Comarch ERP XL · Magazyn
XL - Kontrola stanów przy zapisie dokumentu
Dokument rozchodowy da się zapisać na towar, którego fizycznie nie ma. Zdarza się, gdy dwie osoby wystawiają w tym samym czasie, gdy część stanu jest już zarezerwowana pod inne zamówienie albo gdy zasoby na magazynie rozjechały się z ilością dostępną do sprzedaży. Problem wychodzi dopiero na magazynie – przy kompletacji, kiedy dokument jest już w obiegu, a klient czeka na dostawę.
Poprawianie tego po fakcie kosztuje więcej niż niedopuszczenie do zapisu: korekta dokumentu, telefon do klienta, czasem storno i wystawienie od nowa. Ten dodatek sprawdza stany w momencie, w którym jeszcze można zareagować – zanim dokument zostanie zapisany.
Dokument bez pokrycia w magazynie nie zostaje zapisany – operator widzi, na których towarach brakuje.
Jak to działa
Kontrola w chwili zapisu
Sprawdzenie uruchamia się automatycznie po naciśnięciu zapisu na formatce dokumentu. Operator nie musi o niczym pamiętać ani niczego dodatkowo klikać – kontrola jest wpięta w czynność, którą i tak wykonuje.
Faktura, paragon, wydanie, przesunięcie
Mechanizm obejmuje wszystkie dokumenty zdejmujące towar ze stanu: fakturę sprzedaży, paragon, wydanie zewnętrzne, przesunięcie międzymagazynowe oraz wydanie kaucji. Nie ma ścieżki, którą da się obejść kontrolę.
Właściwy magazyn, zsumowane pozycje
Porównanie liczone jest na magazynie wskazanym na dokumencie, a ilości sumowane są po towarze. Ten sam towar wpisany w kilku pozycjach jest liczony łącznie – nie da się rozbić braku na kilka linii i przepuścić dokumentu.
Także rozjazd rezerwacji
Wychwytywana jest nie tylko zwykła nadwyżka nad stanem, ale też sytuacja, w której ilość na magazynie nie zgadza się z ilością dostępną do sprzedaży powiększoną o dokument. Rezerwacje i blokady na towarze przestają być niewidoczne przy wystawianiu.
Konkretna lista, nie komunikat
Zamiast ogólnego ostrzeżenia pojawia się zestawienie problematycznych towarów: kod, ilość z dokumentu, stan magazynowy i ilość dostępna do sprzedaży. Widać od razu, którą pozycję poprawić i o ile.
Zapis wstrzymany, dokument otwarty
Przy wykrytym braku zapis nie dochodzi do skutku, a formatka pozostaje otwarta z wprowadzonymi danymi. Poprawia się ilość albo magazyn i zapisuje ponownie – nic nie trzeba wpisywać od nowa.
Przebieg kontroli
1 Zapis dokumentu. Operator wypełnia dokument i naciska zapis – tak jak zwykle, bez dodatkowych kroków.
2 Porównanie ze stanem. Ilości z pozycji zestawiane są z zasobami na magazynie dokumentu i z ilością dostępną do sprzedaży.
3 Wynik. Gdy wszystko się zgadza, dokument zapisuje się normalnie. Gdy nie – pojawia się lista niezgodności, a zapis zostaje wstrzymany.
Do czego to prowadzi
Brak towaru wychodzi przy wystawianiu dokumentu, a nie przy kompletacji zamówienia. Dokumenty rozchodowe nie zostawiają ujemnych stanów, które potem trzeba rozliczać remanentem albo korektą. Rozwiązanie działa jako rozszerzenie interfejsu Comarch ERP XL – nie zmienia sposobu pracy z systemem, tylko zatrzymuje zapis wtedy, kiedy trzeba.
Braki magazynowe wychodzą przy wystawianiu dokumentu, a nie przy jego realizacji.
Co się zmienia
✓ Dokument na towar bez pokrycia nie trafia do obiegu.
✓ Operator widzi konkretne towary i liczby, a nie samo ostrzeżenie o błędzie.
✓ Rozjazd między zasobem a ilością dostępną do sprzedaży wychodzi od razu, przy pierwszym dokumencie.
✓ Kontrola obejmuje jednakowo sprzedaż, wydania i przesunięcia między magazynami.
Wymagania: Comarch ERP XL z modułem Interfejs Programistyczny oraz dostępem do bazy danych. Zakres kontrolowanych typów dokumentów oraz reguła uznania stanu za niezgodny ustalane są na wdrożeniu.
