Comarch ERP XL · PrestaShop
Integrator e-commerce PrestaShop
Zamówienia ze sklepu lądują w ERP jako gotowe dokumenty, a towary, ceny i stany jadą w drugą stronę
Sklep i system handlowy to dwie osobne bazy, które muszą mówić to samo. Zamówienie trzeba przepisać do ERP razem z kontrahentem, adresem dostawy, formą płatności, wariantem towaru i kosztem transportu. W drugą stronę idą nowe produkty, ceny po zmianie cennika i stany magazynowe, które przy sprzedaży z jednego magazynu potrafią się rozjechać w kilka godzin. Przy kilkunastu zamówieniach dziennie to praca na pół etatu, przy stu – na cały, i wciąż z ryzykiem literówki w NIP-ie albo sprzedaży towaru, którego nie ma.
Integrator przenosi te dane sam, w obie strony, w kółko.
2
kierunki wymiany danych
16
osobno włączanych modułów
0
ręcznie przepisywanych zamówień
24/7
praca w pętli lub z harmonogramu
Jeden dzień sprzedaży, dwa scenariusze
Bez integratora
Zamówienie przepisywane z panelu sklepu do ERP, pozycja po pozycji
Kontrahent szukany ręcznie po NIP-ie, przy braku zakładany od nowa
Wariant towaru ginie, bo w ERP jest jedna karta na produkt
Koszt dostawy dopisywany z pamięci albo pomijany
Stany w sklepie z wczoraj, więc sprzedaje się towar, którego nie ma
Numer listu przewozowego klient dostaje mailem od pracownika
Z integratorem
Zamówienie trafia do ERP jako kompletny dokument razem z pozycjami
Kontrahent dopasowany po NIP-ie lub telefonie, nowy zakładany automatycznie
Wariant zapisany jako atrybut pozycji i dopisany do jej nazwy
Transport dodany jako osobna pozycja o ustalonym kodzie
Stany liczone z zasobów pomniejszonych o rezerwacje, aktualizowane cyklicznie
Numer listu wraca do sklepu sam i klient widzi go w swoim koncie
Czym to jest
Samodzielna aplikacja dla systemu Windows, uruchamiana na serwerze albo na stanowisku z dostępem do bazy systemu handlowego. Nie jest to wtyczka do sklepu ani dodatek instalowany wewnątrz ERP. Okno pokazuje postęp i bieżące komunikaty, więc przy wdrożeniu widać na żywo, co się dzieje z każdym zamówieniem. Aplikacja umie też pracować bez okna, wywoływana z harmonogramu z parametrami, które decydują o zakresie synchronizacji.
Dokumenty przez API ERP
Zamówienia powstają przez oficjalny interfejs programistyczny Comarch ERP XL, z zachowaniem numeracji, serii i logiki systemu. Sprawdzana jest też licencja modułu przed rozpoczęciem pracy.
Połączenie ze sklepem
Dane sklepu czytane i zapisywane są bezpośrednio w jego bazie, także wtedy, gdy sklep stoi w chmurze. Bez limitów zapytań typowych dla interfejsów webowych, więc kilka tysięcy produktów przechodzi w jednym przebiegu.
Własna tabela powiązań
Po stronie ERP dokładana jest jedna tabela, która trzyma powiązanie zamówienia ze sklepu z dokumentem w systemie, jego status i treść błędu. Struktura ERP pozostaje nienaruszona.
Wybór przez atrybut
Do sklepu idą tylko te towary, które należą do grup oznaczonych atrybutem synchronizacji. Włączenie nowej grupy do sprzedaży internetowej to zmiana w ERP, nie zgłoszenie serwisowe.
Co się dzieje z zamówieniem ze sklepu
1 Pobranie nowych zamówień z pominięciem tych anulowanych, wysłanych i czekających na płatność. Zamówienie już przeniesione nie zostanie wzięte po raz drugi.
2 Ustalenie kontrahenta: najpierw po numerze NIP, potem po numerze telefonu, a gdy takiego nie ma w bazie, karta zakładana jest automatycznie. Adres e-mail z zamówienia trafia na kartę kontrahenta.
3 Adresy rozliczeniowy i dostawy są dopasowywane do istniejących, a przy braku dopisywane jako nowy adres kontrahenta. Zamówienie bez poprawnego adresu nie zostanie wystawione.
