Comarch ERP XL · Powiadomienia
XL - Powiadomienia o dokumentach do obsługi
Klient potwierdza ofertę i od tego momentu ktoś powinien się nią zająć. Problem w tym, że system o tym nie mówi – trzeba samemu wejść na listę, ustawić filtry i sprawdzić, czy coś nowego się pojawiło. W praktyce robi się to raz na jakiś czas, a potwierdzenie z rana bywa zauważone po południu. Przy większej liczbie osób dochodzi drugie pytanie: kto się tym właściwie zajmuje, skoro wszyscy widzą tę samą listę.
Standardowe mechanizmy ERP nie zaczepiają użytkownika – czekają, aż sam zajrzy. To rozwiązanie odwraca kierunek: dokument sam zgłasza się do właściwej osoby, w chwili gdy spełni ustalony warunek.
Dokument wymagający reakcji sam pokazuje się na ekranie osoby odpowiedzialnej.
Jak to działa
Powiadomienie powstaje w bazie
Zdarzenie wychwytywane jest na poziomie bazy danych, w chwili zapisu – nie przez cykliczne przeszukiwanie tabel. Potwierdzenie oferty albo ustawienie określonego atrybutu na dokumencie tworzy powiadomienie natychmiast, niezależnie od tego, kto i czym zapisał dokument.
Wskazani odbiorcy, nie ogłoszenie
Każde powiadomienie ma przypisaną listę osób, do których trafia. Jedno zdarzenie może iść do kilku osób jednocześnie, a ktoś inny może odpowiadać za inny typ dokumentu.
Okno w rogu ekranu
Nowe powiadomienie pojawia się jako okienko w prawym dolnym rogu, ponad innymi oknami, z numerem dokumentu i opisem sprawy. Nie trzeba mieć otwartej żadnej listy ani niczego odświeżać.
Wykonane albo przypomnij
Sprawę można zamknąć jednym kliknięciem albo odłożyć – wtedy wraca po ustalonym czasie. Powiadomienie nie znika samo z siebie, dopóki ktoś nie oznaczy go jako obsłużone.
Przejście wprost do dokumentu
Z listy powiadomień otwiera się formatkę dokumentu w Comarch ERP XL, w już uruchomionej sesji. Od zauważenia sprawy do jej obsługi jest jedno kliknięcie, bez szukania numeru na liście.
Lista spraw z filtrem
Poza wyskakującymi oknami dostępna jest lista otwartych spraw z zakresem dat i wyszukiwaniem po numerze dokumentu, opisie albo osobie. Widać, co czeka, a nie tylko to, co właśnie przyszło.
Historia obsługi sprawy
Każda zmiana statusu jest zapisywana wraz z osobą i czasem. Widać, kto odłożył sprawę, ile razy i kto ostatecznie ją zamknął.
Podgląd dla przełożonego
Wyznaczone konto widzi powiadomienia wszystkich osób, łącznie z obsłużonymi, ale bez możliwości zmiany ich statusu. Kontrola bez ingerowania w cudze sprawy.
Zamknięty dokument znika z listy
Powiadomienia dotyczące dokumentów już zatwierdzonych przestają się pokazywać. Lista zawiera sprawy faktycznie otwarte, a nie historię wszystkiego, co kiedyś wymagało uwagi.
Droga powiadomienia
1 Zdarzenie na dokumencie. Oferta zostaje potwierdzona albo dokument dostaje oznaczenie wymagające reakcji.
2 Utworzenie powiadomienia. W ewidencji powstaje wpis z numerem dokumentu i listą osób odpowiedzialnych.
3 Wyświetlenie. Program na stanowisku odbiorcy pokazuje okienko ze sprawą, ponad pozostałymi oknami.
4 Obsługa. Odbiorca przechodzi do dokumentu w ERP, a sprawę oznacza jako wykonaną albo odkłada na później. Zmiana trafia do historii.
Do czego to prowadzi
Czas reakcji przestaje zależeć od tego, kiedy ktoś zajrzy na listę. Odpowiedzialność jest przypisana z góry, więc nie ma sytuacji, w której sprawę widzieli wszyscy i nie zajął się nią nikt. Ponieważ zdarzenia wychwytywane są na poziomie bazy danych, powiadomienie powstaje niezależnie od tego, czy dokument zmienił się z poziomu ERP, integracji czy innego narzędzia. Dodanie kolejnego typu zdarzenia sprowadza się do opisania warunku i wskazania odbiorców – bez zmian w samym programie.
Sprawa znajduje właściwą osobę, zamiast czekać, aż ktoś ją zauważy.
Co się zmienia
✓ Potwierdzona oferta nie czeka na to, aż ktoś sprawdzi listę.
✓ Wiadomo, kto odpowiada za daną sprawę, bo odbiorcy są przypisani do zdarzenia.
✓ Odłożona sprawa wraca sama, zamiast zniknąć z pola widzenia.
✓ Historia statusów pokazuje, jak długo sprawa czekała i kto ją zamknął.
Wymagania: Comarch ERP XL z modułem Interfejs Programistyczny oraz dostępem do bazy danych, uruchomiona sesja ERP na stanowisku odbiorcy, a także uprawnienia do założenia wyzwalaczy w bazie. Warunki powstawania powiadomień, przypisanie odbiorców i czas odłożenia sprawy ustalamy na wdrożeniu.
