Comarch ERP XL · EDI
XL - Integracja EDI z sieciami handlowymi
Duży odbiorca nie negocjuje sposobu składania zamówień. Wysyła pliki EDI w swoim formacie, ze swoimi numerami lokalizacji i swoimi indeksami towarów, po kilkadziesiąt dziennie, i oczekuje dostawy na czas. Po stronie dostawcy ktoś musi każdy taki plik otworzyć, ustalić, który to sklep, przetłumaczyć pozycje na własne kartoteki i wprowadzić zamówienie do ERP.
Standardowe mechanizmy wymiany danych radzą sobie z tym tylko wtedy, gdy obie strony trzymają się identycznego wzorca. W praktyce każda sieć ma własne odchylenia: inne pole z indeksem, inny sposób oznaczania punktu dostawy, inne wymagania co do numeracji dokumentów. Ta integracja jest budowana pod te odchylenia.
Zamówienie z pliku EDI zamienia się w komplet dokumentów w ERP – bez przepisywania.
Jak to działa
Usługa pracująca w tle
Program w stałych odstępach sprawdza katalog, do którego trafiają zamówienia, i przetwarza każde nowe. Częstotliwość jest ustawieniem, więc zamówienie może być w systemie w ciągu minuty od nadejścia.
Kupujący i punkt dostawy z numerów GLN
Kontrahent oraz adres wysyłki rozpoznawane są po globalnych numerach lokalizacyjnych zapisanych na adresach w ERP. Sieć z kilkudziesięcioma sklepami obsługuje się jedną kartoteką, a dostawa trafia pod właściwy adres.
Pozycje tłumaczone na kartoteki
Towar dopasowywany jest po indeksie używanym w wymianie – u jednych odbiorców jest to kod dostawcy, u innych kod kreskowy. Zapisywane są oba oznaczenia, więc na dokumencie widać zarówno własny indeks, jak i ten, którym posługuje się odbiorca.
Wszystko albo nic
Zamówienie trafia do systemu tylko wtedy, gdy rozpoznano kontrahenta, adres i każdą pozycję, a numer nie powtarza się z wcześniejszym. Niekompletne zamówienie nie zostaje wprowadzone w połowie – ląduje na liście do wyjaśnienia.
Pełna ścieżka dokumentów
Z zamówienia powstaje dokument zamówienia sprzedaży, następnie wydanie z magazynu i faktura, z zachowanymi powiązaniami. Faktura może również spinać wcześniejsze wydania, jeśli tak działa proces u odbiorcy.
Numeracja zależna od asortymentu
Seria dokumentu wybierana jest na podstawie kodu towaru, z domyślną wartością z konfiguracji. Podział na serie wymagany przez księgowość powstaje automatycznie, przy wystawianiu dokumentu.
Panel dla obsługi zamówień
Aplikacja okienkowa pokazuje wczytane zamówienia z pozycjami i stanem realizacji. Stąd zleca się wystawienie kolejnych dokumentów, ustawia datę sprzedaży, anuluje zamówienie albo wycofuje błędnie wystawiony dokument, żeby wystawić go ponownie.
Rejestr błędów zamiast ciszy
Osobna zakładka pokazuje pliki, których nie udało się wczytać, wraz z powodem, oraz komunikaty zwrócone przez ERP przy ostatnim przebiegu. Dane z listy da się wyszukiwać i wyeksportować do arkusza.
Droga zamówienia
1 Plik od odbiorcy. Zamówienie trafia do uzgodnionego katalogu i zostaje wczytane przy najbliższym przebiegu.
2 Rozpoznanie danych. Numer zamówienia, daty, kupujący, punkt dostawy oraz wszystkie pozycje z ilościami i cenami są dopasowywane do kartotek ERP.
3 Zapis i archiwizacja. Poprawne zamówienie ląduje w ewidencji, a plik źródłowy przenoszony jest do katalogu wczytanych – zawsze zostaje dowód, co przyszło od odbiorcy.
4 Dokumenty w ERP. Powstaje zamówienie sprzedaży, po realizacji wydanie i faktura, w ustalonym magazynie, serii i rejestrze.
5 Kontrola obsługi. Stan każdego zamówienia widać w panelu, razem z numerami dokumentów, które z niego powstały.
Do czego to prowadzi
Dokumenty zakładane są przez API Comarch ERP XL, więc mają normalną numerację, wycenę i powiązania – to nie jest ewidencja obok systemu. Każde zamówienie pamięta nazwę pliku, z którego powstało, dlatego przy reklamacji albo sporze o ilość da się wrócić do oryginalnego dokumentu EDI. Rozwiązanie jest przygotowywane pod format konkretnego odbiorcy: ten sam mechanizm obsługuje kolejne sieci po dostosowaniu sposobu odczytu pliku i reguł dopasowania towarów.
Zamówienia od sieci obsługują się same przez całą dobę, a człowiek zajmuje się wyłącznie wyjątkami.
Co się zmienia
✓ Zamówienia z sieci wchodzą do ERP bez przepisywania pozycji, ilości i adresów dostawy.
✓ Indeksy odbiorcy i własne kartoteki są kojarzone raz, w jednym miejscu, a nie przy każdym zamówieniu od nowa.
✓ Nowy sklep albo nieznany towar zgłasza się od razu przy wczytaniu, a nie w dniu wysyłki.
✓ Zamówienie, wydanie i faktura są powiązane, więc rozliczenie z odbiorcą jest jednoznaczne.
Wymagania: Comarch ERP XL z dostępem do API i bazy, uzupełnione numery GLN na adresach kontrahentów oraz indeksy odbiorcy na kartach towarowych, a także kanał dostarczania plików uzgodniony z siecią. Format dokumentów, reguły dopasowania towarów, serie, magazyn i rejestr sprzedaży ustalamy na wdrożeniu – dla każdej sieci osobno.
