Comarch ERP XL · Excel
Importer faktur
Faktury za czynsz, eksploatację i media z pliku Excel prosto do ERP XL, także w walutach obcych
Zarządca nieruchomości rozlicza najemców w swoim systemie, a faktury muszą trafić do systemu księgowego właściciela. Co miesiąc przychodzi plik z setkami wierszy: czynsz za biuro, parking, magazyn, opłaty eksploatacyjne, energia, woda. Część w złotówkach, część w euro, z kursem i kwotą z umowy. Przepisywanie tego ręcznie zajmuje dni, a każda faktura musi mieć właściwą serię, stawkę VAT, okres i opis, który najemca zrozumie.
Importer zamienia miesięczny plik w gotowe faktury w trzech krokach.
3
kroki: wczytaj, sprawdź, importuj
2
rodzaje faktur: krajowa i walutowa
4
serie według rodzaju opłaty
0
faktur przepisywanych ręcznie
Jeden miesiąc rozliczeń, dwa scenariusze
Bez importera
Plik z zestawieniem otwarty obok ERP, faktury przepisywane wiersz po wierszu
Kurs i kwota z umowy w euro przeliczane ręcznie
Okres najmu i numer zamówienia dopisywane do każdej pozycji
Seria i rejestr dobierane z pamięci dla każdego rodzaju opłaty
Błędy wychodzą dopiero przy uzgadnianiu sald
Z importerem
Cały plik wczytany jednym kliknięciem i pogrupowany w faktury
Faktura walutowa z kursem z pliku, w nagłówku i na każdej pozycji
Okres, kwota z umowy i uwagi dopisane do nazwy pozycji automatycznie
Rejestr należności dobrany do rodzaju opłaty według ustawień
Brakujący najemca lub usługa wychodzą przed importem, nie po
Czym to jest
Aplikacja dla systemu Windows dla księgowości lub działu rozliczeń. Jedno okno, trzy przyciski i dziennik, w którym widać każdy krok: ile faktur i pozycji jest w pliku, czego brakuje w ERP, która faktura powstała, a która nie i dlaczego. Wpis z dziennika da się skopiować i przekazać dalej.
Plik z systemu zarządcy
Źródłem jest eksport do Excela z systemu do zarządzania nieruchomościami: jeden wiersz to jedna pozycja, a numer dokumentu łączy pozycje w faktury.
Faktury przez API ERP XL
Faktury powstają przez oficjalny interfejs programistyczny Comarch ERP XL, z numeracją, tabelą VAT i płatnościami liczonymi przez system.
Numer z systemu źródłowego
Numer faktury z systemu zarządcy zapisuje się jako dokument obcy, a identyfikator pozycji jako atrybut. Każdą pozycję w ERP da się powiązać z wierszem w pliku.
Serie w ustawieniach
Osobne okno konfiguracji pozwala przypisać serie do faktur za eksploatację, czynsz w PLN, czynsz w walucie oraz energię i wodę. Zmiana nie wymaga programisty.
Trzy kroki od pliku do faktur
1 Wczytaj plik: program odczytuje arkusz, grupuje wiersze w faktury i sprawdza format każdej daty i kwoty. Błędny wiersz jest wskazany numerem, nazwą kolumny i numerem faktury.
2 Sprawdź dane: najemca szukany jest w kartotece kontrahentów po nazwie, z pominięciem spacji, a każdy kod opłaty po karcie usługi. Lista braków pojawia się w dzienniku, a import jest zablokowany, dopóki kartoteka nie będzie kompletna.
3 Importuj: powstają faktury z pozycjami i płatnościami, a przy każdej wynik: wystawiona albo błąd z komunikatem systemu.
Co trafia na fakturę
✓ Rodzaj dokumentu według waluty: faktura krajowa dla PLN, faktura walutowa dla EUR i innych walut, z kursem z pliku w nagłówku i na pozycjach.