4 Powstaje dokument zamówienia z serią, magazynem, sposobem dostawy, formą płatności i terminem wynikającym z ustaleń z klientem. W opisie zapisany zostaje numer zamówienia ze sklepu, kurier i wiadomość od kupującego.
5 Pozycje z cenami ze sklepu, wraz z kosztem transportu dodanym jako osobna pozycja usługowa. Wybrany wariant produktu zapisywany jest jako atrybut pozycji i dopisywany do jej nazwy, więc magazyn wie, co ma spakować.
6 Zamknięcie dokumentu: zamówienie opłacone zostaje zatwierdzone, nieopłacone zostaje w buforze do czasu wpłaty. Zamówienia z zestawami obsługiwane są osobną ścieżką.
Gdy coś pójdzie nie tak – brak towaru w kartotece, błędny adres, chwilowy problem z połączeniem – rozpoczęty dokument jest usuwany, a nie zostawiany w połowie. Zamówienie dostaje status błędu z treścią komunikatu z ERP i wraca do kolejki przy następnym przebiegu. Nie powstaje drugie zamówienie na tego samego klienta.
Co wraca do sklepu
Statusy zamówień
Potwierdzenie zamówienia w ERP przestawia sklep na „przygotowanie w toku”, realizacja na „wysłane”, anulowanie na „anulowane”. Zmiana zapisuje się w historii zamówienia, więc klient dostaje powiadomienie tak samo jak przy zmianie ręcznej.
Numery listów przewozowych
Numer nadany przy wysyłce w ERP trafia do zamówienia w sklepie jako numer śledzenia. Po zapisie wraca potwierdzenie do systemu handlowego, więc widać, które przesyłki zostały przekazane klientom.
Stany magazynowe
Do sklepu idzie ilość dostępna, czyli zasób pomniejszony o rezerwacje z zamówień w buforze i zatwierdzonych. Towar bez zasobu dostaje zero zamiast zniknąć z oferty.
Ceny z cennika
Ceny przeliczane są z brutto na netto według stawki VAT z karty towaru i wysyłane paczkami po tysiąc pozycji. Zmiana cennika w ERP jest widoczna w sklepie po najbliższym przebiegu.
Kartoteka towarowa w sklepie
Nowy towar z oznaczonej grupy pojawia się w sklepie bez zakładania go ręcznie. Przenoszone są dane, które i tak trzeba by przepisać:
✓ Kod towaru jako symbol produktu, nazwa oraz opis z karty w systemie handlowym.
✓ Stawka VAT mapowana na odpowiednią grupę podatkową sklepu, cena wyliczona jako netto.
✓ Waga przeliczana na kilogramy niezależnie od jednostki użytej na karcie towaru, co ma znaczenie przy wycenie kuriera.
✓ Kod EAN, z pominięciem wartości zastępczych wpisywanych czasem na kartach.
✓ Przypisanie do kategorii sklepu wynikające z grupy towarowej w ERP.
✓ Archiwizacja karty w ERP wyłącza produkt w sklepie, zamiast zostawiać go na sprzedaż.
Dublujący się kod towaru po stronie sklepu jest wychwytywany i zapisywany w logu, zamiast po cichu nadpisać niewłaściwy produkt.
Moduły włączane osobno
Integrator składa się z niezależnych modułów. Każdy da się włączyć lub wyłączyć, bo nie każdy sklep potrzebuje wszystkiego od razu, a kolejne obszary można uruchamiać etapami:
Sprzedaż
Zamówienia, listy przewozowe, kody punktów odbioru, stany magazynowe, magazyny, dokumenty sprzedaży wraz z płatnościami i rozliczeniami.
Oferta
Towary, ceny, nazwy i opisy, kategorie, marki, cechy i atrybuty, zestawy, towary aktywne oraz normatywy.
Klienci
Kontrahenci i ich grupy, indywidualne cenniki, limity kredytowe, zgody marketingowe, koncesje oraz pracownicy przypisani do firm.
Promocje
Nagłówki promocji, progi ilościowe, przypisanie do towarów i klientów, gratisy, ograniczenia magazynowe i kontrola wykorzystania limitów.
Wydruki
Generowanie dokumentów z wydruków zdefiniowanych w ERP do plików PDF i wysyłka tych plików na serwer, skąd klient pobiera je ze swojego konta.
Sterowanie
Zestaw włączonych modułów podaje się przy starcie aplikacji, więc w harmonogramie można ustawić inną częstotliwość dla zamówień, inną dla kartoteki towarów.
