Comarch ERP XL · NAYAX
XL - Integracja automatów vendingowych
Automat sprzedaje przez całą dobę i nikogo przy nim nie ma. Wieczorem zostaje plik z transakcjami: setki pozycji z kilkudziesięciu maszyn, każda z towarem, ceną i stawką VAT. Żeby stany magazynowe i przychody się zgadzały, ktoś musi to przenieść do ERP – a przy napojach przyrządzanych z kilku składników dochodzi jeszcze kompletacja i rozchód surowców. Ręcznie nie da się tego robić codziennie.
Integracja robi to sama, każdej nocy, bez udziału człowieka.
Jak to działa
Pliki odbierane z serwera NAYAX
Raporty transakcji pobierane są z SFTP i ładowane do bazy. Plik przenoszony jest do archiwum dopiero po udanym imporcie, a błąd przejściowy oznacza po prostu ponowną próbę w kolejnym przebiegu.
Produkt automatu na kartotekę XL
Identyfikator produktu z NAYAX wskazuje towar w XL przez atrybut na karcie towaru. Nowy produkt w automacie wystarczy raz opisać atrybutem – od tego momentu sprzedaje się sam.
Komplet dokumentów na automat i dzień
Transakcje grupowane są w jeden zestaw dokumentów na maszynę i dobę. Produkty z recepturą przechodzą pełną kompletację: rozchód składników, przyjęcie wyrobu, dopiero potem wydanie. Reszta idzie prosto na WZ.
Zamienniki przy braku stanu
Gdy składnika zabrakło na magazynie, sięga po zamienniki zdefiniowane w XL, z przelicznikiem jednostek. Sprzedaż, która faktycznie się odbyła, nie zatrzymuje się na brakującej pozycji kartotekowej.
Zbiorcza faktura raz w miesiącu
W ustalonym dniu wydania z całego poprzedniego miesiąca spinane są jedną fakturą sprzedaży. Dokument już spięty nie zostanie spięty po raz drugi, a przebieg da się w razie awarii powtórzyć ręcznie.
Raport zamiast ciszy
Po każdym przebiegu na wskazane adresy idzie mail z arkuszem błędów: transakcje bez towaru, odrzucone pozycje, braki magazynowe. Osobny raport miesięczny pokazuje sprzedaż, która nie trafiła na żaden dokument.
Do czego to prowadzi
Dokumenty powstają przez oficjalne API Comarch ERP XL, więc niczym nie różnią się od wprowadzonych ręcznie: mają serie, stawki VAT, wyceny i wpływają na stany magazynowe. Każda transakcja ma w bazie zapisany numer dokumentu, którym została rozliczona, dlatego zawsze wiadomo, co już poszło do XL, a co czeka. Do całości dołączony jest panel administracyjny – wyłącznie do podglądu: stan importów, logi, konfiguracja i checklista gotowości przed uruchomieniem.
Sprzedaż z automatów jest w ERP następnego dnia rano, razem z rozchodem składników – bez przepisywania raportów.
Co się zmienia
✓ Codzienne przepisywanie raportów kasowych znika – proces uruchamia harmonogram zadań, bez obsługi.
✓ Stany magazynowe odpowiadają temu, co automaty faktycznie wydały, łącznie ze zużyciem składników.
✓ Problemy zgłaszają się same mailem, zamiast wychodzić przy zamknięciu miesiąca.
Wymagania: Comarch ERP XL z dostępem do API, serwer SQL, dostęp SFTP do raportów NAYAX oraz konto SMTP do powiadomień. Zakres dokumentów, mapowanie towarów, dzień wystawienia faktury zbiorczej i okresy przechowywania danych ustalane są na wdrożeniu.
