Comarch ERP XL · WEBCON BPS
Integracja WEBCON BPS z ERP XL
Dokumenty zaakceptowane w obiegu trafiają do ERP XL, a numer dokumentu wraca do obiegu w tej samej chwili
Faktura kosztowa przechodzi w obiegu przez opis merytoryczny, dekretację na centra i projekty oraz akceptację kierownika. Potem ktoś w księgowości wprowadza ją do systemu finansowo-księgowego jeszcze raz: kontrahenta, tabelę VAT, płatności, opis analityczny z wymiarami. To samo dotyczy rozliczeń delegacji i not. Podwójna praca, a przy okazji ryzyko, że w księgach wyląduje inna kwota albo inne centrum kosztów niż to zaakceptowane w obiegu.
Integracja zamienia koniec obiegu w gotowy dokument w ERP XL.
5
rodzajów dokumentów: FZ, FZK, spinacz, FAI, nota
4
wymiary opisu: kategoria, centrum, lokalizacja, projekt
KSeF
numer i status przeniesione na dokument
0
dokumentów wprowadzanych drugi raz
Jedna faktura kosztowa, dwa scenariusze
Bez integracji
Faktura zaakceptowana w obiegu, w ERP jej jeszcze nie ma
Księgowość przepisuje nagłówek, VAT i płatności z wydruku
Opis analityczny odtwarzany ręcznie, centrum po centrum
Obieg nie wie, pod jakim numerem dokument trafił do ksiąg
Akceptacja przelewów żyje w e-mailach i arkuszach
Z integracją
Dokument powstaje w ERP XL w chwili zakończenia obiegu
Nagłówek, tabela VAT i płatności dokładnie takie, jak zaakceptowano
Opis analityczny z wymiarami przeniesiony automatycznie
Numer dokumentu w ERP albo treść błędu wraca do obiegu od razu
Akceptacja paczki płatności oznacza je w ERP numerem paczki i datą
Czym to jest
Rozwiązanie składa się z dwóch elementów. Usługa sieciowa na serwerze IIS przyjmuje dokumenty z WEBCON BPS w formacie XML i zapisuje je w kolejce po stronie ERP XL. Aplikacja przetwarzająca na serwerze z Comarch ERP XL co kilka sekund odbiera nowe pozycje z kolejki, wystawia dokumenty przez API ERP XL i zapisuje odpowiedź. Usługa czeka na tę odpowiedź i zwraca ją do obiegu w ramach tego samego wywołania.
Odpowiedź w tym samym wywołaniu
Obieg dostaje z powrotem identyfikator i numer dokumentu w ERP XL albo opis błędu po polsku. Może na tej podstawie przejść do kolejnego kroku albo cofnąć dokument do poprawy.
Kolejka z historią
Każdy komunikat z obiegu zostaje w tabeli kolejki: treść XML, odpowiedź, data przyjęcia i przetworzenia, liczba prób, numer dokumentu w ERP. Po miesiącach da się odtworzyć, co przyszło i co z tym zrobiono.
XML jako załącznik
Oryginalny komunikat z obiegu dołączany jest do dokumentu w ERP XL jako załącznik. Księgowy widzi dokładnie te dane, na podstawie których dokument powstał.
Odporna na zmiany w obiegu
Usługa przyjmuje dowolny XML, a aplikacja czyta tylko potrzebne pola. Nowe pole dodane w obiegu niczego nie psuje, a obsłużenie go po stronie ERP to kilka linii zmian, nie przebudowa.
Jakie dokumenty powstają w ERP XL
Faktury zakupu
Zwykłe i a-vista, z tabelą VAT, rodzajem zakupu i odliczeniem, płatnościami w walucie z kursem, terminem, formą płatności i rachunkiem bankowym sprawdzanym w kartotece dostawcy.
Korekty faktur zakupu
Z numerem dokumentu korygowanego, w tym korekty a-vista.
Faktury do przyjęć
Faktura zakupu spinana z przyjęciem magazynowym wskazanym w obiegu, bez ręcznego łączenia dokumentów w ERP.