Kontrola nad tym, co się dzieje
✓ Status przy każdym zamówieniu po stronie ERP: przeniesione albo błędne, z treścią komunikatu z systemu.
✓ Dziennik pracy zapisywany do pliku z podziałem na dni, z komunikatami błędów po polsku, nie kodami.
✓ Podgląd na żywo z licznikiem przetworzonych pozycji i czasem trwania przebiegu, przydatny przy pierwszym uruchomieniu i przy dużych kartotekach.
✓ Brak połączenia nie psuje danych – gdy baza sklepu lub ERP jest niedostępna, przebieg jest pomijany i ponawiany, zamiast kończyć się w połowie.
✓ Zakres czasowy ogranicza pracę do zamówień z ostatnich tygodni, więc przebieg trwa tyle samo po roku działania, co na starcie.
Dla kogo
✓ Firm handlowych rozliczających sprzedaż w Comarch ERP XL i prowadzących sklep na PrestaShop.
✓ Sprzedawców obsługujących równolegle klientów detalicznych i firmowych, z indywidualnymi cennikami i terminami płatności.
✓ Sklepów z wariantami produktów, w których ERP prowadzi jedną kartę na towar.
✓ Branż z dodatkowymi wymogami, jak koncesje czy limity kredytowe kontrahentów.
✓ Firm, w których zamówienia z internetu przepisuje dziś człowiek i jest to wąskie gardło sprzedaży.
Jak przebiega wdrożenie
1 Rozmowa o procesie – jak dziś zamówienie ze sklepu staje się dokumentem w ERP, które kroki mają zniknąć i które dane są w firmie wiodące.
2 Przygotowanie ERP – atrybuty synchronizacji, oznaczenie grup towarowych do sprzedaży internetowej, seria zamówień, magazyn, źródło zamówienia, kod pozycji transportowej.
3 Mapowanie – formy płatności i sposoby dostawy ze sklepu na odpowiedniki w systemie handlowym, stawki VAT na grupy podatkowe, statusy zamówień w obie strony.
4 Testy na kopii – kartoteka i kilkanaście zamówień przechodzą pełną ścieżkę, zanim cokolwiek dotknie bazy produkcyjnej.
5 Uruchomienie z harmonogramu – ustalenie częstotliwości dla każdego modułu osobno i przekazanie obsługi zespołowi.
Co można dostosować
Integrator dopasowuje się do procesu, który już działa w firmie, a nie odwrotnie. Do ustalenia na wdrożeniu pozostają między innymi:
✓ Zakres danych przenoszonych w każdą stronę i częstotliwość poszczególnych modułów.
✓ Reguły rozpoznawania kontrahenta i zasady zakładania nowych kart.
✓ Moment zatwierdzenia dokumentu w zależności od statusu płatności i formy zapłaty.
✓ Sposób liczenia dostępności: magazyn główny, kilka magazynów, uwzględnianie rezerwacji i zamówień u dostawców.
✓ Cennik, z którego idą ceny, oraz obsługa cen indywidualnych dla zalogowanych klientów firmowych.
✓ Obsługa innej platformy sklepowej lub innego systemu ERP na tej samej zasadzie.
Co się zmienia
✓ Zamówienie ze sklepu jest w ERP w kilka minut od złożenia, razem z kontrahentem, adresem i wariantem towaru.
✓ Magazyn pakuje z dokumentu wystawionego w systemie handlowym, a nie z wydruku z panelu sklepu.
✓ Stany w sklepie odpowiadają temu, co realnie leży na półce, więc spada liczba zamówień do anulowania.
✓ Zmiana ceny robiona jest raz, w systemie handlowym, i sama pojawia się w sklepie.
✓ Klient widzi status i numer przesyłki bez pytania obsługi o to, co się dzieje z paczką.
✓ Wzrost liczby zamówień nie oznacza kolejnej osoby do przepisywania danych.
Wymagania: komputer lub serwer z systemem Windows i zainstalowanym Comarch ERP XL wraz z licencją na interfejs programistyczny, dostęp do bazy systemu handlowego oraz do bazy sklepu PrestaShop, konto do uruchamiania zadania z harmonogramu. Zakres synchronizowanych danych, reguły rozpoznawania kontrahentów, mapowania płatności, dostaw i statusów ustalane są na wdrożeniu pod proces obowiązujący w firmie.
