Comarch ERP XL · Sprzedaż biletów
Interfejs ticketing – ERP XL
Faktury i korekty z systemu sprzedaży biletów przeniesione do ERP XL i rozliczone z kasą
System biletowy wystawia faktury w chwili zakupu: setki dziennie w dni meczowe i koncertowe, większość dla osób prywatnych, część dla firm z numerem NIP. Księgowość musi mieć je wszystkie w systemie finansowo-księgowym, z tabelą VAT zgodną co do grosza, z kontrahentami i z rozliczoną płatnością. Przepisywanie tego ręcznie nie wchodzi w grę, a zwykły import nie odpowiada na pytanie, które dokumenty już przeszły, a które jeszcze nie.
Interfejs przenosi faktury z systemu biletowego do ERP XL i pilnuje, żeby żadna nie przeszła dwa razy.
1
faktura zbiorcza zamiast setek paragonowych
4
karty: bez NIP, z NIP, korekty, sesje
1:1
faktura z NIP to jeden dokument w ERP
0
dokumentów przesłanych dwa razy
Jeden dzień sprzedaży biletów, dwa scenariusze
Bez interfejsu
Zestawienie z systemu biletowego eksportowane i przepisywane do ERP
Firmy kupujące bilety zakładane w kartotece ręcznie
Korekty po zwrotach biletów wprowadzane osobno, z datami z pamięci
Nikt nie wie na pewno, który dzień jest już w księgach
Płatności rozliczane ręcznie, dokument po dokumencie
Z interfejsem
Lista faktur z danego dnia pobierana prosto z bazy systemu biletowego
Kontrahent wyszukany po NIP i adresie, a gdy go nie ma, założony
Korekty z datami dokumentu korygowanego, powiązane z oryginałem
Każdy przesłany dokument zapisany w sesji ze statusem
Rozliczenie płatności dla zaznaczonych sesji jednym poleceniem
Czym to jest
Aplikacja dla systemu Windows uruchamiana obok Comarch ERP XL, która korzysta z sesji zalogowanego użytkownika. Nie trzeba osobnego logowania, a dokumenty powstają z uprawnieniami operatora, który je przesyła. Z jednej strony łączy się z bazą systemu biletowego, z drugiej wystawia dokumenty przez interfejs programistyczny ERP XL.
Bezpośrednio z bazy biletowej
Faktury, pozycje, tabela VAT i płatności czytane są wprost z bazy PostgreSQL systemu biletowego. Nie trzeba niczego eksportować do plików.
Dokumenty przez API ERP XL
Faktury i korekty powstają przez oficjalny interfejs programistyczny Comarch ERP XL, w rejestrze VAT i seriach wskazanych w konfiguracji.
Sesje przesyłania
Każde przesłanie to sesja z numerem, operatorem, datą i statusem. Dokument z systemu biletowego może trafić tylko do jednej sesji, więc nie da się go wysłać ponownie.
Numer z systemu biletowego
Jeśli w konfiguracji wskazano atrybut, numer dokumentu z systemu biletowego zapisuje się na nagłówku faktury albo na pozycji faktury zbiorczej. Z ERP XL zawsze można dojść do źródła.
Cztery karty, cztery zadania
Faktury bez NIP
Zaznaczone faktury dla osób prywatnych trafiają do ERP XL jako jedna faktura zbiorcza na kontrahenta jednorazowego. Setki biletów z jednego dnia to jeden dokument w księgach, z możliwością wskazania rodzaju transakcji.
Faktury z NIP
Każda faktura dla firmy staje się osobną fakturą w ERP XL, z własnym kontrahentem, serią i rodzajem transakcji. Tak, jak wymaga tego rozliczenie z nabywcą.
Korekty
Korekty po zwrotach i zmianach przesyłane są z numerem dokumentu korygowanego i datami z systemu biletowego. Oryginalne daty wystawienia i sprzedaży uzupełniane są na podstawie dokumentu korygowanego, a dane kontrahenta aktualizowane.
Sesje
Lista wszystkich przesłań z numerem dokumentu w ERP XL, wartością z systemu biletowego i wartością w ERP. Filtr po dacie wystawienia lub dacie przesłania, podgląd dokumentów w sesji, eksport do Excela i raport do wydruku.
Listę faktur można pobrać na konkretny dzień, przełączając się strzałkami dzień po dniu, albo na zakres dat. Pod prawym przyciskiem myszy jest zaznaczanie wszystkich faktur albo tylko tych z wybranej serii, a panel boczny na bieżąco pokazuje liczbę i wartość zaznaczonych.
