Comarch ERP XL · Spedtransfer
XL - Integrator Spedtransfer
Spedycja pracuje w swoim systemie: tam powstają zlecenia transportowe i tam wystawiane są faktury za przewóz – krajowe i zagraniczne, w złotówkach i w euro. Księgowość pracuje w ERP i potrzebuje tych samych faktur u siebie: w rejestrach VAT, z kontrahentem, stawkami, kursem waluty i terminem płatności. Między jednym a drugim stoi człowiek, który codziennie przepisuje kilkadziesiąt dokumentów i zakłada karty nowych klientów, sprawdzając przy okazji, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem i na jaki rachunek wolno mu zapłacić.
Integrator przenosi to sam – razem z kontrahentami, weryfikacją NIP i zwrotną informacją o zapłacie.
Jak to działa
Faktury prosto z systemu spedycyjnego
Dokumenty sprzedaży pobierane są wprost z bazy Spedtransfer za wskazany okres. Nie ma eksportu do pliku, nie ma pośredniego arkusza, nie ma pytania, czy ktoś już to przeniósł.
Krajowe i zagraniczne osobno
Sprzedaż krajowa i eksportowa trafiają do własnych serii i własnych rejestrów VAT, z odpowiednim typem dokumentu. Podział, który księgowość i tak musiałaby zrobić ręcznie, wynika z danych źródłowych.
Waluty i kursy przenoszone wiernie
Dokument walutowy dostaje w ERP tę samą walutę i ten sam kurs co w systemie spedycyjnym, wraz z kwotami w złotych. Nic nie jest przeliczane po raz drugi po innym kursie.
Kompletny dokument, nie sam nagłówek
Na dokument trafiają pozycje, tabela VAT w rozbiciu na stawki, płatności z terminem i formą oraz oznaczenia wymagane w JPK. Dokument jest zamykany, więc od razu jest gotowy do rozliczenia.
Kontrahent zakładany automatycznie
Nieznany klient dostaje kartę w ERP: dane rejestrowe, adresy korespondencyjne, dane kontaktowe, warunki i limity płatności, seria wynikająca z kraju oraz przypisany opiekun. Powiązanie z kartoteką spedycyjną zapisywane jest na karcie, więc drugi raz ten sam klient już się nie zdubluje.
NIP sprawdzany u źródła
Numer krajowy weryfikowany jest na białej liście Ministerstwa Finansów, a numer unijny w systemie VIES. Rachunki bankowe z białej listy wpisywane są na kartę kontrahenta, więc płatność idzie na konto zgłoszone fiskusowi.
Zapłata wraca do spedycji
Rozliczenie płatności w ERP zakłada w systemie spedycyjnym dokument wpłaty, z numerem pobranym z jego własnego numeratora. Spedytor widzi u siebie, że faktura została zapłacona, bez pytania księgowości.
Kontrola zgodności obu systemów
Osobna funkcja porównuje dokumenty po obu stronach: kwoty netto i VAT, walutę, kurs oraz kontrahenta. Każda różnica jest wypisywana z numerem dokumentu i wartością rozbieżności.
Przebieg importu
1 Start z okna aplikacji. Operator uruchamia import jednym przyciskiem i przez cały czas widzi postęp, licznik przetworzonych dokumentów oraz listę błędów; przebieg można zatrzymać w dowolnym momencie.
2 Kontrahenci przed dokumentami. Najpierw uzupełniana jest kartoteka: nowi klienci zakładani, dane sprawdzane w rejestrach, rachunki bankowe dopisywane.
3 Faktury do ERP. Każdy dokument powstaje przez API Comarch ERP XL: nagłówek, pozycje, tabela VAT, płatności, oznaczenia JPK, zamknięcie.
4 Kontrola po imporcie. Zestawienie porównawcze pokazuje dokumenty, które w obu systemach nie zgadzają się co do kwot, kursu lub kontrahenta.
5 Powrót informacji o zapłacie. Rozliczone płatności są odnotowywane po stronie spedycyjnej jako dokumenty wpłaty.
Do czego to prowadzi
Dokument, którego nie udało się założyć, nie zatrzymuje całej paczki: błąd jest opisany komunikatem ERP i numerem faktury, a import idzie dalej. Karta kontrahenta trzyma powiązanie z kartoteką spedycyjną, więc kolejne przebiegi rozpoznają tego samego klienta zamiast tworzyć drugą kartę. Wszystko zostaje w logu, łącznie z założonymi kontrahentami i rachunkami pobranymi z białej listy – po imporcie da się odtworzyć, skąd wzięła się każda pozycja w rejestrze VAT.
Spedycja i księgowość pracują dalej każda w swoim systemie, ale widzą te same dokumenty i te same kwoty.
Co się zmienia
✓ Faktury za transport pojawiają się w rejestrach VAT bez przepisywania kwot, kursów i terminów.
✓ Karty nowych klientów powstają razem z dokumentem, z danymi zweryfikowanymi w rejestrach urzędowych.
✓ Sprawdzenie białej listy i VIES dzieje się przy okazji importu, a nie jako osobna czynność przed przelewem.
✓ Rozbieżności między systemami wychodzą na raporcie kontrolnym, a nie przy zamknięciu miesiąca.
Wymagania: Comarch ERP XL z dostępem do API, dostęp do bazy systemu Spedtransfer oraz połączenie internetowe do usług białej listy i VIES. Mapowanie serii, rejestrów VAT, form płatności i sposobu numerowania dokumentów zwrotnych ustalamy na wdrożeniu.
