Comarch ERP XL · Magazyn i wycena
XL - Przeszacowanie zapasu
Dostawca podnosi cenę, zmienia się stawka akcyzy albo kurs waluty – i towar, który leży na magazynach, jest wart więcej, niż pokazuje system. Dopóki wycena zapasu tego nie odzwierciedla, marża na kolejnych sprzedażach jest liczona od starych kosztów, a wartość magazynu w sprawozdaniu jest zaniżona.
Poprawienie tego ręcznie oznacza zdjęcie całego zapasu każdego objętego towaru z każdego magazynu i przyjęcie go z powrotem po nowej cenie. Przy kilkunastu indeksach i kilkunastu magazynach to setki pozycji do wprowadzenia w jeden wieczór, kiedy nikt nie sprzedaje.
Program robi to z listy w arkuszu, magazyn po magazynie, w kilka minut.
Jak to działa
Arkusz jako lista zmian
Zakres przeszacowania podaje się w pliku Excel: towar i jego nowa cena. Kolumnę z ceną wskazuje się w ustawieniach, więc ten sam arkusz od handlowców można wykorzystać bez przerabiania.
Zapas liczony z bieżących zasobów
Ilości brane są z aktualnych stanów, z pominięciem tego, co jest już zarezerwowane. Magazyny reklamacyjne, braków i pomocnicze są wyłączone, więc przeszacowanie obejmuje wyłącznie towar handlowy.
Rozchód po starej wartości
Pierwszy etap zdejmuje objęty zapas dokumentami rozchodu wewnętrznego, osobnym dla każdego magazynu. Towar schodzi po dotychczasowej wycenie, zgodnie z metodą rozliczania kosztu w systemie.
Przychód po nowej cenie
Drugi etap przyjmuje te same ilości z powrotem na te same magazyny, z ceną z arkusza i dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Stan ilościowy pozostaje bez zmian, zmienia się wyłącznie wartość.
Cenniki w tym samym przebiegu
Opcjonalnie aktualizowane są także ceny w wskazanych cennikach, o wartość z tego samego arkusza. Wycena zapasu i cennik przestają się rozjeżdżać, bo zmieniają się razem.
Etapy włączane osobno
Rozchód, przychód i cenniki mają własne przełączniki. Można wykonać sam pierwszy etap, sprawdzić dokumenty w systemie i dopiero potem uruchomić kolejny.
Bufor albo od razu zatwierdzenie
Ustawienie decyduje, czy dokumenty mają zostać w buforze do sprawdzenia, czy od razu zostać zatwierdzone. Dokument, do którego nie trafiła żadna pozycja, jest usuwany zamiast zostawać pustym śladem.
Podgląd przebiegu i przerwanie
W oknie widać postęp, czas pracy, licznik błędów i ich treść wprost z systemu, z magazynem i kodem towaru. Przebieg można zatrzymać w dowolnym momencie.
Przebieg przeszacowania
1 Przygotowanie arkusza. Lista towarów objętych zmianą i ich nowe ceny – zwykle to samo zestawienie, które przyszło od dostawcy.
2 Zdjęcie zapasu. Program zakłada rozchody wewnętrzne w ustalonej serii i z ustalonym opisem, po jednym na magazyn, obejmujące cały dostępny stan wskazanych towarów.
3 Ponowne przyjęcie. Na podstawie właśnie wystawionych rozchodów powstają przychody wewnętrzne z nowymi cenami – ilość w ilość, magazyn w magazyn.
4 Aktualizacja cenników. Jeśli etap jest włączony, ceny sprzedaży objętych towarów podnoszone są o wartość z arkusza.
5 Kontrola. Dokumenty są rozpoznawalne po serii i opisie, więc łatwo je znaleźć, sprawdzić i w razie potrzeby cofnąć.
Do czego to prowadzi
Wszystko powstaje przez API Comarch ERP XL, więc przeszacowanie jest zwykłą parą dokumentów magazynowych, a nie ingerencją w wycenę z pominięciem systemu. Historia zostaje: widać, kiedy i o ile zmieniła się wartość zapasu i który dokument za to odpowiada. Towar, którego nie ma w arkuszu, nie jest ruszany, a każda pozycja odrzucona przez system trafia na listę błędów z opisem, zamiast po cichu zniknąć.
Po podwyżce cen wartość magazynu jest aktualna tego samego dnia, a marża liczy się od rzeczywistego kosztu.
Co się zmienia
✓ Przeszacowanie kilkunastu indeksów na wszystkich magazynach trwa minuty zamiast całego wieczoru.
✓ Nikt nie przepisuje ilości z ekranu stanów magazynowych, więc nie ma pomyłek w liczbach.
✓ Wycena zapasu i cennik zmieniają się w jednym przebiegu, na podstawie jednej listy.
✓ Operacja jest powtarzalna – przy kolejnej podwyżce wystarczy nowy arkusz.
Wymagania: Comarch ERP XL z dostępem do API i bazy, wydzielona seria dokumentów dla przeszacowań oraz arkusz z listą towarów i cen. Zakres magazynów, sposób wyliczania nowej ceny i moment zatwierdzania dokumentów ustalamy na wdrożeniu – przeszacowanie warto wykonywać przy zamkniętej sprzedaży.
