Comarch ERP XL · Migracja danych
Przeniesienie dokumentów VAT między bazami ERP XL
Dokumenty z wybranych rejestrów VAT przechodzą do nowej bazy z tabelą VAT, datami i okresem deklaracji bez zmian
Połączenie spółek, wydzielenie działalności, przejście na nową bazę albo porządkowanie po zmianie struktury firmy kończą się zwykle tym samym problemem. Dokumenty z jednego systemu muszą trafić do drugiego tak, żeby rejestry VAT i deklaracje się zgadzały. Przepisywanie ich ręcznie to tygodnie pracy księgowości i ryzyko pomyłki w stawce, w okresie deklaracji albo w dacie obowiązku podatkowego. Import bezpośrednio do tabel omija logikę systemu i zostawia dane, za które nikt nie chce odpowiadać przy kontroli.
Migrator przenosi dokumenty przez API ERP XL, tak jakby wprowadził je operator.
2
bazy ERP XL: źródłowa i docelowa
3
role kontrahenta dopasowane po akronimie
JPK
miesiąc i rok deklaracji bez zmian
0
dokumentów przepisywanych ręcznie
Jedna migracja, dwa scenariusze
Ręcznie albo skryptem
Każdy dokument wprowadzany od nowa przez księgowość
Kontrahent wybierany z listy, czasem nie ten
Okres deklaracji i data obowiązku podatkowego ustawiane z pamięci
Korekty z pozycjami ujemnymi odrzucane przez system
Albo import prosto do tabel, z pominięciem kontroli systemu
Z migratorem
Dokumenty przenoszone automatycznie, całymi rejestrami
Kontrahent, odbiorca i płatnik dopasowani po akronimie
Okres deklaracji i data obowiązku podatkowego jak w źródle
Pozycje ujemne i dodatnie wprowadzane w kolejności, którą przyjmuje system
Każdy dokument powstaje przez oficjalne API ERP XL
Czym to jest
Program dla systemu Windows uruchamiany na czas migracji, najpierw na kopii bazy, potem na produkcji. Czyta dokumenty z bazy źródłowej Comarch ERP XL i zakłada je w bazie docelowej przez interfejs programistyczny systemu. Przenosi nagłówek dokumentu i jego tabelę VAT, czyli to, co trafia do rejestrów i deklaracji.
Wybrane rejestry VAT
Zakres migracji wyznaczają rejestry VAT, z których pochodzą dokumenty. Przenoszone jest dokładnie to, co w nich zaksięgowano, bez ręcznego wybierania dokumentów.
Przez API ERP XL
Dokumenty zakładane są tak, jak zrobiłby to operator: z numeracją, kontrolą i logiką systemu docelowego. Bez zapisów prosto do tabel, które omijają zabezpieczenia programu.
Ślad pochodzenia
W opisie każdego przeniesionego dokumentu zapisany jest jego identyfikator z bazy źródłowej, a numer dokumentu obcego zostaje bez zmian. Do oryginału da się dojść w każdej chwili.
Do bufora, do przeglądu
Przeniesione dokumenty trafiają do bufora. Księgowość przegląda je i zatwierdza, zanim staną się częścią ksiąg w nowej bazie.
Co przechodzi do nowej bazy
✓ Kontrahenci: główny, docelowy i płatnik, każdy dopasowany do karty w bazie docelowej po akronimie.
✓ Daty: wystawienia, sprzedaży i magazynowa, a także termin płatności.
✓ Forma płatności, rejestr VAT i numer dokumentu obcego w takiej postaci jak w źródle.
✓ Tabela VAT pozycja po pozycji: stawka i stawka źródłowa, flaga VAT, wartość netto i podatek, oznaczenia rozliczania.
✓ Miesiąc i rok deklaracji z dokumentu źródłowego, więc przeniesiony dokument nie przeskakuje do innego okresu w JPK.
✓ Data obowiązku podatkowego dla każdej pozycji VAT, odtwarzana po zapisie dokumentu.
✓ Sposób rozliczania płatności: dokument oznaczony w źródle jako nierozliczany nie pojawi się w nowej bazie jako należność do zapłaty.
Dokumenty, na których są jednocześnie pozycje ujemne i dodatnie, na przykład korekty, są przenoszone w dwóch krokach: najpierw pozycje ujemne, potem dokument jest ponownie otwierany i uzupełniany o dodatnie. System przyjmuje taki dokument, a wynik zgadza się z oryginałem. Gdy którejś pozycji nie da się dodać, niedokończony dokument jest usuwany i nie zostaje w bazie w połowie.
Dla kogo
✓ Grup kapitałowych łączących spółki albo przenoszących działalność między spółkami, które pracują na Comarch ERP XL.
✓ Firm zakładających nową bazę ERP XL, które muszą przenieść dokumenty z bieżącego okresu rozliczeniowego.
✓ Działów księgowych, dla których zgodność rejestrów VAT i deklaracji po migracji jest warunkiem jej odbioru.
✓ Firm, w których migracja musi przejść przez logikę systemu, a nie przez import do tabel.
Jak przebiega migracja
1 Ustalenie zakresu: które rejestry VAT i jaki okres przechodzą do nowej bazy, jakie typy dokumentów mają tam powstać.
2 Przygotowanie bazy docelowej: kontrahenci z tymi samymi akronimami, rejestry VAT, centrum i operator dla migracji. Blokady transakcji na kartach kontrahentów są na czas importu zdejmowane, a po nim przywracane.
3 Próba na kopii: pełny przebieg na kopii bazy docelowej i porównanie rejestrów VAT ze źródłem.
4 Migracja właściwa na bazie produkcyjnej i dopięcie ustawień dokumentów, których API nie przenosi, zgodnie z uzgodnieniami z księgowością.
5 Odbiór: przegląd dokumentów w buforze, zatwierdzenie i kontrolne zestawienie rejestrów.
Co można dostosować
Każda migracja ma inny zakres i dlatego mechanizm dopasowujemy do konkretnego przypadku. Do ustalenia pozostają między innymi:
✓ Lista rejestrów VAT i zakres dat objętych migracją.
✓ Sposób dopasowania kontrahentów, gdy akronimy w obu bazach się różnią.
✓ Centrum, do którego trafiają dokumenty, w tym podział według serii ze źródła.
✓ Przeniesienie pozycji towarowych i innych typów dokumentów, gdy migracja obejmuje więcej niż rejestry VAT.
Co zyskuje firma
✓ Księgowość nie przepisuje dokumentów, tylko przegląda i zatwierdza gotowe.
✓ Rejestry VAT w nowej bazie odpowiadają źródłu co do stawki, wartości i okresu deklaracji.
✓ Każdy przeniesiony dokument ma zapisane, skąd pochodzi.
✓ Dane w nowej bazie powstały przez logikę systemu, a nie przez import do tabel.
✓ Migracja trwa godziny, nie tygodnie, a próbę na kopii można powtórzyć dowolną liczbę razy.
Wymagania: dwie bazy Comarch ERP XL (źródłowa i docelowa) na serwerze SQL dostępnym z komputera, na którym uruchamiana jest migracja, licencja na interfejs programistyczny ERP XL, operator w bazie docelowej z uprawnieniami do wystawiania dokumentów, kontrahenci w bazie docelowej z akronimami zgodnymi ze źródłem. Zakres rejestrów, okres i ustawienia dokumentów po imporcie uzgadniane są przed migracją z działem księgowym.
