razu widać, które przyjęcia powstały automatycznie, a które wystawił pracownik.
Odczyt z bazy, zapis przez API
Baza Comarch ERP XL służy tylko do wyszukania dokumentów do obsłużenia. Wszystkie zmiany przechodzą przez API – program nie zapisuje niczego bezpośrednio w tabelach systemu.
Oszczędne działanie
Gdy nie ma dokumentów do obsłużenia, program kończy pracę bez logowania do systemu. Nie zajmuje licencji ani sesji, jeśli nie ma nic do zrobienia.
Co dzieje się przy każdym uruchomieniu
Każde uruchomienie to dwa etapy wykonywane jeden po drugim. Pierwszy uzupełnia brakujące przyjęcia, drugi dokańcza te, które zostały w buforze.
1 Wyszukanie wydań bez przyjęcia – program znajduje zatwierdzone dokumenty MMW, których magazyn docelowy jest oznaczony w systemie jako wewnętrzny, a do których nie powstało jeszcze żadne MMP.
2 Utworzenie MMP na podstawie MMW – przyjęcie jest powiązane z wydaniem, a pozycje przepisywane są z MMW w całości. Data wystawienia, data sprzedaży, data magazynowa i centrum struktury firmy są takie same jak na wydaniu.
3 Zatwierdzenie przyjęcia – nowe MMP jest od razu zamykane jako zatwierdzone, więc towar pojawia się na stanie magazynu docelowego bez żadnej dodatkowej czynności.
4 Przegląd bufora – drugi etap wyszukuje dokumenty MMP na magazyny wewnętrzne, które nadal są w buforze. Mogły powstać ręcznie albo nie zostać zatwierdzone w poprzednim uruchomieniu.
5 Zatwierdzenie zaległych MMP – tuż przed otwarciem program sprawdza, czy dokument wciąż jest w buforze. Jeśli ktoś zdążył go zatwierdzić, dokument jest pomijany, a pozostałe zostają otwarte i zatwierdzone.
Gdy obsługa jednego dokumentu się nie powiedzie – na przykład z powodu braku towaru albo blokady dokumentu – program przechodzi do kolejnego, zamiast przerywać całą pracę. Przy następnym uruchomieniu wraca do tego, co zostało. Do jednego MMW nigdy nie powstaje drugie przyjęcie, a MMP, którego nie udało się zatwierdzić, zostanie zatwierdzone w drugim etapie.
Obsługiwane są tylko właściwe dokumenty
Automat działający bez nadzoru musi mieć jasne granice. Generator obsługuje tylko te przesunięcia, dla których przyjęcie jest formalnością, a wszystko inne zostawia ludziom.
✓ Tylko magazyny wewnętrzne – decyduje o tym oznaczenie magazynu w Comarch ERP XL, więc zakres działania zmienia się w kartotece magazynu, a nie w programie.
✓ Tylko zatwierdzone wydania – MMW w buforze jest pomijane. Przyjęcie powstaje dopiero wtedy, gdy towar rzeczywiście zszedł z magazynu źródłowego.
✓ Tylko od daty wdrożenia – dokumenty sprzed ustalonej daty startu nie są ruszane, więc zamknięte okresy i historyczne rozliczenia pozostają bez zmian.
✓ W kolejności numeracji – wydania są obsługiwane według serii, miesiąca i numeru, a przyjęcia powstają w tej samej kolejności co dokumenty źródłowe.
✓ Z pełną logiką systemu – wszystko przechodzi przez XL API, więc obowiązują te same kontrole, co przy pracy ręcznej, w tym kontrola dostępności towaru.
Dziennik pracy
Program pracuje bez okien, więc wszystko, co robi, zapisuje w dzienniku. Każdego dnia powstaje nowy plik, co ułatwia odszukanie konkretnego uruchomienia.
Każdy dokument osobno
Dla każdego utworzenia i zatwierdzenia zapisywany jest identyfikator dokumentu źródłowego oraz wynik operacji.