Kartoteki uzupełniane w trakcie przesyłania
✓ Kontrahenci wyszukiwani są w ERP XL po numerze NIP, mieście, kodzie pocztowym i ulicy. Gdy nabywcy nie ma, karta zakładana jest automatycznie z kolejnym numerem akronimu, we wskazanej grupie kontrahentów.
✓ Usługi wyszukiwane są po nazwie. Nowy rodzaj biletu czy opłaty dostaje własną kartę usługi z kolejnym kodem, we wskazanej grupie towarowej.
✓ VAT liczony od brutto lub od netto, osobno dla faktur zbiorczych i faktur z NIP, tak żeby sumy zgadzały się z systemem biletowym.
Rozliczanie płatności
Na karcie Sesje zaznacza się przesłane dokumenty i wybiera „Rozlicz zaznaczone”. Interfejs rozlicza płatności w ERP XL w kasie i operacji wskazanych w konfiguracji, z datą raportu kasowego wybraną przez użytkownika. Sesja zmienia status z „wysłany do XL” na „rozliczony w XL”. Obsługiwane są też korekty.
Statusy chronią przed pomyłką. Rozliczyć można tylko dokument wysłany, a sesję usunąć tylko wtedy, gdy dokument w ERP XL został anulowany lub usunięty. Cofnięcie rozliczenia sprawdza, czy w ERP XL rzeczywiście nie ma już rozliczenia, i dopiero wtedy przywraca status. Każda operacja trafia do dziennika z operatorem, datą i numerem dokumentu w ERP.
Dla kogo
✓ Organizatorów wydarzeń sportowych i kulturalnych, którzy sprzedają bilety przez system ticketingowy i prowadzą księgi w Comarch ERP XL.
✓ Obiektów takich jak stadiony, hale, teatry czy muzea, z dużą liczbą faktur dla osób prywatnych i mniejszą dla firm.
✓ Działów księgowych, które muszą wykazać, że każda faktura z systemu sprzedaży jest w księgach dokładnie raz.
✓ Firm z dowolnym zewnętrznym systemem sprzedaży, który wystawia faktury i trzyma je w bazie danych.
Jak przebiega wdrożenie
1 Analiza źródła: struktura bazy systemu biletowego, rodzaje dokumentów, sposób liczenia VAT i płatności.
2 Przygotowanie ERP XL: tabele i procedury interfejsu w bazie, rejestr VAT, serie, kontrahent jednorazowy, grupy kontrahentów i towarów, forma płatności, kasa i operacja rozliczenia, atrybut numeru dokumentu.
3 Konfiguracja: parametry połączenia z bazą biletową, dostępne tylko dla administratora ERP XL, oraz parametry dokumentów.
4 Testy na rzeczywistych dniach sprzedaży: porównanie wartości w systemie biletowym i w ERP XL, łącznie z korektami i rozliczeniem.
5 Szkolenie i instrukcja dla księgowości: cztery karty, dziennik i raport sesji.
Co można dostosować
Interfejs rozwijany jest od kilku lat razem z kolejnymi wersjami ERP XL i wymaganiami księgowości. Do ustalenia na wdrożeniu pozostają między innymi:
✓ Połączenie z innym systemem sprzedaży biletów lub innym źródłem faktur.
✓ Zasady grupowania faktur w dokumenty zbiorcze.
✓ Reguły wyszukiwania i zakładania kontrahentów oraz usług.
✓ Sposób rozliczania płatności i rejestry kasowe.
✓ Zakres eksportu do Excela i układ raportu sesji.
Co się zmienia
✓ Sprzedaż z całego dnia jest w ERP XL po kilku kliknięciach, niezależnie od liczby biletów.
✓ Żadna faktura z systemu biletowego nie trafia do ksiąg dwa razy.
✓ Wartości w ERP XL można porównać z systemem biletowym sesja po sesji.
✓ Kartoteka kontrahentów i usług uzupełnia się sama, bez przerw w przesyłaniu.
✓ Każda operacja ma w dzienniku operatora, datę i numer dokumentu w ERP.
Wymagania: Comarch ERP XL z modułem sprzedaży i licencją na interfejs programistyczny, zainstalowany na stanowisku użytkownika, .NET Framework, dostęp sieciowy do bazy PostgreSQL systemu sprzedaży biletów, uprawnienia operatora do modułu sprzedaży. Rejestr VAT, serie, grupy kontrahentów i towarów, kasa i operacja rozliczenia oraz sposób liczenia VAT ustawiane są w konfiguracji aplikacji podczas wdrożenia.
