Comarch ERP Optima · Comarch ERP XL · WMS
Synchronizator Optima – XL/WMS
Handel i księgowość w Optimie, magazyn na kolektorach w WMS, a między nimi dane, które zawsze się zgadzają
Comarch ERP Optima dobrze obsługuje sprzedaż i księgowość, ale nie ma magazynu wysokiego składowania z kolektorami. Taki magazyn ma Comarch WMS, tylko że działa w oparciu o ERP XL. Firma, która chce mieć jedno i drugie, staje przed wyborem: przejść w całości na XL albo codziennie przepisywać kontrahentów, towary i dokumenty między dwoma systemami. Do tego dochodzą partie, daty ważności, częściowe realizacje i inwentaryzacje, których ręcznie nie da się utrzymać w zgodzie.
Synchronizator pozwala zostać przy Optimie i pracować na pełnym WMS.
22
operacje w każdym cyklu synchronizacji
7
rodzajów dokumentów magazynowych, z korektami
6
typów rozbieżności wykrywanych automatycznie
0
dokumentów przepisywanych ręcznie
Jedna dostawa, dwa scenariusze
Bez synchronizatora
Przyjęcie wpisane w Optimie, a potem drugi raz w XL, żeby magazyn je zobaczył
Nowy towar zakładany w dwóch systemach, z dwoma listami kodów EAN
Partie i daty ważności z kolektora przepisywane do Optimy z wydruku
Dostawca przywiózł mniej, a zamówienie w Optimie dalej pokazuje całość
Wynik inwentaryzacji wprowadzany ręcznie, pozycja po pozycji
Z synchronizatorem
Przyjęcie zapisane w buforze Optimy trafia do WMS jako zadanie dla magazynu
Towar założony w jednym systemie pojawia się w drugim z pełną listą EAN
LOT i data ważności wracają z kolektora na dokument w Optimie
Ilości skorygowane do stanu faktycznego, zamówienie pokazuje prawdziwą realizację
Nadwyżki i niedobory z inwentaryzacji jako gotowe dokumenty PW i RW
Czym to jest
Dwie aplikacje dla systemu Windows. Synchronizator działa w tle, uruchamiany z Harmonogramu zadań. Każde uruchomienie to jeden pełny cykl: słowniki, kontrahenci, towary, a na końcu dokumenty, w ustalonej kolejności. Panel administracyjny to okno dla kierownika magazynu i działu IT, w którym widać stan synchronizacji, błędy i rozbieżności.
Optima zostaje systemem wiodącym
Operatorzy pracują w Optimie tak jak dotąd. Dokumenty magazynowe zapisują w buforze, a synchronizator przekazuje je do WMS i zatwierdza dopiero po faktycznej realizacji na magazynie.
WMS przez ERP XL
Dokumenty trafiają do ERP XL jako awiza dostaw i zlecenia wydań. Stamtąd WMS generuje zadania dla kolektorów wbudowanym mechanizmem Comarch, bez dodatkowej integracji.
Status na każdym dokumencie
Dokument w Optimie ma atrybut statusu WMS: „W realizacji”, „Przyjęto”, „Zrealizowano”, „Częściowo przyjęto”, „Częściowo zrealizowane”, „Anulowano”. Operator nie musi pytać magazynu, co się dzieje.
Samoinstalująca się baza
Tabele powiązań, mechanizmy śledzenia zmian, procedury i atrybuty są wdrażane automatycznie przy starcie. Kompletność środowiska sprawdza zakładka diagnostyki w panelu.
Co jest synchronizowane
Kontrahenci
Z Optimy do XL: nazwa, adres, NIP, REGON, dane kontaktowe, kraj ustalany z prefiksu NIP. Domyślny przedstawiciel kontrahenta trafia do XL jako osoba kontaktowa dla przewoźnika.
Towary
W obie strony: kod, nazwa, typ, jednostka, pełna lista kodów EAN i jednostki pakowania. Usunięcie towaru archiwizuje go po drugiej stronie, a przywrócenie przywraca.
Partie
Numer partii LOT i data ważności na każdej dostawie. Wydanie w Optimie schodzi dokładnie z tej partii, którą wydał magazynier.
Dokumenty
PZ, PW, WZ, RW, przyjęcia produktów i rozchody składników, przesunięcia MM z magazynu WMS i na niego oraz korekty magazynowe, także te powstałe z korekt faktur.
Droga dokumentu
1 Operator zapisuje dokument w buforze Optimy, na przykład przyjęcie z zamówienia u dostawcy.
2 Synchronizator przekazuje go do ERP XL, WMS tworzy zadanie dla magazynu, a dokument w Optimie dostaje status „W realizacji”.
3 Magazynier realizuje zadanie na kolektorze: skanuje towar, wpisuje partię i datę ważności.
4 Wynik wraca do Optimy: ilości skorygowane do faktycznych, niezrealizowane pozycje usunięte, partie uzupełnione, dokument zatwierdzony.