Błędy opisane słowami
Zamiast samego kodu błędu dziennik zawiera opis pobrany z Comarch ERP XL, dlatego od razu widać, co zablokowało dokument.
Pełny przebieg
Dziennik zawiera początek i koniec każdego etapu, wynik logowania i wylogowania oraz informację o braku dokumentów do obsłużenia.
Konfiguracja
W pliku konfiguracyjnym ustawia się wersję API, bazę Comarch ERP XL, identyfikator programu, serwer klucza oraz połączenie z serwerem bazy danych. Częstotliwość pracy wynika z ustawień w Harmonogramie zadań – co kilka minut, co godzinę albo raz na koniec zmiany, zależnie od potrzeb.
Zakresem działania steruje się w samym Comarch ERP XL. Wystarczy oznaczyć nowy magazyn jako wewnętrzny, aby przesunięcia na niego były obsługiwane automatycznie, bez zmian w programie.
Dla kogo
✓ Firm pracujących na Comarch ERP XL z kilkoma magazynami, między którymi towar przesuwa się codziennie.
✓ Przedsiębiorstw z magazynami wewnętrznymi, np. produkcyjnymi, podręcznymi albo wydziałowymi, na które przyjęcie jest zawsze kopią wydania.
✓ Zespołów, w których MMW wystawia jedna osoba, a MMP powinna wystawić inna – i właśnie na styku tych osób dokumenty giną.
✓ Działów księgowości i kontrolingu, którym zależy na zgodnych stanach magazynowych przy zamknięciu miesiąca.
Jak przebiega wdrożenie
1 Przegląd magazynów – ustalenie, które przesunięcia mają być obsługiwane automatycznie, i oznaczenie odpowiednich magazynów jako wewnętrzne.
2 Przygotowanie systemu – założenie operatora dla programu, nadanie mu uprawnień do dokumentów magazynowych i ustalenie daty startu.
3 Instalacja – program na komputerze lub serwerze z Comarch ERP XL, konfiguracja połączenia z bazą i serwerem klucza.
4 Uruchomienie próbne – kontrola utworzonych przyjęć, ich pozycji i dat oraz przegląd dziennika pracy.
5 Harmonogram – ustawienie cyklicznego uruchamiania. Od tej chwili program działa sam i nie wymaga szkolenia użytkowników.
Co można dostosować
Generator powstał pod konkretny proces magazynowy i na wdrożeniu jest dopasowywany do organizacji firmy. Można ustalić między innymi:
✓ Kryteria wyboru magazynów i dokumentów, np. według serii, magazynu źródłowego lub atrybutu.
✓ Tryb zamykania przyjęć – od razu zatwierdzone albo pozostawione w buforze do sprawdzenia przez magazyniera.
✓ Datę graniczną, od której obsługiwane są dokumenty.
✓ Powiadomienia o dokumentach, których nie udało się obsłużyć, np. mailem do osoby odpowiedzialnej za magazyn.
✓ Automatyzację innych par dokumentów magazynowych, działającą na tej samej zasadzie.
Co się zmienia
✓ Nikt nie musi pamiętać o wystawieniu przyjęcia do przesunięcia na magazyn wewnętrzny.
✓ Towar nie „wisi w drodze” – stan magazynu docelowego zgadza się z tym, co fizycznie na niego trafiło.
✓ Przyjęcie jest wierną kopią wydania – pozycje i daty się zgadzają, bez błędów przy przepisywaniu.
✓ Bufor nie rośnie przez miesiąc – zaległe MMP są zatwierdzane przy każdym uruchomieniu.
✓ Zamknięcie miesiąca i inwentaryzacja nie zaczynają się od szukania brakujących przyjęć.
✓ Magazynierzy zajmują się towarem, a nie przepisywaniem dokumentów z jednego rejestru do drugiego.
