Comarch ERP XL · Księgowość
XL - Importer not memoriałowych
Rozliczenia z instytucją finansującą przychodzą w arkuszu: lista faktur, kwoty zlecone i kwoty faktycznie zapłacone, kurs, data płatności, data księgowania. Każdy taki wiersz to w księgach dwie pozycje na nocie memoriałowej, na kontach zależnych od kontrahenta i waluty, a do tego rozliczenie konkretnej faktury, do której płatność się odnosi.
Przy kilkuset wierszach miesięcznie księgowa spędza dni na wyszukiwaniu konta właściwego dla każdego klienta, wpisywaniu par zapisów i ręcznym kojarzeniu płatności z fakturami. Pomyłka w koncie analitycznym wychodzi zwykle dopiero przy uzgodnieniu sald.
Aplikacja czyta ten arkusz, sama dobiera konta i zakłada gotowe noty w ERP.
Jak to działa
Arkusz bez przerabiania
Wskazuje się plik i konkretny arkusz, a program parsuje go w układzie, w jakim przychodzi od kontrahenta finansowego – łącznie z obcojęzycznymi nagłówkami kolumn. Nic nie trzeba wcześniej przepisywać ani porządkować.
Konto kontrahenta wyszukiwane w trzech krokach
Najpierw po numerze faktury i jej dekrecie, potem po samym dokumencie, a na końcu po numerze NIP w kartotece. Analityka wynika z tego, jak dana faktura została już zaksięgowana, a nie ze zgadywania.
Komplet zapisów na wiersz
Z każdej pozycji arkusza powstaje pełny schemat księgowania: rozrachunek z kontrahentem, przychód i rozliczenia międzyokresowe, wraz z odpowiadającą ewidencją pozabilansową. Schemat zapisany jest raz i stosowany identycznie do każdego wiersza.
Złotówki i euro rozpoznawane same
Obecność kursu decyduje o tym, czy pozycja jest walutowa; kwota w walucie i w złotych trafiają na dokument razem z kursem. Konta krajowe i unijne dobierane są według numeru identyfikacyjnego kontrahenta.
Sprawdzenie przed księgowaniem
Osobny krok weryfikuje wszystkie wiersze wobec planu kont i kartotek, zanim cokolwiek trafi do ERP. Wiersz, dla którego nie da się ustalić konta, jest wskazany z nazwy – księgowa poprawia dane, a nie szuka błędu po fakcie.
Jedna nota na dzień księgowania
Pozycje grupowane są po dacie i trafiają do wspólnych not, zakładanych chronologicznie, we wskazanej serii i okresie obrachunkowym. W księgach zostaje kilka czytelnych dokumentów zamiast kilkuset pojedynczych.
Faktury rozliczane automatycznie
Po zapisaniu noty jej płatności są kojarzone z nierozliczonymi fakturami tego samego kontrahenta – po numerze dokumentu, walucie i kwocie. Można też wskazać jeden dokument, z którym rozliczana jest druga strona zapisów.
Przebieg pod kontrolą operatora
Okno pokazuje postęp, komunikaty z systemu i błędy pozycja po pozycji, a długie przetwarzanie można w każdej chwili przerwać. Nic nie dzieje się w tle bez informacji zwrotnej.
Przebieg importu
1 Wczytanie arkusza. Wybór pliku i arkusza; dane pojawiają się w tabeli do przejrzenia przed dalszymi krokami.
2 Parametry księgowania. Okres obrachunkowy, konta zespołu wynikowego i rozliczeń międzyokresowych oraz seria dokumentów.
3 Weryfikacja. Program dobiera konta dla każdego wiersza i raportuje wszystko, czego nie potrafi jednoznacznie ustalić.
4 Import. Noty powstają przez API Comarch ERP XL: nagłówek z opisem wskazującym plik źródłowy i datę, komplet pozycji, zapis dokumentu.
5 Rozliczenia. Płatności not są kojarzone z odpowiadającymi im dokumentami, a wynik każdej operacji trafia do okna przebiegu.
Do czego to prowadzi
Dokumenty zakładane są przez API Comarch ERP XL, więc noty są zwykłymi dokumentami księgowymi z pełną historią, a nie wpisem do bazy obok systemu. Opis noty wskazuje plik i dzień, z którego pochodzi, dzięki czemu każdą pozycję da się cofnąć do konkretnego wiersza arkusza. Nieudane rozliczenie nie przerywa pracy – jest odnotowane i zostaje do wykonania ręcznie, a reszta dokumentu księguje się normalnie.
Kilkaset wierszy rozliczenia zamienia się w kilka not i komplet rozliczonych faktur w jednym przebiegu.
Co się zmienia
✓ Księgowanie miesięcznego rozliczenia zajmuje kilkanaście minut zamiast kilku dni.
✓ Konta analityczne dobierane są tak samo dla każdego wiersza, więc salda kontrahentów się zgadzają.
✓ Rozliczenie faktury następuje razem z jej zaksięgowaniem, a nie w osobnym kroku tydzień później.
✓ Problematyczne wiersze są znane przed księgowaniem, więc nie trzeba poprawiać zaksięgowanych dokumentów.
Wymagania: Comarch ERP XL z modułem księgowym, dostępem do API i bazy oraz uzgodniony plan kont z analityką kontrahentów. Schemat księgowania, sposób dobierania kont i reguły rozliczania dokumentów ustalamy z księgowością na wdrożeniu – układ arkusza źródłowego dopasowujemy do tego, co przysyła kontrahent.