5 Zamówienie się domyka: rezerwacja odbiorcy albo zamówienie u dostawcy pokazuje rzeczywisty stopień realizacji. Jedno przyjęcie może domknąć kilka zamówień naraz.
Obieg działa też w drugą stronę. Przyjęcia i wydania zainicjowane na kolektorze oraz wyniki inwentaryzacji tworzą dokumenty w Optimie: nadwyżka to PW, niedobór to RW. Automatyczne przyjęcia dostają ostatnią cenę zakupu w złotych, więc nie zaniżają ani nie zawyżają wartości magazynu. Jeśli aktualizacja dokumentu nie powiedzie się w całości, kolejny cykl ponawia ją od początku.
Rozbieżności pod kontrolą
Synchronizator nie blokuje operatorom kasowania ani anulowania dokumentów. Zamiast tego wykrywa skutki działań wykonanych obok obiegu i pokazuje je w raporcie, gdzie ktoś podejmuje świadomą decyzję:
✓ Dokument skasowany w Optimie albo w XL po wysłaniu do magazynu.
✓ Różnica ilości między systemami po zamknięciu obiegu, porównywana osobno dla każdego towaru i partii.
✓ Anulowanie w WMS dokumentu już zatwierdzonego w Optimie.
✓ Dokument poza synchronizacją, który zmienił stan magazynu WMS w Optimie, ale nigdy nie trafił na magazyn fizyczny.
✓ Akcje naprawcze w panelu: zamknięcie powiązania oraz oznaczenie kompensaty z numerem dokumentu wyrównującego, zapisywane na stałe.
Panel administracyjny
Status
Wynik ostatniego cyklu z alarmem przy przestoju, wyniki każdej z 22 operacji, liczniki kolejek i błędów, raport rozbieżności.
Błędy
Kontrahenci, towary i dokumenty z błędem synchronizacji oraz dokumenty zawieszone, z możliwością ponowienia.
Diagnostyka
Kontrola kompletności środowiska i automatyczne wdrożenie brakujących elementów.
Konfiguracja i logi
Edycja parametrów z testem połączeń oraz przegląd logów z filtrami po dacie, poziomie i operacji.
Błąd synchronizacji kontrahenta, towaru czy dokumentu jest widoczny także w samej Optimie, jako atrybut z treścią komunikatu na karcie. Po udanym ponowieniu znika sam.
Dla kogo
✓ Firm pracujących na Comarch ERP Optima, które potrzebują magazynu na kolektorach, ale nie chcą przenosić handlu i księgowości do innego systemu.
✓ Dystrybutorów i producentów z towarem partiowym i datami ważności: żywność, kosmetyki, chemia, farmacja.
✓ Firm, w których zamówienia do dostawców i od odbiorców rzadko realizują się w stu procentach.
✓ Grup firm, w których część spółek pracuje na Optimie, a magazyn centralny na ERP XL z WMS.
Jak przebiega wdrożenie
1 Analiza przedwdrożeniowa: które dokumenty idą do magazynu, jak obsługiwane są partie, korekty i przesunięcia, od jakiej daty startuje obieg.
2 Uzgodnienie systemów: magazyny i formy płatności w Optimie i XL, magazyn obsługiwany przez WMS, kontrahent dla dokumentów inwentaryzacyjnych.
3 Instalacja synchronizatora z Harmonogramem zadań i panelu administracyjnego, pierwszy cykl na kopii baz.
4 Testy scenariuszy: pełna i częściowa realizacja, anulowania, korekty, inwentaryzacja, przesunięcia.
5 Start produkcyjny i opieka, z dokumentacją biznesową, administracyjną i instrukcją wdrożenia.
Co można dostosować
✓ Zakres dokumentów kierowanych do WMS i włączenie obsługi korekt.
✓ Wymóg daty ważności na partii, z wyłączeniem dla wybranych towarów.
✓ Okno dat, z którego pomijane są wyniki inwentaryzacji rozruchowej.
✓ Obsługa więcej niż jednego magazynu WMS.
Co się zmienia
✓ Firma zostaje przy Optimie i dostaje magazyn na kolektorach bez migracji do innego ERP.
✓ Dokument w Optimie zostaje zatwierdzony dopiero wtedy, gdy towar faktycznie przyjechał albo wyjechał.
✓ Partia i data ważności każdej dostawy są znane w obu systemach.
✓ Zamówienia pokazują prawdziwy stan realizacji, więc wiadomo, co domówić.
✓ Każda niezgodność między systemami jest widoczna w jednym raporcie, zamiast wyjść przy inwentaryzacji.
Wymagania: Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL z modułem WMS i licencją na interfejs programistyczny, serwer SQL z bazami obu systemów, serwer Windows z Harmonogramem zadań dla synchronizatora, stanowisko dla panelu administracyjnego. Magazyny i formy płatności muszą być uzgodnione w obu systemach przed startem. Słowniki jednostek miar i obiekty bazodanowe synchronizatora są wdrażane automatycznie.
