Comarch ERP XL · Kasa i bank
XL - Automatyczne parowanie KW i KP
Gotówka pobrana z kasy nie trafia na rachunek tego samego dnia. W systemie zostaje rozchód kasowy, a kilka dni później pojawia się odpowiadający mu wpływ na wyciągu bankowym. Dopóki nikt tych dwóch zapisów nie zestawi ze sobą, obie pozycje wiszą jako nierozliczone, a konto środków pieniężnych w drodze puchnie z tygodnia na tydzień.
Przy kilkudziesięciu wpłatach dziennie z wielu punktów robi się z tego kilkaset otwartych pozycji miesięcznie. Kasjerka albo księgowa dopasowuje je ręcznie: po kontrahencie, po kwocie, po dacie – czynność mechaniczna, powtarzalna i idealnie nadająca się do pomyłki przy dwóch wpłatach na tę samą kwotę.
Program dopasowuje te pary sam i rozlicza je w ERP, bez udziału człowieka.
Jak to działa
Działa bez obsługi
Aplikacja uruchamiana jest z harmonogramu zadań i wykonuje całą pracę sama. Nikt nie musi jej otwierać, klikać ani pamiętać, żeby zrobić to przed zamknięciem dnia.
Bierze tylko właściwe zapisy
Przeszukiwane są wyłącznie nierozliczone rozchody kasowe wskazanego rodzaju, po ustalonym koncie przeciwstawnym. Pozostałe operacje kasowe i bankowe są nietykane.
Para musi zgadzać się co do grosza
Do wypłaty z kasy szukany jest wpływ bankowy o tym samym kontrahencie i dokładnie tej samej kwocie. Zbliżone wartości nie są sklejane – lepiej zostawić pozycję do ręcznego wyjaśnienia niż rozliczyć ją błędnie.
Okno czasowe zamiast całej historii
Wpłata wyszukiwana jest w oknie kilkunastu dni od daty wypłaty z kasy. Zapis sprzed pół roku o przypadkowo tej samej kwocie nie zostanie połączony z dzisiejszym.
Najstarsze rozliczane najpierw
Przy kilku pasujących wpłatach wybierana jest najwcześniejsza. Kolejka rozlicza się w naturalnym porządku, a nie od końca.
Rozliczenie przez API ERP
Powiązanie zakładane jest operacją systemu, dokładnie tak jak przy rozliczaniu ręcznym. Nic nie jest wpisywane do bazy z pominięciem ERP, więc zapisy zachowują pełną spójność.
Do czego to prowadzi
Każde rozliczenie zapisywane jest w logu z numerami obu dokumentów i kwotą, więc po przebiegu widać dokładnie, co zostało powiązane. Zapis bez przypisanego kontrahenta jest pomijany i odnotowany, tak samo jak wypłata, dla której nie znaleziono odpowiadającej wpłaty – to gotowa lista pozycji do wyjaśnienia przez księgowość. Błąd zwrócony przez ERP nie przerywa przebiegu: program zapisuje go z opisem i przechodzi do kolejnej pary.
Środki pieniężne w drodze rozliczają się same, codziennie, a księgowość dostaje krótką listę przypadków, które faktycznie wymagają decyzji.
Co się zmienia
✓ Setki mechanicznych dopasowań miesięcznie znikają z obowiązków księgowości.
✓ Konto środków w drodze pokazuje realne pozycje w drodze, a nie zaległości w rozliczaniu.
✓ Dwie wpłaty na tę samą kwotę nie zamieniają się w błędnie sparowane zapisy.
✓ Zamknięcie miesiąca zaczyna się od kilku niedopasowanych pozycji zamiast od całej listy otwartych zapisów.
Wymagania: Comarch ERP XL z dostępem do API i bazy oraz konsekwentnie stosowane konto przeciwstawne dla środków w drodze. Reguły dopasowania – rodzaje dokumentów, konta i szerokość okna czasowego – ustalamy z księgowością na wdrożeniu; program można też uruchomić na bazie testowej przed pierwszym przebiegiem produkcyjnym.