✓ Daty: data wystawienia z pliku, data sprzedaży z końca okresu rozliczeniowego, forma płatności przelew.
✓ Czytelne pozycje: nazwa usługi po polsku, okres od–do, uwagi z pliku, a przy czynszu w walucie kwota z umowy w walucie umowy.
✓ Stawka VAT z pliku dopasowana do grupy podatkowej w ERP XL.
✓ Opis faktury złożony z numeru zamówienia najemcy, dodatkowych opisów z pliku, kursu waluty i listy udzielonych rabatów.
✓ Należność w rejestrze właściwym dla rodzaju opłaty: czynsz, eksploatacja albo media rozpoznawane są po nazwie pozycji, a przy fakturach walutowych należność jest dodawana także w walucie.
Plik z systemu źródłowego ma swoje przyzwyczajenia i importer je zna. Pozycje ujemne, czyli rabaty, nie psują faktury, tylko trafiają do jej opisu z kwotą. Ilość 0 traktowana jest jako 1, a zera w polach opisowych nie pojawiają się na dokumencie.
Dla kogo
✓ Właścicieli nieruchomości komercyjnych, których najem obsługuje zewnętrzny zarządca, a księgi prowadzone są w Comarch ERP XL.
✓ Firm wynajmujących powierzchnie biurowe, magazynowe, parkingi i lokale usługowe, z umowami w PLN i w euro.
✓ Działów księgowych, które co miesiąc dostają zestawienie w Excelu i przepisują je na faktury.
✓ Każdej firmy, która wystawia faktury w ERP XL na podstawie danych z innego systemu, eksportowanych do arkusza.
Jak przebiega wdrożenie
1 Analiza pliku: które kolumny eksportu niosą dane faktury, jak rozpoznać rodzaj opłaty, które pola mają trafić na dokument.
2 Przygotowanie ERP XL: karty usług o kodach zgodnych z kodami opłat, najemcy w kartotece kontrahentów, serie i rejestry należności, atrybut identyfikatora pozycji.
3 Import próbny na kopii bazy z rzeczywistym plikiem i porównanie faktur z zestawieniem zarządcy.
4 Instalacja i instruktaż: obsługa to trzy przyciski, a dziennik mówi, co poprawić, gdy czegoś brakuje.
Co można dostosować
Importer jest dopasowywany do układu pliku i do sposobu fakturowania w firmie. Do ustalenia pozostają między innymi:
✓ Układ kolumn pliku źródłowego, także po zmianie eksportu po stronie zarządcy.
✓ Rodzaje opłat, ich rozpoznawanie i przypisane im serie oraz rejestry.
✓ Treść opisu faktury i nazw pozycji widocznych dla najemcy.
✓ Dopasowanie najemców po numerze NIP i automatyczne zakładanie nowych kart kontrahentów.
✓ Kontrola, czy faktura o danym numerze z systemu źródłowego nie została już zaimportowana.
Co się zmienia
✓ Miesięczne fakturowanie najemców zajmuje minuty zamiast dni.
✓ Faktury walutowe mają kurs i kwoty dokładnie takie jak w rozliczeniu zarządcy.
✓ Najemca dostaje fakturę z okresem, opisem i rabatami, bez pytań o to, za co płaci.
✓ Braki w kartotece wychodzą przed wystawieniem, a nie przy uzgadnianiu sald.
✓ Każda pozycja w ERP ma odnośnik do wiersza w pliku źródłowym.
Wymagania: Comarch ERP XL z licencją na interfejs programistyczny, komputer z systemem Windows z dostępem do serwera SQL z bazą ERP XL, plik eksportu w formacie Excel (XLSX lub XLS) z systemu, w którym prowadzone są rozliczenia najmu. W ERP XL potrzebne są karty usług o kodach zgodnych z plikiem, kontrahenci odpowiadający najemcom, serie i rejestry należności dla poszczególnych rodzajów opłat oraz atrybut pozycji dokumentu na identyfikator z systemu źródłowego.
