Comarch ERP XL · Dystrybucja napojów
XL - Rozliczenie opakowań kaucyjnych
Opakowania zwrotne krążą między magazynem a klientem tygodniami. Butelki i skrzynki wydawane są na dokumentach kaucyjnych, część wraca przy kolejnej dostawie, część nie wraca wcale, a część klient oddaje po tym, jak zdążono już wystawić mu za nią fakturę. Po kilku miesiącach saldo kaucyjne jednego odbiorcy to kilkanaście otwartych dokumentów i lista towarów, przy których nikt nie pamięta, co komu podlega zwrotowi.
Rozliczenie takiego klienta ręcznie oznacza otwieranie każdego wydania kaucyjnego po kolei, wpisywanie zwrotów, wystawianie faktury na to, co nie wróciło, i korekt do faktur sprzed miesięcy. Robota na pół dnia przy jednym kontrahencie – i przy tym łatwo skorygować za dużo albo za mało.
Aplikacja pokazuje saldo w jednej tabeli i wystawia wszystkie potrzebne dokumenty jednym przyciskiem.
Jak to działa
Saldo kaucyjne w jednym widoku
Po wpisaniu kontrahenta program zestawia wszystkie jego opakowania zwrotne: ile wisi na nierozliczonych wydaniach kaucyjnych, a ile zostało już zafakturowane. Jeden wiersz na towar, zamiast przeglądania dokumentów po kolei.
Jedna liczba do wpisania
Magazynier wpisuje wyłącznie to, ile klient faktycznie oddał. Podział na to, co zamknie wydanie kaucyjne, co pójdzie na fakturę, a co na korektę, wylicza się na bieżąco w tej samej tabeli.
Nie da się oddać więcej, niż wydano
Ilość zwrotu jest ograniczana do sumy tego, co u klienta faktycznie jest – na wydaniach i na fakturach. Pomyłka w liczbie nie zamieni się w korektę na towar, którego nikt nie wydał.
Zwroty zamykają wydania kaucyjne
Do każdego wydania powstaje korekta z powiązaniem do konkretnej pozycji dokumentu źródłowego. Rozliczenie idzie po kolei po najstarszych dokumentach, a nie hurtem w oderwaniu od nich.
Nieoddane opakowania na fakturę
To, co nie wróciło, trafia na fakturę sprzedaży w wydzielonej serii dokumentów opakowaniowych. Kaucja przestaje wisieć jako otwarta pozycja i zamienia się w normalną należność.
Spóźnione zwroty jako korekty
Opakowania oddane po zafakturowaniu korygują konkretne faktury, do wysokości pozycji, które na nich były. Korekta zawsze wskazuje dokument, którego dotyczy – nie jest wolnostojącym dokumentem bez powiązania.
Korekty spięte w jeden dokument
Powstałe korekty spinane są zbiorczym dokumentem, więc klient dostaje jedno rozliczenie zamiast kilkunastu osobnych papierów za ten sam zwrot.
Podgląd źródeł obok podsumowania
Obok salda widoczne są listy dokumentów, z których się ono bierze: wydania kaucyjne i faktury opakowaniowe, pozycja po pozycji. Każdą liczbę da się od razu wytłumaczyć klientowi.
Przebieg rozliczenia
1 Wybór kontrahenta. Program zaciąga jego bieżące saldo opakowań zwrotnych wprost z bazy ERP – nic nie trzeba wcześniej przygotowywać.
2 Wpisanie zwrotów. Dla każdego towaru podaje się liczbę oddanych opakowań; kolumny obok od razu pokazują, co z tego wyjdzie.
3 Wystawienie dokumentów. Jedno kliknięcie zakłada w ERP komplet: fakturę na braki, korekty zamykające wydania kaucyjne i korekty do wcześniejszych faktur.
4 Spięcie i zamknięcie. Korekty trafiają do wspólnego dokumentu zbiorczego, a dokumenty bez żadnej pozycji nie są w ogóle zakładane.
5 Odświeżone saldo. Po zakończeniu tabela przeliczana jest od nowa, więc od razu widać, że u klienta nie zostało nic nierozliczonego.
Do czego to prowadzi
Dokumenty zakładane są przez API Comarch ERP XL, w seriach i magazynach zgodnych z tym, skąd opakowania wyszły. Korekty niosą powiązanie z pozycją dokumentu źródłowego, więc rozliczenie jest widoczne z obu stron: na wydaniu kaucyjnym i na fakturze. Saldo opakowań przestaje być listą otwartych dokumentów do ręcznego przejrzenia, a staje się liczbą, którą widać na ekranie w kilka sekund.
Rozliczenie klienta z opakowań to jedna tabela i jedno kliknięcie, zamiast pół dnia przy kilkunastu dokumentach.
Co się zmienia
✓ Stan opakowań u klienta jest znany od ręki, razem z dokumentami, z których wynika.
✓ Zwrot i faktura za braki powstają w tym samym momencie, więc kaucja nie zostaje otwarta „do wyjaśnienia".
✓ Spóźnione zwroty korygują właściwe faktury, a nie przypadkową, ostatnią z brzegu.
✓ Klient dostaje jedno spięte rozliczenie zamiast pliku pojedynczych korekt.
Wymagania: Comarch ERP XL z dostępem do API i bazy, opakowania oznaczone w kartotece jako kaucyjne oraz wydzielone serie dokumentów dla sprzedaży opakowań. Sposób podziału zwrotów, serie i magazyny ustalamy na wdrożeniu – zasady rozliczania kaucji bywają różne w każdej firmie.
