Comarch ERP XL · Kasy biletowe
XL - Import sprzedaży z systemu biletowego
Obiekt sportowy sprzedaje wejściówki na kilku stanowiskach kasowych, do tego przez internet, do tego wystawia faktury firmom za wynajem. Każde stanowisko ma własną kasę fiskalną, własną serię dokumentów i własny rejestr kasowy, bo tak wymaga rozliczenie. Na koniec dnia wszystko to musi znaleźć się w ERP – z właściwą serią, właściwym rejestrem VAT i właściwym rejestrem kasowym.
Przepisywane ręcznie oznacza kilkaset dokumentów miesięcznie, każdy z pozycjami i płatnością, plus storna i faktury do paragonów. Przy tej liczbie pomyłka nie jest kwestią uwagi, tylko czasu – a każda kończy się rozjazdem w raporcie kasowym albo w deklaracji.
Sprzedaż ze wszystkich kas trafia do ERP jednym przebiegiem – z podziałem na serie i rejestry.
Jak to działa
Dane pobierane wprost z systemu biletowego
Program łączy się z systemem sprzedaży biletów, uwierzytelnia się i pobiera dokumenty, pozycje, płatności oraz kartoteki klientów za wskazany zakres dat. Nie trzeba niczego eksportować ręcznie ani przenosić plików między systemami.
Kasa wyznacza serię i rejestry
Identyfikator stanowiska kasowego określa serię dokumentu, rejestr VAT i rejestr kasowy. Każde stanowisko rozlicza się osobno, a sprzedaż internetowa trafia do własnej serii – podział wymagany przez księgowość powstaje przy zakładaniu dokumentu.
Pełen zestaw typów dokumentów
Przenoszone są paragony, storna paragonów, faktury sprzedaży, faktury dla osób prywatnych, korekty faktur oraz zbiorcze raporty sprzedaży na dzień. Każdy typ ma osobny przełącznik, więc jednym przebiegiem można wczytać tylko to, co potrzebne.
Nic nie wchodzi dwa razy
Przed założeniem dokumentu sprawdzany jest jego numer źródłowy w bazie ERP, z pominięciem dokumentów anulowanych. Powtórzone uruchomienie na tym samym zakresie dat nie tworzy duplikatów – można spokojnie dociągnąć brakujący dzień.
Korekty wiązane z oryginałem
Storno albo korekta jest odnajdywana i podpinana pod dokument, którego dotyczy, wraz ze wskazaniem korygowanej pozycji. Rozliczenie z klientem i obraz w ewidencji pozostają spójne.
Klienci zakładani z kompletem danych
Kontrahenci przenoszeni są razem z adresami: nazwą, adresem, numerem NIP, REGON, kontaktem i numerem lokalizacyjnym. Istniejąca kartoteka jest odnajdywana zamiast zakładana po raz drugi.
Płatność zgodna ze sposobem zapłaty
Gotówka, karta i płatność internetowa trafiają do właściwego rejestru kasowego. Raport kasowy stanowiska zgadza się z tym, co faktycznie przeszło przez kasę.
Dokumenty przez API Comarch ERP XL
Zakładanie odbywa się interfejsem programistycznym w trybie wsadowym, po sprawdzeniu zgodności wersji. Dokumenty mają normalną numerację, wycenę i powiązania – to nie są wpisy wykonane wprost w bazie.
Przebieg widoczny na bieżąco
Okno pokazuje każdy zakładany dokument z numerem, datą i wartością, licznik postępu oraz czas trwania. Błąd pojedynczego dokumentu jest zapisywany i nie przerywa reszty przebiegu, a całość da się zatrzymać w dowolnym momencie.
Zatwierdzanie paragonów niefiskalnych
Osobna funkcja zamyka dokumenty oznaczone jako niepodlegające fiskalizacji, zdejmując z nich oznaczenie po udanym zatwierdzeniu. Sprzedaż niewymagająca paragonu fiskalnego nie blokuje zamknięcia dnia.
Konfiguracja w jednym miejscu
Dane dostępowe do ERP, bazy i systemu biletowego ustawia się w zakładce ustawień i zapisuje w postaci zaszyfrowanej. Połączenie z bazą może korzystać z konta Windows zamiast osobnego użytkownika SQL.
Import z pliku jako droga zapasowa
Poza połączeniem z systemem biletowym program przyjmuje dane z pliku o uzgodnionej strukturze. Awaria łącza albo jednorazowe wczytanie historii nie wstrzymuje pracy.
Droga sprzedaży
1 Sprzedaż na obiekcie. Kasy i sprzedaż internetowa rejestrują wejściówki, wynajmy i faktury w systemie biletowym.
2 Pobranie danych. Operator wskazuje zakres dat i zaznacza, które typy dokumentów wczytać. Program pokazuje liczby pobranych pozycji przed rozpoczęciem.
3 Uzupełnienie kartotek. Klienci z faktur zakładani są w ERP wraz z adresami, o ile jeszcze ich tam nie ma.
4 Zakładanie dokumentów. Powstają paragony, faktury i korekty w seriach właściwych dla stanowisk, z płatnościami w odpowiednich rejestrach. Dokumenty już obecne w systemie są pomijane.
5 Kontrola. Log przebiegu pokazuje, co zostało założone i co się nie powiodło, wraz z komunikatem zwróconym przez ERP.
Do czego to prowadzi
Przychód ze wszystkich kanałów sprzedaży siedzi w ERP w postaci normalnych dokumentów, więc raport kasowy, rejestr VAT i deklaracja liczą się na danych, a nie na przepisanych sumach. Każdy dokument pamięta numer źródłowy z systemu biletowego, dlatego przy reklamacji albo kontroli da się wrócić do konkretnej transakcji na konkretnym stanowisku. Kolejne stanowisko kasowe czy nowy kanał sprzedaży dokłada się przez rozszerzenie mapy kas – bez zmiany sposobu pracy.
Sprzedaż z całego dnia wchodzi do ERP jednym przebiegiem, a obsługa zajmuje się wyłącznie wyjątkami z logu.
Co się zmienia
✓ Paragony i faktury nie są przepisywane do ERP pozycja po pozycji.
✓ Seria, rejestr VAT i rejestr kasowy wynikają ze stanowiska, a nie z pamięci osoby wprowadzającej.
✓ Powtórzone uruchomienie nie tworzy duplikatów, więc brakujący dzień da się dociągnąć bez ryzyka.
✓ Storna i korekty są powiązane z dokumentami źródłowymi, a nie zapisane obok nich.
✓ Dokument, który się nie założył, jest wypisany z powodem, a nie ginie po cichu.
Wymagania: Comarch ERP XL z modułem Interfejs Programistyczny oraz dostępem do bazy danych, konto z dostępem do API systemu biletowego, a także zdefiniowane serie dokumentów, rejestry VAT i rejestry kasowe odpowiadające stanowiskom. Mapowanie kas na serie i rejestry, zakres importowanych typów dokumentów oraz sposób obsługi sprzedaży internetowej ustalamy na wdrożeniu.
