Comarch ERP XL · Portal pracowniczy
XL - Intranet
Licencji ERP nie ma dla wszystkich i nie każdy ich potrzebuje. Brygadzista chce wiedzieć, czy materiał jest na magazynie, i zamówić go na zlecenie. Kierownik ma to zatwierdzić. Dział zakupów potrzebuje obrotów z dostawcą, dział jakości zestawienia rozchodów na typ wagonu, a zarząd tego samego w rozbiciu na oddziały. Bez własnego dostępu każde takie pytanie idzie mailem do osoby, która ERP ma – i wraca po godzinie jako zrzut ekranu albo arkusz, który zdezaktualizuje się jeszcze tego samego dnia.
Rozdanie wszystkim dostępu do ERP nie jest odpowiedzią: to koszt licencji, szkolenia z systemu, którego ktoś użyje raz w tygodniu, i ryzyko, że osoba szukająca stanu magazynowego wejdzie w zupełnie inne dane.
Intranet daje każdemu dokładnie ten wycinek ERP, którego potrzebuje – w przeglądarce, na żywo, bez licencji.
Dla kogo
Produkcja
Sprawdza stan materiału i składa zapotrzebowanie na zlecenie, bez chodzenia do magazynu i bez dzwonienia po dziale.
Kierownicy i mistrzowie
Dostają zapotrzebowania do akceptacji mailem i zatwierdzają je jednym kliknięciem, także z telefonu.
Zakupy i controlling
Mają obroty dostawców, ilości w grupach materiałowych i rozchody w gotowych zestawieniach do eksportu.
Administrator
Zakłada konta, nadaje dostęp do pojedynczych ekranów i pilnuje przypisania oddziałów do serii dokumentów.
Jak to działa
Aplikacja webowa nad bazą ERP
Portal działa w przeglądarce, na komputerze i na tablecie w hali. Dane czyta wprost z bazy Comarch ERP XL, więc to, co widać na ekranie, jest aktualne w chwili otwarcia raportu – to nie jest kopia sprzed nocy.
Konto pracownika, nie licencja ERP
Pracownik zakłada konto na służbowy adres, potwierdza je linkiem z maila i sam resetuje hasło, kiedy je zgubi. Dostęp do portalu nie zajmuje licencji ERP ani nie wymaga szkolenia z jego obsługi.
Menu budowane z uprawnień
Administrator zaznacza, które pozycje widzi dana osoba, a menu składa się po zalogowaniu wyłącznie z nich. Nikt nie trafia na ekran, do którego nie ma prawa – po prostu go dla niego nie ma.
Raporty, które można drążyć
Zestawienia otwierają się w tabelach z filtrowaniem, sortowaniem, grupowaniem i wyszukiwaniem, a całość liczona jest po stronie serwera – nawet setki tysięcy pozycji nie zamulają przeglądarki. Wynik idzie do Excela lub PDF jednym kliknięciem.
Zamówienie materiału na zlecenie
Pracownik wybiera zlecenie, wskazuje towary z kartoteki wraz z dostępnym stanem i składa zapotrzebowanie. Pozycje można wpisać ręcznie, wczytać z arkusza albo skopiować z wcześniejszego zlecenia.
Akceptacja kierownika z maila
Zapotrzebowanie trafia mailem do wskazanego kierownika lub mistrza, razem z listą pozycji i linkiem do zatwierdzenia. Po akceptacji dokument zamówienia powstaje w ERP XL – z serią i magazynem właściwym dla oddziału.
Stany sprawdzane przed akceptacją
Przy przekazaniu ilości są konfrontowane z rzeczywistym stanem magazynu, a każda korekta jest pokazywana zamawiającemu. Kierownik nie zatwierdza zamówienia na towar, którego już nie ma.
Nieobecności i zastępstwa
Kierownicy i mistrzowie zgłaszają swoje nieobecności w portalu, więc na liście akceptujących widać, kto faktycznie jest w pracy. Urlop jednej osoby nie zatrzymuje wydań z magazynu.
Powiadomienia bez odświeżania
Portal utrzymuje stałe połączenie z serwerem, więc komunikat trafia do konkretnej osoby od razu, na otwartym ekranie. Nie trzeba wchodzić i sprawdzać, czy coś się wydarzyło.
Kilka oddziałów w jednym portalu
Każdy oddział ma przypisany własny magazyn i własną serię dokumentów. Użytkownik pracuje na danych swojej lokalizacji, a dokumenty trafiają do właściwej numeracji bez wybierania czegokolwiek ręcznie.
Zapotrzebowanie krok po kroku
1 Wybór zlecenia. Pracownik otwiera listę swoich zleceń produkcyjnych zaciągniętą z ERP i wskazuje to, na które potrzebuje materiału.
2 Kompletowanie pozycji. Towary dobierane są z kartoteki ERP, z widocznym stanem magazynu. Listę można wpisać ręcznie, wgrać z arkusza albo skopiować z podobnego zlecenia sprzed tygodnia.
3 Przekazanie do akceptacji. Przy wysłaniu system porównuje zamówione ilości z bieżącym stanem, koryguje je i pokazuje zamawiającemu, co dokładnie zostało zmienione i dlaczego.
4 Mail do przełożonego. Wskazany kierownik lub mistrz dostaje wiadomość z numerem zlecenia, autorem, pełną listą pozycji i jednorazowym linkiem do zatwierdzenia.