Faktury importowe
Pozycje pobierane z przyjęcia importowego wskazanego w obiegu, a przyjęcie aktualizowane o powiązanie z fakturą.
Noty memoriałowe
Pozycje z kontami Wn i Ma, kwotami w PLN i walucie, podmiotami i opisem. Przy rozliczeniu delegacji cel wyjazdu trafia do uwag noty.
Akceptacja płatności
Paczka przelewów zaakceptowana w obiegu oznaczana jest w ERP XL atrybutami: status „zaakceptowana”, numer paczki i data akceptacji. Płatność, której nie ma w systemie, zatrzymuje całą paczkę.
Na każdy dokument przenoszony jest opis analityczny z wymiarami (kategoria, centrum, lokalizacja, projekt), a także atrybuty z obiegu. Jeśli faktura ma numer w KSeF, integracja zapisuje go na dokumencie i ustawia odpowiedni status KSeF. Gdy któryś element się nie powiedzie, niedokończony dokument jest wycofywany, a obieg dostaje przyczynę po polsku.
Dla kogo
✓ Organizacji, które prowadzą obieg faktur kosztowych, delegacji i płatności w WEBCON BPS, a księgi w Comarch ERP XL.
✓ Firm rozliczających koszty w wielu wymiarach: centra, projekty, lokalizacje.
✓ Działów finansowych, w których akceptacja przelewów odbywa się w obiegu, a wykonanie w systemie finansowym.
✓ Firm z zakupami importowymi i dostawami magazynowymi, gdzie faktura musi być powiązana z przyjęciem.
Jak przebiega wdrożenie
1 Uzgodnienie komunikatów z zespołem utrzymującym obieg: które procesy wysyłają dokumenty, jaka jest struktura XML, co ma wrócić do obiegu.
2 Przygotowanie ERP XL: tabele kolejki i procedury w bazie, operator z licencjami do dokumentów, klasy atrybutów płatności, typ załącznika XML, serie i rejestry VAT.
3 Instalacja usługi na IIS i aplikacji przetwarzającej na serwerze z ERP XL, na środowisku testowym i produkcyjnym.
4 Testy: każdy rodzaj dokumentu przechodzi z obiegu testowego do testowej bazy ERP, łącznie z przypadkami błędów.
5 Start i opieka, w tym przejście na nowe wersje ERP XL według opisanej procedury.
Co można dostosować
Integracja rośnie razem z obiegiem. Do ustalenia na wdrożeniu i później pozostają między innymi:
✓ Nowe pola z obiegu przenoszone na dokument, tak jak numer KSeF czy cel wyjazdu.
✓ Kolejne rodzaje dokumentów handlowych i magazynowych.
✓ Wymiary opisu analitycznego i sposób ich mapowania.
✓ Zawartość odpowiedzi zwracanej do obiegu.
Co się zmienia
✓ Księgowość nie przepisuje dokumentów zaakceptowanych w obiegu.
✓ W księgach jest dokładnie ta kwota, ten VAT i to centrum kosztów, które zaakceptowano.
✓ Obieg zna numer dokumentu w ERP, a ERP ma przy dokumencie oryginał komunikatu z obiegu.
✓ Błąd widać w obiegu od razu, a nie przy zamknięciu miesiąca.
✓ Akceptacja przelewów ma ślad w systemie finansowym: kto, kiedy, w której paczce.
Wymagania: WEBCON BPS z procesami wysyłającymi dokumenty w formacie XML, serwer Windows z IIS dla usługi sieciowej, serwer z Comarch ERP XL i licencją na interfejs programistyczny dla aplikacji przetwarzającej, baza ERP XL zarejestrowana w menedżerze baz dla wszystkich użytkowników, operator ERP XL z licencjami do wystawiania obsługiwanych dokumentów. Struktura komunikatów, serie, rejestry, atrybuty i wymiary opisu analitycznego ustalane są na wdrożeniu.
