Comarch ERP XL · eB2B
XL - Integracja z platformą zakupową eB2B
Firma z kilkoma zakładami kupuje przez platformę zakupową, bo tego wymaga procedura: wniosek, akceptacja, postępowanie, wybór dostawcy. Kiedy postępowanie się kończy, wynik trzeba przenieść do ERP – zamówienie zakupu na właściwy magazyn, z właściwym dostawcą i właściwym operatorem. Robione ręcznie oznacza przepisywanie kilkunastu wniosków dziennie z przeglądarki do systemu, z pilnowaniem, żeby ten sam wniosek nie został wprowadzony dwa razy przez dwie osoby.
W drugą stronę jest podobnie: platforma musi znać aktualne indeksy towarowe i kartoteki kontrahentów, a magazyny same z siebie nie zgłaszają, że coś zeszło poniżej stanu minimalnego. Ta integracja obsługuje oba kierunki, bez udziału człowieka.
Zakończone postępowanie zamienia się w zamówienie zakupu w ERP – z magazynem, dostawcą i operatorem ustalonymi automatycznie.
Jak to działa
Cztery zadania, jeden program
Wysyłka indeksów towarowych, wysyłka kontrahentów, zgłaszanie zapotrzebowań i pobieranie zamówień to osobne tryby uruchamiane niezależnie. Każdy można wpiąć w harmonogram z własną częstotliwością – towary raz na dobę, zamówienia co godzinę.
Stany minimalne zgłaszane same
Program przechodzi drzewo grup towarowych i sprawdza stany minimalne na każdym magazynie. Braki zamieniają się w zapotrzebowania wysyłane na platformę, z odbiorcą, autorem i kupcem właściwym dla danego zakładu.
Dwa strumienie zamówień
Pobierane są zarówno zamówienia z wybranym dostawcą, jak i zakończone wnioski, które dostawcy jeszcze nie mają. Oba trafiają do wspólnej logiki, więc żadna ścieżka zakupowa nie zostaje poza ERP.
Magazyn i operator ustalane automatycznie
Zakład wynika z typu wniosku albo z odbiorcy, a gdy tych danych brakuje – z adresu kupca dopasowanego do kartoteki operatora i jego centrum. Zamówienie trafia na właściwy magazyn bez wskazywania go ręcznie.
Dostawca dobierany z historii
Gdy wniosek nie wskazuje kontrahenta, brany jest ten z najświeższego zdarzenia dla danego towaru: ostatniej dostawy na ten magazyn, ostatniej ceny dostawcy z karty albo ostatniego zamówienia zakupu. Wniosek bez ustalonego dostawcy trafia na osobny dokument, a nie do wspólnej puli.
Nic nie wchodzi dwa razy
Własna ewidencja pamięta każdy przetworzony wniosek wraz z numerem powstałego dokumentu. Dodatkowo sprawdzane jest, czy dana pozycja nie figuruje już na niezanulowanym zamówieniu zakupu – jeśli tak, zostaje pominięta i odnotowana.
Dokumenty scalane po dostawcy
Wnioski trafiające do tego samego kontrahenta, magazynu i operatora składają się w jedno zamówienie zakupu zamiast w kilkanaście osobnych. Numery ewidencyjne wszystkich scalonych wniosków oraz ich autorzy zapisywane są na dokumencie.
Dokumenty przez API Comarch ERP XL
Zamówienia zakładane są interfejsem programistycznym ERP, więc mają normalną numerację, wycenę i powiązania. To nie jest ewidencja obok systemu ani wpis wykonany wprost w bazie.
Kontrola wersji ERP na starcie
Przed pierwszą operacją sprawdzana jest wersja Comarch ERP XL. Niezgodność kończy przebieg komunikatem, zamiast wykonać operacje na systemie, dla którego program nie był przygotowany.
Rejestr przebiegów
Każde uruchomienie zapisuje dzienny log z podziałem na obszary: przebieg programu, przetwarzanie danych, operacje bazodanowe. Widać liczbę pobranych pozycji, pominięte wnioski z podaniem powodu oraz komunikaty zwrócone przez ERP. Logi utrzymywane są przez ustalony okres.
Droga zamówienia
1 Dane wyjściowe na platformie. Indeksy towarowe i kontrahenci z ERP publikowane są na platformie, żeby wnioski powstawały na aktualnych kartotekach.
2 Zgłoszenie braku. Towar poniżej stanu minimalnego trafia jako zapotrzebowanie na platformę, przypisane do zakładu, którego dotyczy.
3 Postępowanie zakupowe. Wniosek przechodzi akceptację i wybór dostawcy zgodnie z procedurą obowiązującą w firmie.
4 Pobranie wyniku. Program pobiera zakończone zamówienia i wnioski z ostatnich dni, ustala magazyn, operatora i dostawcę oraz odrzuca to, co już jest w systemie.
5 Dokument w ERP. Powstaje zamówienie zakupu z pozycjami, numerami wniosków i autorami, a ewidencja zapamiętuje, co i kiedy zostało przeniesione.
Do czego to prowadzi
Wynik postępowania zakupowego trafia do ERP tego samego dnia, bez przepisywania i bez ryzyka, że dwie osoby wprowadzą ten sam wniosek. Każde zamówienie w systemie pamięta numery ewidencyjne wniosków, z których powstało, więc przy sporze o dostawę albo przy audycie procedury zakupowej da się wrócić do źródła. Zapotrzebowania zgłaszają się z systemu magazynowego, a nie z pamięci magazyniera, dzięki czemu postępowanie rusza wtedy, kiedy stan faktycznie spadł. Rozwiązanie obsługuje wiele zakładów jednocześnie – każdy z własnym magazynem, operatorem i osobą odpowiedzialną za zakupy.
Platforma i ERP wymieniają się danymi bez udziału człowieka, a obsługa zajmuje się wyjątkami z logu.
Co się zmienia
✓ Zamówienia zakupu nie są przepisywane z przeglądarki do ERP.
✓ Ten sam wniosek nie trafi do systemu dwa razy, nawet przy równoległej pracy kilku osób.
✓ Zakład, magazyn i osoba prowadząca zakup wynikają z danych, a nie z ustalenia przy wprowadzaniu.
✓ Zakupy u jednego dostawcy schodzą się na jednym dokumencie zamiast na kilkunastu.
✓ Braki magazynowe zgłaszają się do zakupów automatycznie, w chwili przekroczenia stanu minimalnego.
Wymagania: Comarch ERP XL z modułem Interfejs Programistyczny oraz dostępem do bazy danych, konto z dostępem do API platformy eB2B, uzupełnione stany minimalne na kartach towarowych oraz struktura magazynów i centrów odpowiadająca zakładom. Mapowanie zakładów na magazyny i operatorów, reguły doboru dostawcy, zakres publikowanych kartotek i harmonogram uruchomień ustalamy na wdrożeniu.
Więcej o platformie: eb2b.com.pl