5 Dokument w ERP. Akceptacja tworzy zamówienie w Comarch ERP XL przez jego własne API: właściwy magazyn, seria oddziału, komplet pozycji i numer zlecenia zapisany jako atrybut dokumentu.
6 Realizacja przez magazyn. Magazynier pracuje już na normalnym dokumencie w ERP – nic nie jest przepisywane z maila ani z kartki.
Co jest w środku
› Stany magazynowe – bieżące stany w podziale na magazyny, w ujęciu ilościowym i wartościowym, w wersji z ceną i bez ceny, z osobnymi widokami dla pozycji zerowych oraz schodzących poniżej stanu minimalnego.
› Raporty rozchodów – rozchody wewnętrzne z opisem oraz w rozbiciu na typ wagonu, z zakresem dat i oddziałem jako parametrami; osobno przyjęcia z produkcji.
› Zakupy i dostawcy – obroty z konkretnym dostawcą po numerze NIP, zestawienia zbiorcze dla wszystkich dostawców w zadanym okresie oraz ilości w podziale na grupy materiałowe i magazyny.
› Zlecenia produkcyjne – lista zleceń z ERP jako punkt wyjścia dla zapotrzebowań i raportów kosztowych.
› Zapotrzebowania na wydanie z magazynu – pełna ścieżka od wpisania pozycji, przez kontrolę stanów i akceptację, po dokument zamówienia w ERP XL, z historią i możliwością kopiowania.
› Zgłoszenia wewnętrzne – formularze incydentu IT oraz incydentu dotyczącego danych osobowych, z walidacją pól, załącznikami i powiadomieniem właściwego zespołu mailem.
› Nieobecności – kalendarz nieobecności kierowników i mistrzów, wykorzystywany przy wyborze osoby akceptującej.
› Administracja – użytkownicy, uprawnienia do poszczególnych ekranów, oddziały i przypisane im serie dokumentów, powiadomienia wyświetlane w portalu na bieżąco.
Dostęp i bezpieczeństwo
Logowanie oparte jest na tokenie z ograniczonym czasem życia, a każde wywołanie danych sprawdzane jest na serwerze – ukrycie pozycji w menu to wygoda, nie zabezpieczenie, i portal tak to traktuje. Funkcje administracyjne wymagają osobnej roli, konta zakładane są wyłącznie na firmowe adresy i aktywowane linkiem, a hasła resetuje się bez udziału informatyka.
Operacje, które zmieniają cokolwiek w ERP, mają dodatkowe zabezpieczenia. Zapotrzebowanie przekazane do akceptacji jest blokowane przed ponownym wysłaniem, ale jeśli mail do przełożonego nie wyjdzie, blokada zostaje zdjęta automatycznie – dokument nie zawisa w połowie procesu. Nieprawidłowo wskazany akceptujący jest wykrywany przed jakimkolwiek zapisem, a nie dopiero przy wysyłce.
Do czego to prowadzi
Portal jest oknem na ERP, a nie drugim systemem obok niego. Raporty czytają dane produkcyjne, a jedyna operacja zapisu – zamówienie na wydanie z magazynu – wykonywana jest przez oficjalne API Comarch ERP XL, więc powstaje normalny dokument w numeracji oddziału, powiązany z numerem zlecenia. Nie ma osobnej bazy do uzgadniania, nie ma eksportów do pilnowania, nie ma pytania, która wersja liczby jest prawdziwa.
Cała firma korzysta z danych ERP, bez rozdawania dostępu do ERP – każdy widzi swój wycinek i tylko swój.
Co się zmienia
✓ Pytania „ile mamy na stanie" i „ile kupiliśmy od tego dostawcy" pracownik rozstrzyga sam, zamiast prosić kogoś z dostępem do ERP.
✓ Zapotrzebowanie na materiał ma jedną ścieżkę i zapisaną zgodę przełożonego – zamiast maila, kartki albo rozmowy na korytarzu.
✓ Dokumenty zamówień powstają w ERP od razu po akceptacji, bez przepisywania ich przez magazyn i bez błędów przepisywania.
✓ Kilka oddziałów pracuje w jednym narzędziu, a każdy dokument i tak trafia do swojej serii i swojego magazynu.
✓ Nowy raport dla działu to kolejny ekran w portalu, a nie kolejna licencja i kolejne szkolenie z ERP.
Technologia
Rozwiązanie składa się z aplikacji przeglądarkowej w Angularze z komponentami DevExtreme oraz serwera API w .NET 8. Dane pobierane są z SQL Server, dokumenty zakładane przez API Comarch ERP XL, powiadomienia idą po stałym połączeniu z serwerem, a maile przez firmowy serwer SMTP. Całość jest udokumentowana, logowana i może działać zarówno na serwerze fizycznym, jak i w kontenerze.
Wymagania: Comarch ERP XL z dostępem do bazy i API, serwer aplikacyjny w sieci firmowej lub udostępniony przez VPN, konto SMTP do powiadomień. Zakres raportów, ścieżka akceptacji, podział na oddziały i serie dokumentów oraz układ uprawnień ustalane są na wdrożeniu – portal budujemy pod procesy konkretnej firmy, a kolejne moduły dokładamy w miarę potrzeb.
