Comarch ERP XL · Księgowość
XL - Import RW i PZ do poleceń księgowania
Ruch materiałowy rejestrowany jest w systemie produkcyjnym, a księgi prowadzone są w ERP. Na koniec miesiąca trzeba przenieść jedno do drugiego: przyjęcia z zewnątrz i zużycie materiału na zlecenia, w rozbiciu na wydziały i konta kosztowe. To kilkaset wierszy, z których każdy wymaga wskazania właściwego konta analitycznego, a część kont dla nowych zleceń jeszcze nie istnieje i trzeba je najpierw założyć.
Robione ręcznie zajmuje to księgowej cały dzień zamknięcia miesiąca i sprowadza się do przepisywania liczb z jednego ekranu na drugi – przy pełnej świadomości, że jedna pomyłka w numerze konta rozjedzie koszty zlecenia.
Aplikacja składa z tych danych gotowy dekret PK i wstawia go do bufora ERP.
Jak to działa
Okno z zakresem, nic więcej
Księgowa wskazuje miesiąc albo zakres dat, osobno dla przyjęć i osobno dla rozchodów, i klika import. Program pilnuje, żeby zakres nie przechodził przez granicę roku obrachunkowego.
Dane z systemu produkcyjnego
Zestawienia pobierane są z bazy systemu, w którym rejestrowany jest ruch materiałowy, przez uzgodnione widoki eksportowe. Nic nie trzeba eksportować do pliku ani wysyłać mailem.
Zużycie zsumowane, nie wiersz po wierszu
Rozchody agregowane są po miejscu powstawania kosztów, zleceniu, wydziale i koncie zużycia. Zamiast tysięcy pozycji magazynowych w księgach ląduje czytelne zestawienie kosztów miesiąca.
Konta składane z reguł
Numer konta analitycznego powstaje z konta syntetycznego, numeru zlecenia, wydziału i rodzaju zużycia – według reguł ustalonych z księgowością. Dla przyjęć konto strony przeciwnej wynika z typu dokumentu źródłowego, więc faktura krajowa, usługa i import trafiają tam, gdzie powinny.
Brakujące konta zakładane same
Nowe zlecenie oznacza nowe konto w planie kont. Program sprawdza plan kont danego roku i dokłada brakujące poziomy analityki, więc import nie zatrzymuje się na koncie, którego nikt jeszcze nie utworzył.
Jeden dekret na okres, do bufora
Wszystkie pozycje trafiają do jednego dekretu zbiorczego w dzienniku PK, z datą ostatniego dnia miesiąca i opisem wskazującym zaimportowany okres. Dokument ląduje w buforze, więc księgowa sprawdza go przed zatwierdzeniem.
Przebieg importu
1 Wybór okresu. Miesiąc lub zakres dat, osobno dla przyjęć i rozchodów – można zaimportować sam jeden rodzaj albo oba naraz.
2 Pobranie i uzgodnienie. Dane z systemu produkcyjnego są zaciągane i zestawiane z aktualnym planem kont ERP za wybrany rok.
3 Budowa dekretów. Każda pozycja dostaje stronę Wn i Ma zgodnie z regułami: koszt na konto zlecenia, przeciwstawnie zużycie materiału albo rozliczenie zakupu.
4 Zapis do ERP. Dekret zbiorczy zakładany jest przez API Comarch ERP XL, pozycja po pozycji, z kwotami i opisem zawierającym numer zlecenia oraz numer dokumentu źródłowego.
5 Kontrola księgowej. Dokument czeka w buforze do sprawdzenia i zatwierdzenia – program nie księguje niczego za plecami użytkownika.
Do czego to prowadzi
Pozycje o wartości zerowej są pomijane, a wiersz, dla którego nie da się jednoznacznie ustalić konta, nie jest zgadywany – trafia do logu jako pozycja do ręcznego zaksięgowania. Jeśli ERP odrzuci pozycję dekretu, zdarzenie jest zapisywane wraz z kontami, które je wywołały, więc wiadomo dokładnie, co poprawić: regułę, plan kont czy dane źródłowe. Cały przebieg zostaje w logu z retencją, razem z listą kont założonych przy okazji importu.
Zamknięcie miesiąca po stronie materiałowej to wybór okresu i sprawdzenie jednego dokumentu w buforze, a nie dzień przepisywania kont.
Co się zmienia
✓ Koszty materiałowe trafiają do ksiąg w tym samym układzie co miesiąc, bo konta wylicza reguła, a nie pamięć osoby księgującej.
✓ Nowe zlecenie nie wymaga wcześniejszego zakładania analityki – brakujące konta powstają w trakcie importu.
✓ Księgowość widzi jeden dokument do sprawdzenia zamiast kilkuset wierszy do wprowadzenia.
✓ Import można powtórzyć dla dowolnego okresu wstecz, gdy dane źródłowe zostały skorygowane.
Wymagania: Comarch ERP XL z modułem księgowym i dostępem do API, dostęp do bazy systemu, z którego pochodzą dane o ruchu materiałowym, oraz uzgodniony plan kont. Reguły budowy kont analitycznych, mapowanie typów dokumentów zakupu i zakres importu ustalamy z księgowością na wdrożeniu – to one decydują o kształcie dekretu.
